信息化建设下做好机关事业人员社保档案管理的策略研究

钱兴

【摘  要】社会保障工作直接关系社会与群众福利。本文从机关事业人员社保档案信息的数字化、档案信息接收、传递、存储等方面，对相关档案的管理现状进行分析，提出了信息化条件下做好机关事业人员社保档案管理的可行性办法。

【关键词】信息化;机关事业社保;档案管理;策略

引言

机关事业社保经办机构在人们的日常生活中主要承担的是民生问题，为了能够深入开展民生档案工作，构建功能更加强大更加丰富的人民群众档案资源体系，运用信息化的手段，构建机关事业人员社保档案的数字化平台，利用数字化对纸质档案进行加工，创新档案管理与业务经办模式，将各有关部门的原始纸质档案逐步转化成电子影像档案，方便后期的调阅与管理，对信息进行多维和多级重组，充分提升社会保障等公共服务能力。

1.机关事业社保档案管理的现实矛盾及衍生问题

一是资源共享率还不适应社保整体发展形势。除社会保障部门外，财政、税务、银行、社区等部门都各自形成并保存着一批社会保障档案材料。未能形成集中统一管理的模式。这种现状造成多头经办、政出多门，无法有效履行社保职能。特别是2014年10月实施机关事业社保保险改革以来，部分“中人”因单位性质和人员类别定位不满意、档案管理有断层等方面的问题，参保意愿相对较差。其中很重要的原因是工龄认定、视同缴费等问题。造问题的直接原因大多是档案支撑不够。至今，这些不利因素尚未完全解决，不利于社会保障工作全面、协调、可持续发展。

二是档案管理手段还不适应业务增长需求。对于机关事业社保业务而言，经办业务量呈现逐步增长的态势，业务、人事方面的档案越来越多。社保业务的覆盖范围也在逐步扩大，经办管理效率越来越受到人们的关注，传统模式下的纸质档案已经无法满足广大参保者的需求，使服务诉求变得更加便捷。迫切需要建设一套快速采集与审核的电子档案传输，缓存海量的电子数据，实现电子档案的快速调阅，全面应用关于服务的数字化管理系统。

2..围绕数字化档案平台，建设现代机关事业社保信息系统

目前，机关办公自动化已广泛启动，机关事业社保档案管理信息化也是必然趋势，这对档案的提供利用工作具有重要的意义。机关事业社保档案管理向信息化的转变，将是一场历史性的变革，我们只有从现在起就抓紧工作，创造条件，才能尽快完成这个转变，实现这个变革。

2.1建设统揽全局的档案管理模式

按照化零为整的思路，建设整体性、全面性具备综合覆盖面的档案信息系统。实施统一管理，并对整体性档案管理业务进行指导，建立标准化的档案管理服务中心，对档案的资源设备以及档案资源进行统一管理。给人力资源、社会保障等社会服务提供整体性技术支撑，对现代信息技术充分加强运用。通过统一的形式和共享的手段满足社会保障服务以及人力资源领域多方面的实际需求，为其提供丰富多样的档案信息查询服务。

2.2构建档案数字化管理平台

大力推广“互联网+”工作模式，积极推进数字化档案建设。在电子档案与业务系统对接的基础上，对档案业务处理模式进行优化，并对其实施处理，对档案实施规范化的管理。做好档案的保管工作，将重心放在系统管理上，以手工管理为基础，逐渐向电子化管理迈进。项目业务的需求架构主要有档案收集、档案管理、档案利用三大部分。

（1）关于档案收集。以现有档案特别是纸质档案为基础，加大多方面档案的收集力度。要持续把好入口关，让符合政策的材料纳入档案管理，与条件不符的材料坚决杜绝进入档案系统。收集数据的过程中，需要让各个系统的标准数据从数据接口中进入到档案管理平台后，然后进行收集。各有关部门应采取会议强调、发布文告通知、档案工作人员主动收集等形式，对社保档案工作活动中形成的纸质、电子、实物等档案资料展开收集。收集齐全完整后，划分保管期限，并做好分类，保证案卷标题简明确切，装订结实美观，装具规范，编目合理，检索方便。

（2）关于档案管理。管理档案业务需从基础入手抓好业务工作。管理理念要创新。改变过去盲目追求小而全、大而全，以藏为主、重藏轻用，被动服务的状态，本着以人为本、服务至上的理念，把满足社会发展和群众需求作为机关事业社保档案管理的价值走向，把科技化、信息化作为档案工作的目标。管理内容要创新。有目的、有重点、有计划地管好用好档案，对档案资源要不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化。管理方式要创新。实现系统化的管理，满足档案信息化管理方面的需求，提供档案库房各项管理的实际操作，使库房在信息化管理的标准下实现信息化管理。

（3）关于档案利用。转变利用者对档案利用工作的看法。由于过去档案采取封闭或半封闭式的管理方式，使一部分人对档案广泛的社会性和丰富的内容不甚了解，甚至认为档案是“保密禁地”，不敢或不愿涉足，这些误解在一定程度上影响了档案的利用效率。随着《档案法》等法律法规的颁布实施和人们对档案工作重要性认识的提高，查阅档案的人员越来越多，档案工作已越来越成为整个社会事业中不可缺少的一部分，档案作用的重要性是难以替代的，已逐渐成为人们的共识。推进B/S架构建设，集中统一对平台的应用业务进行部署，对社保分支机构进行部署和服务，实施好缓存服务，登陆使用IE浏览器，使用商业化来开源中间件，满足各个规模的客户应用，伸缩功能极强，可以从垂直、水平两个方位扩展，部署适合集群式、分布式，性能扩展能力良好，具有较高的可靠性。

2.3完善档案信息化管理体系

档案管理在信息化的建设中，管理体系的完善和取得成效的重要因素。建设信息化的过程中，机关事业人员社保档案管理需要从下面几点来做：第一，设立独立的档案管理机构，机关事业社保经办部门中，档案管理是重要的组成部分，实施信息化建设期间，需要设立独立的檔案管理机构，这是最为基础的工作。同时，明确认识传统档案管理和信息化建设档案管理间存在的差距，健全与之相关的管理机构。第二，机关事业社保经办部门要扩大档案管理信息化的建设经费，在云计算和数据的视角下，为档案管理信息化建设提供捷径。但是，现代化设备也出现供不应求的局面，扩大经费投入主要是采购现代化设备，给信息化建设提供必要的支撑，还需要为后期预留需要的成本。

2.4提高信息化管理人员专业素质

信息化管理人员属于机关事业社保档案信息化管理工作得以实现的关键性因素，可以对人们的实践提供可能。从档案管理工作的本质来讲，主要特点就是具备系统性、专业性、知识性。正是因为具备这些特点，才需要借助高质量的档案管理人员实现对信息的处理与分析。因此，迫切需要将档案管理人员的专业素养不断提升。在科技与经济的双重发展下，档案的传统管理模式已经不能适应信息时代的发展。这就需要鼓励档案工作人员不断学习，将自身的专业素质不断提升，学习较为先进的管理方法，让档案工作人员树立创新意识，积极学习新思想、新知识，学会使用先进的方法对档案进行管理，提高档案管理的效率。

3.结语

信息化建设的背景下，机关事业社保档案管理系统可以将人们的工作效率不断提高，不需要再投入大量的人力以及物力来管理复杂的档案，劳动强度大大降低，管理方面的成本也适度压缩，管理效能充分提高。档案的各个生命周期都是由平台支撑并采集上传的。强大的索引功能可以使各个业务准确得到需要的信息，实现资源的共享。

参考文献：

[1]李志凤.基于新形势下的档案管理信息化建设研究[J].办公室业务，2018（7）：40-41.