刍议电子档案应用在医院档案管理中的优势

摘 要：信息化技术飞速发展，在人们日常生活与工作中常常会使用到计算机。医院每天要处理的病患信息、设备信息等浩如烟海，涉及的内容不仅数量广泛，而且范围很广，十分繁杂。为方便医院人员及时抽调相关档案，准确把握相关资料与信息，需要开展高质量、高效率的医院档案管理工作。医院档案管理既包括对财务档案的管理也包括对病理档案的管理，实际管理工作任务繁重，操作难度较大。传统的医院档案管理手段很难适应当下档案管理工作需要，信息技术发展下电子档案的出现为医院档案管理提供了更多方便，电子档案的使用使得医院档案利用率明显提升，档案抽调更为高效。

关键词：电子档案;医院档案;管理;优势

医院管理人员需要处理的医院档案数量庞大，种类众多，管理难度很大，传统的纸质化管理呈现出很多问题，如档案利用率较低、档案抽调查询不方便等，这些问题的存在使得医院档案管理比较混乱。随着信息技术的发展，医院开始尝试使用电子档案开展档案管理工作。较传统档案管理手段来说，电子档案的使用使得档案管理效率明显提升，大大缓解了医院档案管理人员的工作压力，医院各方人员调取相关资料的难度有所降低[1]。为保证电子档案在医院档案管理中获得更好的发展，需明确电子档案优势，并提出针对性应用建议。

1 电子档案应用在医院档案管理中的优势

1）提升各类档案利用率。在医院档案管理工作中使用電子档案，大大提高了医院人员抽调、查询相关资料的速度，寻找档案的时间明显减少。为保证处方与病历的科学性，医生在撰写处方与病历的过程中需要调取相关资料进行借鉴与判断，而电子档案的使用在很大程度上方便了医生工作，医生不必花费大量时间进行资料搜索。在发现抽调资料十分快捷后，医院人员查询资料的热情与积极性明显提升，档案查询率、利用率明显提升。电子档案较传统的纸质档案来说，是以科学、高效的应用程序为基础，档案管理工作人员需要负责的内容有所减少，便能够有更多的时间与精力参与到如何提高医院档案管理效率工作中，医院档案管理质量明显提升。

2）查询档案更加便捷。纸质档案厚重，并且医院人员很难在短时间内从纸质档案中寻找到自己需要的资料，所以纸质档案查询质量较差。而在医院档案管理工作中使用电子档案，大大提升了档案储存的规范性。电子档案从字母顺序、档案种类等各个标准入手，对医院档案进行了合理的规划与整理，医院档案得到良好保存。在电子档案管理中存在纠错系统，能够在第一时间内发现档案管理过程中出现的问题。医院人员可以借助互联网随时随地进行被管理的档案的查询，突破了纸质档案查询的时空限制[2]。负责档案管理工作人员的工作压力降低，档案管理工作质量明显提升，使得医院档案管理顺利进行。

3）得以保存的档案数量提升。纸质档案只能呈现文字资料，但是电子档案除了能够展现纸质档案资料以外，还储存了很多影像资料。电子档案管理智能化程度高，可以根据不同划分标准度档案进行分门别类的整理。在计算机与数据库的结合下，医院可以利用电子档案将不同部门的各项档案进行快速收集，并在短时间内完成整理归纳工作，储存速度很快。纸质档案需要专门的储藏室，且医院档案数量众多，若是使用纸质档案会占据不必要的空间，而电子档案的出现能够有效解决储存空间不足的问题。纸质档案抽调难度较低，保密性不强，但是电子档案能够随时加密并且加密难度也可以随意调整，很好的保护了档案的私密性，使得医院档案工作质量更高。电子档案较纸质档案还存在的一个优势便是，纸质档案一旦发生损坏很难重新还原，但是电子档案若是因意外情况发生丢失，则可以用计算机储存在短时间内再次还原，档案保存工作质量更高。

2 展现电子档案管理优势的有效策略

电子档案在医院档案管理中具有很大优势，不仅能提升档案利用效率，而且使得人们查询资料更加便捷，档案保存质量也有所提升。为充分发挥电子档案管理优势，使医院工作更加顺利，提供医院档案管理工作服务质量，需对电子档案应用提出一定建议。

1）提高电子档案网络安全性。在利用网络传输电子网络的过程中常常会出现很多不可控的风险，而且医院档案相较于一般档案来说内容涉及很多隐私，为避免电子档案出现不必要的泄露，更需要提高电子档案网络安全性。应严格把控电子档案管理过程，定期清理内部信息，积极开展储存设备的检查工作，并为重要的医院电子档案设置网络安全监督员，要求其他人员在抽调这部分档案内容时需要进行身份验证[3]。数字签名、身份证验证等都可以提高电子档案网络安全性。

2）规定操作流程并完善管理程序。除了电子档案网络安全性以外，在医院电子档案管理过程中还要保证管理人员是否具有良好的职业素养，是否具备完善的综合素质。医院电子档案涉及的内容十分丰富，为方便医院人员及时寻找到自己需要的档案，应对医院电子档案管理人员进行专业培训，提高管理人员的管理水平与综合管理技能。为了让管理人员能够顺利开展管理工作，提高管理工作的有序性，需要告知医院档案管理人员医院档案管理工作要点与注意事项，以便他们能够在其他人抽调档案时予以指导，节约所有人的时间。为避免医院档案发生额外泄露，对如何使用电子档案、不同人群能够浏览的档案类别等各项内容都要做出确切的标准，防止越级浏览。

3）提高医院档案管理人员服务质量。为提高电子档案管理质量，进一步提升电子档案利用效率，负责电子档案管理的医院人员要对各类档案内容有一定了解，掌握不同档案的划分情况，探究内部信息资源，并对医院电子档案信息进行处理加工，将各类电子档案资源转化成多媒体、光盘等信息形式。医院电子档案管理人员一定要在第一时间内收集各个部门的最新信息，例如病患资料、财务信息等，并在电子档案中进行及时更新，及时储存，使电子档案管理信息与时俱进。医院档案管理人员服务的对象十分复杂，应对管理人员进行服务方面的培训，降低其他人员浏览电子档案的难度。为保证在第一时间内解决电子档案查询问题，可构建网络服务体系，提供在线咨询服务。

4）及时备份。纸质档案很容易受到外界因素干扰而发生损毁，并且很难修复，但是电子档案却可以利用信息技术实现再次还原，档案保存率明显提升。但是这并不意味着电子档案永远不会丢失。事实上电子档案作为计算机数据，很有可能因为硬件问题而出现丢失、损坏等情况。并且在网络时代下，各类计算机病毒软件的干扰更是大大降低了电子档案管理安全性[4]。医院档案覆盖了很多方面的内容，若是出现丢失、泄露等情况，会带来很严重的后果。为避免这种情况，需及时备份电子档案，以便在意外发生时能够及时填补漏洞。不应将备份局限于软件备份，也可积极开展硬件备份、恢复计划，充分发挥硬盘作用，保存信息。

3 结束语

医院管理工作中一项重要内容便是档案管理，当今时代信息技术飞速发展，为提高医院电子档案管理效率与质量，可实施电子档案管理。电子档案具有提高档案利用率、方便档案查询等优势，可开展提高网络安全性、及时备份档案资料等手段完善电子档案管理，以便医院档案管理更加科学、系统。

参考文献

[1]汤霞.电子病历在医院病历档案管理中的应用研究[J].山西档案，2019（01）：79-85.

[2]邵丽君.电子化管理在医院病历档案管理中的应用[J].陕西档案，2017（04）：29-30.

[3]曹伟.档案电子化管理在医院档案管理中的应用探讨[J].世界最新医学信息文摘，2017，17（55）：146.

[4]罗彬彬.信息技术在医院电子档案管理中的应用及价值[J].中国管理信息化，2017，20（10）：186-187.

作者简介

孙颖（1977-），女，黑龙江省佳木斯市，馆员，研究方向：档案资料管理。