新昌：“档立方”创新工作理念 “三维度”推动事业发展

新昌县档案馆

近年来，新昌县档案馆以习近平总书记关于档案工作“三个走向”的重要论述为根本遵循，不断深化“五档共建”，创新推出“档立方”长宽高档案工作理念，通过延伸档案生命“长度”，拓展档案服务“宽度”，提升档案事业“高度”，推动档案馆业务工作高质量发展。其经验做法被《中国档案报》头版头条报道。2018年全省“最多跑一次”事项电子化归档工作暨数字档案馆建设现场会、2019年7月全省档案馆业务评价现场会在新昌召开。近期，省委常委、秘书长陈金彪对县档案馆相关做法予以批示肯定，指出县档案馆从“三个维度”推动档案工作全面服务经济社会发展，经验值得各地学习借鉴。省委副秘书长、省档案局局长刘芸对县档案馆推出“档立方”工作新模式进行批示，认为此举为全省县（市、区）档案工作创新发展提供了样板。日前，新昌县档案馆被评为全国档案系统先进集体。

一、立体化记事，延伸档案生命“长度”

一是加强主动建档。档案机构改革后，县档案馆成立资源建设科，专门负责数字档案资源接收、口述资料采集、音像拍摄制作等工作。组建“天姥印迹”摄制组，面向社会招募摄影摄像志愿者，利用无人机、摄像机、照相机记录全县重大变迁、重大活动、重大改革等，形成影像资料并接收进馆。重点拍摄尉健行故居、徐诵民故居等重要文物，旧城改造中即将消失的街景，以及新昌茶文化节、天姥山唐诗文化节等重要节庆活动，目前已形成照片1000余张、视频1300余分钟。建成全省首家县级多功能口述档案演播室，集中了音像档案采集、制作、处理、阅览等功能，定期邀请相关领域专家、历史见证人以口述形式分享档案故事，如邀请调腔传承人录制了《述说新昌——大音遗韵“新昌调腔”》访谈节目，丰富了馆藏调腔档案资源。

二是健全档案征集网络。创新县档案学会组织架构，组建档案文献编纂、档案征集、声像档案等8个专委会，吸纳北京、上海、杭州、宁波等9个地方的新昌商会秘书长加入进来，延伸档案征集工作触角。在当前新冠肺炎疫情防控的紧要关头，新昌商会总会起草了《关于各异地商会做好抗疫防控中捐款捐物收集归档工作》，号召各异地商会响应县档案馆征集新冠肺炎疫情防控档案的倡议，做好相关资料的收集整理工作。开展全县重大活动档案、名人档案、家谱宗谱、特色收藏等定向征集，目前已征集到反映新昌所获省部级以上荣誉的档案资料60余份，新昌名人珍贵档案100余件，新昌上市公司音像档案5600余份。

三是注重数字资源质量。2017年开始，通过多种途径开展档案数字化质量提升工作，包括在查档窗口进行检查，发现姓名未著录完整等问题及时改正；在寒暑假期间，招募大学生检查条目和扫描件的质量，通过两者比对，发现目录不完整、扫描件不完整等问题并及时改正；组织专人检查修改之后的数据，确保数据准确无误。

二、便民化服务，拓宽档案服务“宽度”

第一，设立多个查档区域。建立集现场查档、远程查档、惠民政策查阅等功能于一体的查阅大厅，设立开放档案资料查阅区、未开放档案阅览室和现场查档办事窗口3个办事区域，进一步提升公共查阅区块管理水平。其中，开放档案资料查阅区提供惠民政策查阅、政府公开信息查阅和开放档案目录查阅；现场查档办事窗口设有馆藏档案个人查阅窗口、馆藏档案单位查阅窗口、远程查档服务窗口、综合业务服务窗口、档案服务绿色通道5个窗口。完善便民服务设施，设置自助存包柜、便民服务台、咨询台、老孕残病军优化通道等，并配备雨伞、水杯、纸巾、创可贴等便民物品。

第二，多领域做好档案服务。建成全省首家惠民政策查阅点，每月定时收集全县各单位最新公布的民生类政策等涉民信息，将其分为农村发展、社会保障、企业发展等20大类97小类，提供现场查阅服务和手机查阅服务。重点推行“远程查档、近端出证”服务，积极探索“一站受理、全程帮办”档案查阅全域服务，让全县居民在家门口就可以查到浙江省、绍兴市县及长三角区域其他地区国家综合档案馆保存的民生类档案，无需来回奔波，目前线上档案查阅量已达档案查阅总量的25%；树立以人民为中心的理念，在档案服务中只要是涉及档案的事儿，不管档案在哪里，都会给群众一个准确的答复。

《述说新昌》访谈节目录制现场

县档案馆馆长吕永伟（左三）在全国档案工作暨表彰先进会议现场与其他地区先进代表交流工作经验

三、精细化管理，提升档案事业“高度”

首先是强化数字平台建设。实施数字档案馆（室）建设项目，全面建立馆藏各类档案电子目录数据库，照片、录音、录像等特种载体档案全部实现数字化。顺应大数据时代发展要求，建成省内一流的数据中心，预留20个机柜的扩展空间，满足未来几十年的数据增长需求。在全省率先提出“接收、管理、保存、共享、移交、监测”六大系统建设目标，建成电子文件管理平台，实现电子文件全流程在线归档移交。根据大数据发展趋势，在馆藏系统内建立虚拟智能库房，确保数字信息与库房实体一一对应，大大提升了档案管理智能化水平。升级“新昌档案”微信公众号，建成集惠民政策在线查阅、政策法规在线咨询、开放档案在线检索、档案展览在线浏览等多功能于一体的公共查档服务平台。2017年，成功创建“国家级数字档案馆”。

其次是细化实体档案管理。全面摸清馆藏“家底”，组织人员集中对馆藏档案、资料进行全面清点盘库，逐卷逐件核对档案数量，详细记录档案的质量、存放位置、安全状况、数字化情况等，形成具体的档案数量清册、档案存放位置记录等，做到账实相符；并针对盘点过程中发现的问题，如摆放位置错误、档号重复或漏编、装订不当等进行整改。精准定位档案实体位置，建立馆藏全宗索引、密集架号、层标，并对每一全宗、每一目录起始位置都做了标注。实现特档特藏、精准管理，专门为书画、印章、照片等特种档案定制了特藏库柜和档案装具，安装了樟木板。

最后是深化档案安全管理。其一，升级安全管理硬件设施。建成“四位一体”指挥中心，实现无死角监控、分节点电子文件归档监测、全天候档案库室动态环境监测、全覆盖消防联动控制，特别是与消防大队建立了消防报警远程监控系统，若档案馆发生火灾，消防大队将在第一时间获知消息并采取行动。其二，注重安全管理制度建设。构建安全督查机制，制订《新昌县档案馆安全工作管理制度》，实行“日检查、周督查、月考核”，将档案安全检查结果与月度绩效考核挂钩，实行倒扣分制。根据要求，每科室设置安全工作督查员专门负责安全管理督查工作，每周五下午、节假日放假前一天对责任区域进行安全检查。建立安保人员考核办法，规定安保人员若年度违反制度5次以上，将通知安保服务公司予以劝退。明确高配电工、消控人员等特殊岗位人员，对本职责范围内的安全负责。要求指挥中心、保安室实行24小时值班制，白天都各有1人值守，晚上安排专人负责夜间巡逻，确保馆库“零事故”。