论机构编制档案中附件资料的不可缺失性

邹江伟

摘 要：当前，由于档案管理的规范化和电子信息化程度不断提升，各单位对原始档案的归纳整理往往邀请专业的档案服务公司或档案从业人员进行整理，但由于这些工作人员大部分从没有接触过机构编制工作，在整理机构编制档案时，仅从档案整理的专业角度出发，往往容易把很多机构编制事项附件资料剔除，以便更符合档案整理的规范性。但是，由于未保留部分机构编制事项附件资料，很多事项的办理经过难以还原，更在一些需要列出和提供依据的事项中难以得到有力支撑。只有强化思想认识，完善工作制度、提升从业人员机构编制素养才能做到在整理机构编制档案时附件资料不遗失，更好地体现机构编制档案的利用价值。

关键词：机构编制事项;档案整理;剔除;全覆盖

近年来，在机构编制档案整理中，为减少整理的工作量和便于电子信息录入，出现了只保留机构编制文件、不保留机构编制附件资料的现象。但在实际档案利用中，由于未保留部分机构编制事项附件资料，很多事项的办理经过难以还原，更在一些需要列出和提供依据的事项中难以得到有力支撑。笔者根据自己所经办的机构编制事项，对附件资料的不可缺失性进行了总结，进行交流探讨。

1 对机构编制档案附件资料的定义

本文探讨的机构编制档案附件资料是指在日常机构编制工作中，主要有以下幾类：

1）同级部门和下级机构编制部门为申请办理机构编制事项形成的申请解决机构编制事项的请示、函件、报告和印证请示、函件和报告事项相应的政策依据文件等。

2）同级部门和下级机构编制部门在办理组织人事资料时，形成的抄送机构编制部门的文件。

3）本级机构编制部门在办理机构编制事项时形成的草稿以及领导修改的草稿和相应的政策依据文件。

4）本级机构编制部门在办理机构编制事项时领导的原始签字件和政策依据文件。

5）未编排正式文号的其他单位征求机构编制部门的意见征求回复稿等。

2 在整理机构编制档案时容易剔除的附件资料

当前，由于档案管理的规范化和电子信息化程度不断提升，对原始档案的归纳整理往往邀请专业的档案服务公司或档案从业人员进行整理，虽然邀请专业的档案工作人员整理档案更符合档案入馆的要求，但由于这些工作人员大部分从没有接触过机构编制工作，在整理机构编制档案时，仅从档案整理的专业角度出发，往往容易把很多机构编制档案附件资料剔除，以便更符合档案整理的规范性。笔者在查阅邀请档案服务机构整理的2014年至2016年巴中市机构编制系统档案时发现，本应将附件连同文件原文一同保存的多份文件全部没有保存附件资料，这些被剔除的附件资料包括本文第一点叙述到的1-4类附件资料。同时，笔者在查询已整理的档案后发现，本文第一点叙述到的第5类附件均在档案中没有踪影。综上所述，可以肯定在机构编制档案整理中，如果不强调这些附件的重要性，在今后的机构编制档案整理时，仍然会剔除本文第一点叙述到的1-5类附件资料。

3 机构编制档案附件资料不可缺失的原因

从本文定义的机构编制档案附件资料可以看出，在整理档案时，如果把附件资料剔除，在一定历史时期过去后，如何还原当时经办此机构编制事项存在相当重要的支撑依据，重要的原因有以下几点。

1）机构编制档案附件资料是还原机构编制事项办理经过的重要信息。机构编制事项的办理，具体极强的政策性，在办理过程中，是何时何单位何领导审签的请示、报告、批复以及办理过程中采用的政策依据都是日后备查的依据，尤其是关系重大的机构编制事项更是永久保存的档案资料，比如国家机构改革、行政区划调整等资料，这些重大事项的启动安排、调研过程、方案形成中的讨论修改意见、最后决策规程都是要经得住日后的上级检查、巡视（巡察）等，如果在整理这类档案时缺失了附件资料，难以还原事项办理经过。

2）机构编制档案附件资料是日后档案利用的重要信息资料。对机构编制档案的利用主要是对某一机构编制事项所涉及的所有信息的查询利用，包括了原机构事项形成时采用的政策依据等，如果档案附件不保留，在利用该档案时，又必须从新再次查询所采用的政策依据资料等档案，很多政策文件均是上级的政策性文件，有的甚至是单独针对该机构编制事项的电话通知、政策解答等，均是遗失后都很难找回的重要信息资料。

3）机构编制档案附件资料是证实该机构编制事项合法性的重要依据。机构编制档案附件资料主要是该档案形成时采用的政策依据等，这些政策依据实质上是机构编制部门在办理此机构编制事项的法定依据，随着全面依法治国工作的不断深入，依法治编工作将不断深入，这就要求我们在办理机构编制事项必须依法办理，不符合政策法规的事项坚决不予办理，办理后一定要经得住法治的检验，所有机构编制档案附件资料更是证实机构编制事项合法性的重要依据。

4 如何做到机构编制档案整理时附件资料全覆盖

当前，如何做好机构编制档案整理时附件资料不遗失，应该从如下几个方面强化工作措施。

1）强化思想认识，站在保存重要文献资料角度，正确认知保存完整机构编制事项档案和附件资料的重要意义。机构编制事项的办理对象是党政机关和事业单位，基本不面对社会自然人，但是机构编制资源是党执政的重要政治资源，是国民经济发展、社会治理的前端，虽然它面窄量少，但完整的保存好机构编制档案和附件资料具有重要的社会价值和经济价值。

2）强化制度建设，建议机构编制系统档案整理标准操作守则，从完善制度角度补缺漏洞。机构编制部门虽然成立时间较早，但是单列为市委的工作机关时间较短，在2019年党政群机构改革之前管理体制也不相同，目前在管理体制已相对统一的情况下，已具备制定统一的档案整理标准操作守则，从完善制度上减少在档案整理过程中对机构编制档案附件资料的遗失。

3）强化培训教育，提高从业人员机构编制事项知识素养，从增强档案人员专业水平角度补缺漏洞。机构编制系统的档案从业人员较少，各地大多数是采用聘请档案服务机构整理归档文案，这就需要我们受聘的专业人员提高机构编制事项知识素养，从而在整理档案过程中强化对资料的识别力度，从而减少对附件资料的剔除。

5 结束语

本文所述的机构编制档案附件资料实质也是档案的一部分，本文在探讨过程中为方便表述在第一部分对附件资料从容进行定义，切不可离开第一部分定义环境对本文进行理解探讨。综上所述，做好机构编制档案附件资料的整理，是更好利用机构编制档案的必要措施，只有做好机构编制档案整理附件资料的全覆盖才能完整的保存机构编制档案，更大程度体现机构编制档案的利用价值。