基于大数据背景下的档案管理问题研究

裴红

摘 要：档案管理是一件非常严瑾的工作，由于档案本身具有真实性和完整性，所以，在每个行业中，档案的管理都是重点，在当前互联网行业快速发展过程中，档案管理方式也发生相应的变化。在大数据背景下，管理人员的工作中添加了采用信息技术管理档案的模式，提高了工作质量和效率，在管理档案时，通过使用大数据技术，在查阅档案时，能节约大量时间，在对档案进行分析时，也能通过大数据技术获得准确数据，所以，在档案管理工作中采用大数据技术是十分必要的。

关键词：大数据时代;档案管理;信息技术

隨着社会的发展，互联网技术也在迅速地进步，在档案管理领域采用大数据技术可以提高管理人员的工作效率。大数据技术在档案管理行业中的应用，可以满足使用者在查阅资料时的需求，管理人员也能在日常工作中完成信息的收集和整理，通过对当前档案管理的工作开展情况分析，在档案管理过程中采用大数据技术是档案管理行业的进步，是实现档案有效性、保密性和完整性的重要手段。

1 大数据背景下档案管理方式

1.1 加强档案储存安全性

档案的本质是数据的储存，在互联网发展的过程中，数据储存媒介也由纸制档案变为电子数据。数据泄漏的事情常有发生，在档案保存的工作中，档案管理人员应该把档案安全放在首位，加强对数据库的安全工作力度，在对数据库进行维护时，应该使用工作制度中规定的软件进行查杀，对于工作系统要进行相应检查，当遇到重大更新时，要及时打好补丁，做好杀毒工作，防止有恶意程序进入系统。在档案管理中，管理人员应该和档案系统软件开发人员进行沟通，通过有效地交流，提升自己的专业水平，在发生突发事件时，能在最短时间内采取有效措施，把数据损失降到最低。另外，相关单位应该对档案管理制定相应办法，从信息收集到数据调动，把档案管理工作的每个流程都制定相应制度，让管理工作更加规范，尤其是应急响应方面，管理人员要根据预案，对事件采取合理地应对方案，保证档案管理工作顺利进行。

1.2 提高管理人员专业水平

在档案管理工作中，管理人员的技术水平决定了管理工作的下限，管理人员的思维和眼界决定了管理工作的上限，所以，在档案管理工作开展时，管理部门应该对档案管理人员进行相应培训，并以专业人才擅长的领域进行专项学习。例如，在金融行业中，金融档案多以客户的个人信息、金额、密码等相关，所以，在对档案人员进行培训时，应该对信息安全方面进行有针对性的培养。在培训期间，应该加强管理人员的金融知识，提升管理人员的综合素质，保证档案管理工作顺利进行。

1.3 管理人员知识多元发展

大数据具有数据互通的特点，在这样的环境下，档案信息之间具有极强的联系，所以，档案管理人员在工作中应该有相应丰厚的积累，对每一个行业有应该有些许涉猎。档案管理人员在工作过程中，应该对目前的工作方式进行思考，并通过和其它领域人才多交流的方式提升管理能力，学习并实践其它领域中的新技术和管理理念，把其它领域中的优秀技术结合到档案管理的工作中，通过改善管理方式，促进档案管理行业进步。

1.4 建立档案权限管理制度

想让档案管理工作顺利进行，在工作开展之前就应该对访问权限进行相应规定，以保证日常工作中对档案的使用需求。管理人员在日常工作中，要加强对档案管理权限的控制，在人员使用档案时，应该明确使用人员的身份，从而赋予相关权限。在数据库的管理上，管理人员应该加强对防火墙的使用，通过防火墙和系统关掉不必要的端口，防止被不法分子恶意利用，提高对数据的保护。在对档案进行管理时，相关单位应该落实档案管理责任，把档案安全责任落实到个人身上，提高管理人员的档案保护意识。另外，在管理工作中应该设立相应的监督人员，通过实施相关规定加强对档案的防护，防止在工作过程中出现因工作疏忽或员工恶意窃取档案的情况，当恶性事件发生时，监督人员应该及时制止管理人员的行为，保证档案数据的安全。

1.5 开展档案新管理模式

基于大数据的时代背景，档案管理的主要目的是为使用人员提供精准的档案数据，但是，大数据技术的功能不只在此，档案管理人员应该在日常工作中对大数据技术进行分析，让大数据在工作中发挥更大的价值。同时，档案具有服务的特性，档案管理人员在日常工作中也应该培养自己的服务精神，通过自己对大数据的理解，发掘大数据档案的新功能。管理人员通过对档案架构的分析，找到档案管理中可以改善的项目，让档案在提供数据的过程中更好的为人服务。管理人员在工作中的服务态度也应该发生改变，对使用者进行相应的归类，根据数据统计，制订符合使用习惯的服务方式，节省使用人员的时间成本。另外，和档案相关领域要进行多交流，对档案的搜索模式还是归档方式进行创新，让数据库变得更整洁，满足工作单位的多种需要。

2 结束语

档案管理工作在大数据发展环境下做出改变，给管理人员的工作方式创造了新条件。在工作中使用大数据技术能让管理人员有更高的工作效率，这要求管理人员在工作期间采用加强档案安全管理和提高管理人员专业水平等方式，为使用者使用档案做出相应保障，发挥大数据的优势。

参考文献

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