“互联网+”视阈下事业单位档案管理工作研究

摘 要：在互联网时代下，事业单位档案管理工作开始向无纸化方向发展。为了积累更多的实践经验，顺应时代的发展规律，档案管理工作在“互联网+”的道路上也要进行相应的创新。

关键词：互联网+;信息化;事业单位;档案管理

引言

“互联网+”逐渐开始应用到社会的各个领域，并且取得了非常显著的应用效果。尤其是在事业单位档案管理中，这本身就是一项复杂且系统的工作，随着信息化进程的不断加快，如何对单位中电子文件进行高效的管理，成为档案管理人员需要着重考虑的主要问题。因此，相关人员应该充分利用信息化的技术手段，加强事业单位档案管理的数字化建设，做好相应的安全防范工作，进而推动档案管理工作的顺利进行。

一、“互联网+”背景下事业单位档案管理存在的主要问题

（一）相关部门不重视，“互联网+意识不高

受限于信息渗透程度较低的影响，对于档案的管理工作难以及时更新，导致事业单位在进行档案管理工作时不能及时将信息整合，信息不能及时录入，部分信息缺失及记录不完善。相关部门对档案管理的不重视，投入的人力、物力不能够满足信息化所需要的基本条件，档案管理人员相关领导监督力度不够，不能形成严谨科学的考查制度，不能保障档案管理工作高质量、高效率的进行。

（二）管理人员应用互联网技术水平较低，安全意识差

从事事业单位档案管理工作的人员专业素质普遍偏低，只能做一些基础的统计记录工作，对数据进行精密处理时往往难以应付。在我国当前的从业人员中，档案管理工作人员往往是一人身兼多职，无法保障档案管理工作的质量与水平。随著科学技术的不断发展，从业人员因专业素质较低的原因，保持处理问题一贯性的方式方法，工作效率明显下降，不能够及时的完成新的工作任务，导致国家机关处理事情进展缓慢，同时也带来了很大的安全管理问题

（三）各类档案分散现象常见档案管理工作难以统一进行

受限于档案分类的影响，事业单位的档案管理工作难以在大数据背景下统一管理。由于各地方的信息化水平不同，对于档案数据的管理工作进程也不尽相同。相对于事业单位而言，不同地方的档案管理进展不同，在实际的跨地区应用时难以对数据进行更好的处理，导致各种问题的发生，从而阻碍档案管理工作的统一进行。

二、“互联网+”时代下事业单位档案管理创新

（一）运用信息技术推动事业单位档案管理的数字化建设

在信息化时代，要想对档案管理工作有所创新，就应该充分利用信息化技术，提高信息系统的管理水平，确保档案系统中各个环节都能够达到相应的标准，进而发挥出它应有的作用。事业单位的管理者要高度注重“互联网”+”模式的应用，加强计算机和网络技术的应用与管理工作，积极学习与借鉴国外一些优秀的管理经验，这样就可以加强档案管理的数字化，增强信息的保密工作。例如，某事业单位充分利用“互联网”+”的优势，完善电子档案库的建设工作，首先是邀请市档案局的专业人员在现场进行专业化的指导，研究出一个正确的整档方案。按照档案信息化工作的保密规定，从这些单位中筛选出一个最优企业。通过签订档案加工服务合同，购买档案扫描和数据挂接等专业技术，对纸质的档案进行数字化处理。通过这样的方式，不仅优化了档案整理的效率，还创新了管理的方式。自2018年1月开始，还设置了记录表，在事业单位网上登记管理过程中将全部资料形成一个专业化的电子档案，将历史和即时档案连接在一起，为“互联网”+”的形成奠定了一个坚实的基础。此外，还创新了监管和服务等方面的内容，通过线上+线下的一体化方式，依托事业单位网上登记管理系统，提供一个“一站式”的服务系统。

（二）加强信息安全泄露等问题的监测管理

在“互联网+”时代下，做好档案的安全防范工作是非常重要的，事业单位应该将档案的保密工作看作是一项非常重要的工作。尤其是在档案存放的时候，要对门窗进行加固，并且派专人看管，禁止无关的人员进入。还要加强档案管理人员的保密意识，充分意识到档案管理工作的重要性，让大家认识到如果泄露了档案，会带来非常严重的后果。所以，应该做好相应的安全防范工作，确保档案管理工作的顺利进行。为了确保档案管理工作的安全性，事业单位还可以根据自身的发展情况，制定出一系列详细的管理制度，加强对信息资料的审查，禁止在计算机上浏览一些不正常的网页。

在“互联网+”时代下，要加强对事业单位档案网络的安全防范工作，可以从以下几个方面着手。首先是访问控制，这是网络安全方案和保护的主要措施，它的核心任务就是保证网络资源不会被非法使用和访问。它能限制非法用户登录到服务器并且获取网络资源，以及控制特许用户入网的时间等。其次则是防火墙技术，这是一种控制防范技术，在某个机构网络和其他系统网络之间设置障碍。这道障碍可以控制进和出两个方向的通信，所以事业单位的档案管理工作就可以根据实际的安全策略，通过防火墙制定一些符合实际情况的网络安全规定，对于那些不符合要求的信息要剔除掉。最后是病毒防护措施，病毒作为一款软件程序，主要是干扰计算机操作和记录，对信息化的档案管理也会造成一定的影响。因此，可以在服务器和互联网管理中安装防毒软件，制定一套比较完善的防毒策略。

（三）构建一个完善的信息数据库，提高资源利用效率

构建一个完善的信息数据库，提高信息资源的利用效率事业单位的档案管理部门应该加强对“互联网”+”的了解，真正地将互联网与档案管理融合在一起，构建一个更为完善的档案信息管理平台。不断加强软硬件建设、整合各类信息资源，进而构建一个比较完善的组织架构。在事业单位档案管理的创新中，可以建设数据库，并随着时代的发展与变化也需要对数据库进行相应地更新，尽量在档案管理中实现信息化。同时，也要秉承因地制宜的基本原则，将一些纸质的资料录入到计算机中，管理人员也要对其进行合理化的分类。然后设置相应的服务窗口，方便相关人员查阅。例如，在医院等事业单位中，就通过“互联网”+”医疗健康”的方式，依托电子政务外网，促进国家全民健康信息平台同政务信息资源的相互结合。构建全新的资源库，同时也完善了电子健康档案、病理数据库等，让区域和行业之间的数据可以实现互通。通过这样的方式，不仅提高了医院数据库的有效性，也解决了档案数据信息挖掘中存在的一些问题，进一步实现了数据信息的储存工作。总之，“互联网”+”背景下，事业单位档案管理创新工作实际上是社会发展的必然趋势，从整体的角度来看，互联网不仅会给档案管理工作注入更多全新的机会，同时也会给这项工作提供一些新的思路。基于现阶段档案管理中存在的一些问题，相关人员应该充分利用互联网的优势，从多角度出发改进档案管理的工作，完善档案管理网络，提高资源的共享率，为事业单位发展提供保障。

参考文献

[1]夏静.事业单位档案数字化建设的路径选择分析[J].才智，2019（22）：223.

作者简介：

王建华，1963年生，女，汉族，籍贯：辽宁省沈阳，本科学历，从事档案工作。