事业单位档案管理信息化建设的途径探讨

石春杰

摘 要：目前由于科技技术的发展，信息技术已经得到了飞快的发展，信息技术能够幫助人们提高工作效率，方便人们的生活。相同在事业单位档案管理过程当中使用信息化建设能够更加高效的完成档案管理工作，为工作人员提供便利，本文对于事业单位档案管理信息化建设的途径进行讨论研究。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

在事业管理工作当中，档案管理是其中非常重要的一项内容，由于目前事业单位的不断改革和发展，需要管理的档案数量也在不断的增多，会产生大量的档案信息，所以人工对于档案进行管理就会非常繁琐复杂，并且还有可能出错。所以为了能够解决事业单位档案管理问题，可以采用信息化管理的模式，从而才能够保证档案的准确性以及完整性。所以事业单位必须建立好信息化的档案管理模式，从而提升事业单位的工作效率。

1 事业单位档案管理信息化建设的意义

由于目前事业单位的发展，以及档案数量正在不断递增，对于事业档案管理人员来说有着不小的压力，同时由于数量的增加，人工出错的概率也就大幅度增长。所以对于这些问题，事业单位档案管理必须要进行信息化的建设，因为目前计算机技术的快速发展，很多OA办公系统都在被广泛使用，同样也能够应用在事业单位档案管理系统当中，这样就能够极大程度上提高事业单位档案管理的工作效率，而且还不会出错。所以由以上可以得知事业单位档案管理有着非常重要的作用，利于工作效率的提升以及服务质量的提升，从而能够实现持续发展。

2 事业单位档案管理信息化建设的对策

2.1 完善档案管理基础设施

事业单位要想在档案管理上采取信息化建设，首先对于完善好档案管理的基础设施，做好各项基础工作的管理建设工作。第一是需要健全好档案的管理制度。因为事业单位在对于档案管理方面都是需要进行一个制度化管理，无规矩不成方圆，所以首先需要完善自身的管理制度，对于一些不合理的制度需要摈弃，完善管理制度不仅仅能够有利于事业单位的发展，同时还能够提升工作效率。第二点是需要提升事业单位的自动化办公水平。在目前科技飞速发展的今天，很多事情都可以用机器来代替人工，事业单位也是如此，在日常的小事情当中，多可以采用机器来代替人工进行工作，提高自动化水平。第三点就是需要加强对于电子档案的管理监督工作。电子档案是根据纸质档案来进行编写的，科学的编写电子档案，确保电子档案的完整以及准确性。

2.2 实现档案管理的数字化

由于事业单位是在不断发展的，所以档案数量也是不断增加，必须要进行信息化管理建设工作，在信息化管理建设过程当中数字化是其中最重要的一部分。目前由于很多事业单位在信息化建设管理工作上资金投入不够，就导致了很多单位在实现数字化档案管理上，都是将纸质转变成数字信息，加上没有专业的档案管理人员，很难有着非常明显的效果。所以针对于这种情况，首先需要对于有着较高价值的档案进行优先保存，转变成数字化，然后在对于一些普通的档案进行数字化管理工作，在进行数字化管理工作的同时，需要注意对于检索类型的优化，不然一旦数量很大，就会很难寻找，反而增加了工作量。

2.3 明确档案管理标准与规范

因为事业单位每天都会产生很多类型的档案，并且这些单位都是需要根据类型保存在各个部门当中，所以为了能够对于这些档案进行有条不紊的归类，整理，保存等等工作，就需要事业能够有着一套高效的信息化管理平台，所以档案的收集、整理，入库保存等等工作内容都在这个平台上进行，就能够实现精确化的工作，而且还不会出错，同时也对于事业单位的档案管理工作标准化了，在此过程当中制定出一个明确的目标，从而每个管理人员进行参考，提高工作效率的同时还能够为减少事业单位的成本支出，提供可持续发展。

2.4 加强档案资料安全保护

在现代社会的发展过程当中，计算机技术正在被人们广泛使用，人们已经离不开计算机技术了，事业单位信息化管理依靠的也就是计算机技术，虽然目前计算器技术有着不错的发展，但与此同时安全问题也是很多人都关注的问题，所以事业单位需要注意档案资料的丢失以及泄露等等问题。同时目前也会存在电脑被黑客攻击以及计算机病毒入侵等等，这些都会给事业单位的信息化管理带来很多的风险，所以就要求事业单位的工作人员要做好各项保密工作，如果发生了信息泄露的问题，对于事业单位的发展也有着很大的影响，对于信息化平台需要进行网络安全措施，从而才能够应对目前各种各样的风险。因为这些档案在信息平台当中都是以数据的形式保存的，所以为了不让这些数据丢失，工作人员也需要定时进行数据备份工作，当平台被攻击导致数据丢失就可以直接恢复，降低了事业单位损失。

2.5 重视档案人员的培养

事业单位采取了信息化管理之后，对于单位工作人员需要进行系统化的培训工作，例如如何使用信息化平台，以及如何应对一些突发问题，同时对于一些想学习更多知识的人进行网络建设、数据库管理以及计算机操作等等方面的培训工作，提升员工的综合能力，才能够适应目前技术的发展。同时在培养的过程当中，对于人员的评价考核也需要进行完善，将员工的工资和日常评价考核进行挂钩，这样就能够很大程度上提高员工的工作效率，提高工作积极性。

3 结束语

综上所述，事业单位需要做好档案管理工作的同时需要注重对于员工的培养教育，同时员工只有自身得到了很好的进步和发展，才能够为企业带来更好的价值，同时由于传统的档案管理工作都是人工进行，在进行了信息化档案管理建设之后，很多工作人员都不懂平台如何去进行操作，就需要进行培训工作，以满足目前的工作需求，提升员工的综合素质能力。另外事业单位信息化建设的过程当中，特别注意安全防护工作，因为里面保存了大量的档案数据，这些数据一旦泄露就会造成无法估量的损失，所以需要加强防护工作。

参考文献

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