网络时代高校档案信息化建设

焦阳

摘 要：快速发展的时代也带动了网络的进步，信息化时代的全面到来给社会中的日常生活生产带来了翻天覆地的变化，在高校档案管理中高效运用信息化建设具有十分重要的作用。基于信息化建设力度不断加强基础上，才能确保高校档案管理工作质量和效率的全面提升，也能促使师生需求得以充分满足，将优质服务提供给师生，为高校档案管理现代化发展给予积极的促进作用。

关键词：网络时代;高校档案;信息化建设

高校档案管理工作开展具体的信息化建设时，首先应对自身档案管理现状进行充分考虑，其次再将先进信息化技术进行积极引进，确保档案管理信息化建设的良好环境得以有效建设，进而基于信息化技术应用以及应用效果充分发挥基础上，促进档案管理质量和效率的提升，保障高校发展假设中档案的重要作用得以充分发挥，为高校更多效益的创造提供有利条件。可见，高校档案信息化建设的现实意义十分重大。本文就高校档案信息化建设重要作用为出发点，进而分析高校档案管理存在的问题，由此引出网络时代高校档案信息化建设路径，希望为相关人员的工作提供一定可参考意见，更好的支撑高校档案现代化发展。

1 网络时代高校档案信息化建设重要作用

基于对现代化信息技术充分利用有效且全面的整合档案信息资源，将更加优质的服务提供给广大师生，这就是高校档案信息化。高校档案信息化建设过程中，相应工作人员应对现代化管理理念和管理方式进行积极运用，科学合理的管理档案信息，这一举措不仅促进了高校档案管理技术的优化革新，同时也保障了档案管理效率和水平的提升[1]。借助信息化手段实现的自动化档案管理办公体系，通过电子文件管理方式，能够对档案信息进行快速的鉴定以及归档和标引，切实的保障了档案管理效率的提升;此外，在高校规模不断扩大背景下，也涌现了大量且复杂化的档案信息，因此针对档案的数字化建设则尤为关键，其能够将规范化管理落实，确保档案信息的有效性。高校档案往往对学校教学以及科研等活动和高校发展历程等进行客观且真实的记载，在高校档案信息化建设背景下，才能为这些信息进行长久且良好的保存，进而为学校各项工作和各项改革和各项服务的优化开展等提供重要信息支撑。

2 高校档案管理存在的问题

在传统管理模式影响背景下，当前一些高校档案管理工作开展过程中存在的问题很多，因而难以确保档案信息针对性以及有效性的全面提升，对各项工作开展也会造成一定不良影响。首先，管理思想存在问题。在以往档案管理工作开展时，档案管理相关人员并没有对实际情况进行考虑将管理改革工作做好，落后的管理和巩固走模式，以及重视保管忽视服务等问题的存在，难以保障档案管理有效性，同时相应的管理理想也并未进行及时更新，不重视信息化建设的态度，对档案信息化建设进度造成了阻碍。其次，不健全的馆藏档案种类。现阶段一些高校档案管理工作开展时，单一化档案内容是存在的一大问题，缺乏健全的门类、加之主要是教学类档案、仅少量其他门类档案、匮乏的图片档案以及声像档案等问题的存在，致使档案利用率难以提升。

此外，档案查询工作效率低也是当前高校档案管理工作开展中存在的一个主要问题。高校档案管理人员档案信息的收集以及整理和编目等工作往往会从整体上开展，但值得注意的是，因人工方式是主要应用的手段，面对较大的工作量，自然而然的工作效率难以提升，同时一些问题也极易发生，档案质量难以得到有效保障。查询档案时，因针对一些较为久远的档案相应完善的管理系统并未有建立，因而查询难度较大，师生基本需求难以得到充分满足。现阶段社会中不乏存在一些高校已经对电子化以及信息化技术进行积极运用开展档案管理，但却并没有全面普及，因而档案利用率难以得到有效保障。除上述问题之外，仍然有其他的问题存在于当前高校档案管理中，因此为确保网络高校档案管理能够进行现代化发展，有效优化现有的档案管理模式，针对档案管理的信息化建设十分紧迫。

3 网络时代高校档案信息化建设措施

3.1 积极引进现代化技术管理方式

高校档案信息化建设过程中，必要需要对现代化技术信息化进行积极运用，借此将档案管理工作高效率高质量的开展，才能促进档案信息化建设和发展进程得以逐步加快。基于此，从高校档案管理者角度来说，需要对信息化建设予以高度重视，并对信息化建设在档案管理中重要作用的发挥加以认知和李杰，在思维转变时，需要将现代化档案管理理念进行积极树立，基于现代化管理意识得以逐步形成基础上，对现代化信息技术进行科学合理运用，才能更好的保障档案管理工作效率和服务质量的逐步提升，也能促使档案管理人员对网络时代高校档案信息化建设优势进行认真看待[2]。此外，高校还应积极开发和利用人力资源，从档案管理专业人才引进和培训方面加强力度，对具有较强专业能力和较高业务素质的档案管理复合型人才大力引进;之后对专业化知识和技能以及信息化建设进行积极培训，加之对信息化建设的指导和督促等措施，确保高校档案管理的纸质版文件和电子文件综合归档得以有效实现，更好的服务于广大师生，有效保障高校档案信息安全性的逐步提升。

3.2 有效建立科学的档案信息化制度

高校档案信息化建设过程中，往往会需要对相应的软件和硬件技术进行运用，为确保现代化技术运用的科学性和档案管理有效性，就应将科学的档案信息化制度进行健全建立，将档案信息化建设核心侧重于档案资源信息，将建设重点着重于纸质版档案数字化和现行的电子文件管理方面。所以，在进行具体的信息化建设时，应将档案信息资源的开发利用进行不断拓展，確保在照片和数字留存档案信息管理背景下将自动化办公全面实现。随着不断发展和广泛应用的信息技术以及互联网平台等现代化方式，使得高校档案管理工作也面临着一定机遇，管理工作效率以及质量和价值最大化的提升都将指日可待，所以高校应对档案管理信息化平台构建予以高度重视，以技术更好的支撑高校档案价值的实现。此时，就需要将档案信息管理制度进行健全建立，通过制度约束确保规范化档案管理得以有效实现，将电子文件统一归档工作做好的同时，确保包含归档范围时间和质量要求等的制度模式得以逐步形成，有效的指导时间查阅档案和真实记录。

3.3 做到高校档案信息资源建设

为确保网络化的高校档案管理得以逐步实现，在高校档案信息管理中所运用的技术，其目的在于将档案信息服务提供给广大师生，因此需要对校园网加以充分利用，将档案收集整理以及管理统计等工作做好，将标准化档案数据库进行积极建立，确保网络化档案管理得以逐步实现[3]。档案信息化建设具体进行时，相关档案管理人员应对各类档案资源进行整合，从资源数字化水平提升不断努力，基于先进计算机技术应用，将完善的数据信息库进行积极建立，通过对合适内容的选择，将目录处理工作做好。从高校馆藏档案信息角度来说，通过数字化处理模式的应用，借助数字化高效开展编排工作，能够将不同档案类别进行充分明确，促使档案信息化建设水平得以逐步提升。基于此，高校应对档案数字化建设予以高度重视，通过对以往管理方式的积极优化改善，确保档案信息化建设水平得以逐步提升。

4 结束语

网络时代高校档案管理也开始逐渐探索信息化建设，不断扩大的高校规模，为确保高校档案管理模式能够与时俱进，就应以信息化建设为出发点、不断探索。

参考文献

[1]裴学伟，尹梦.网络时代高校档案信息化建设[J].中外企业家，2020（03）：140.

[2]赵纯.高校档案信息化建设现状与对策思考[J].南方农机，2019，50（24）：114-115.

[3]刘岩，江燕.网络时代高校档案管理信息化模式研究[J].兰台内外，2019（35）：8-9.