更新档案管理理念实现档案管理科学化

苏宇容

摘 要：档案是资料信息收集管理的重要方式，随着现代档案信息管理技术的逐渐进步，以往的档案信息管理方式不能适应现代档案信息管理的发展，因此档案管理方式要进行改革，其首要任务便是对档案人事制度的规范性进行调整，人事改革是档案科学化理念方式运行的先决条件，除此之外对档案信息进行调整时，还需要注重档案理念与先进管理方式之间的契合性，只有二者规范融合，才能对档案管理进行规范的调整。本文通过更新档案管理的实际案例对档案管理的科学性进行研究分析。

关键词：档案信息化管理;档案跟新;科学化

0 引言

档案信息管理是现今规范人事管理的重要措施，近些年由于档案管理引发的问题越来越多，档案信息管理部门纷纷进行改革，档案管理改革的主要原因在于档案管理的重要性与我们的工作生活息息相关。在针对档案管理改革时首要工作便是这对人事制度的研究方案调整上，在改革调整中需要注意保证管理方式与部门运行之间的融合性并通过科学化的管理，促使档案管理的效率达到事半功倍的效果。

1 档案管理中现存在的问题分析

1.1 缺乏重视力度

在档案信息管理工作中缺乏重视力度，是我国档案管理工作中普遍存在的一个问题。管理人员也对档案信息的重要性也有着一定误解，就是档案管理的实用性较小，易造成档案管理人员对档案缺乏重视，这是在档案信息管理工作中缺乏科学性规范管理的主要原因，想要加深对档案管理工作的重视性，便要从档案规范性管理的细节着手，实现档案信息管理的科学性。

1.2 人事交接工作缺乏规范性

在档案信息的管理工作中，档案管理岗位工作人员具有较大的流动性，就造成前任对现任的工作交接之中存在较多的空隙性，容易形成责任不明的管理现象。其中也有部分因素是由于管理人员对档案信息管理的重视力度不够，在交接工作中缺乏责任心的传承，因此在档案管理工作中应该引起对档案工作交接的重视性。

1.3 管理人员自身因素

档案信息管理人员大多是非科班的管理人员担任管理职务或者是兼职，对档案信息管理工作缺乏专业性的培训。缺乏相应的管理经验，在档案信息管理时，缺乏热情且投入力度不够，造成档案信息管理工作有诸多问题。特别是收集工作和归档工作缺乏有序性。

1.4 档案宣传普化不到位

档案信息管理不足的关键点在于对档案的宣传不到位，其原因有以下两个方面，一是管理人员缺乏档案宣传意识，只是简单的应付工作任务，没有系统了解档案，做好宣传普化的计划和实施。二是档案宣传形式单一，档案知识、档案的实用性没有得到最大程度，最广范围的宣传，群众缺少对档案的认识。

2 解决措施

要改变档案信息管理的现状，需要从档案人事管理的规范性着手，做到物尽人用尽最大能力提升档案信息的管理规范性。下面将对档案信息管理改进的具体措施进行研究分析。

2.1 严格档案交接工作

重视档案信息交接工作的完善性。档案工作交接不是简单的工作衔接，更多交接的是一份责任，档案管理人员应该严格按照交接流程交接工作。应该做到以下几个方面：（1）对档案信息进行一次规范性的整理清理。（2）对档案的外借现象及时应该及时进行档案的清收工作，在档案外借的手续中还需要做好档案外借的借据手续整理。（3）整个档案信息进行分类存放。（4）确保档案工作的程序化和规范化。

2.2 提升档案信息管理工作效率

提升档案信息的管理效率，要从硬件软件两个方面着手。硬件设施从细处着手，库房、空调、除湿机、密集架、电脑必须设备要配齐配好。软件从知识上着手，培养、提高管理人员自身职业能力，如学习日常办公软件，建立数字化信息化的档案信息管理系统，以此便利档案管理工作，實现档案信息管理的高效性。最终实现档案信息管理的全、齐、真。

2.3 档案管理制度的建立

（1）保证整个档案管理制度的规范性科学性和合理性，使档案管理制度适应单位整体运营体制。（2）保证规章制度的简洁性和清晰性，更好的为档案信息管理服务。（3）制度约束力的可行性，严格执行档案工作管理制度，使其具有制约性。（4）处理工作的严肃性，处理工作问题按照制度章程严格操作。

2.4 档案管理操作的规范性

档案管理人员需要对工作细节严谨处理，如档案信息的归类，收集、数据记录等。还要做到手勤、脚勤、脑勤等，为档案信息管理提供强有力的信息依托。

2.5 加大宣传并增强群众对档案的认识

针对档案重要性的宣传方式可以根据以下几点进行宣传，并提升人民群众对档案重要性的认识，（1）开展档案宣传推广、普化、教育活动，建立档案信息咨询服务工作，提升群众对档案信息的认识度。（2）改变以往单一的宣传形式，可以借助现代多媒体技术提升档案重要性宣传的趣味性，增强宣传效果，通过短视频或者档案故事进行宣传，管理人员合理运用现代多媒体技术以实现档案管理的智能化效果，让更多的人认识到档案的重要性。

3 总结

通过上述的简要分析，可以看出档案信息管理工作中存在很多不足，想要改变档案信息管理的现状需从全方面的角度着手，望此研究分析对我国档案信息管理有着一定帮助。

参考文献

[1]赵冬.更新档案管理理念实现档案管理科学化[J].中外企业家，2018，（20）：113.

[2]王晓尉.更新医院档案管理理念实现档案管理科学化与规范化[J].世界最新医学信息文摘，2018，18（13）：170+178.