“后疫情时代”高校财务报销模式前瞻性研究

■李姿曼

（浙江大学计划财务处）

1 引 言

2020年初，因疫情防控需要，“无接触式”服务在全国范围内流行起来。而传统的高校财务报销模式却因客观条件限制，难以完全实现不见面、不接触。与此同时，全国积极倡导“最多跑一次”进校园，传统财务报销模式正受到多重冲击。随着“后疫情时代”的到来，我们需要反思如何在现行基础上改革完善，构建更科学、更高效、更人性化的财务报销新模式。

2 传统财务报销模式的局限性

传统财务报销模式依托纸质发票（电子发票一般也需要打印后报销），随附费用清单、合同、付款记录、发票查验结果等材料，经主管单位审批后，递交至财务部门报销。其局限性如下：

2.1 纸质媒介本身具有明显缺陷

一是纸质发票和附件材料获取途径相对单一，一旦遗失，难以追回或替代。如火车票、传统纸质发票等。二是以纸质材料为基础的传递方式不够便捷，必须依托本人、代理人或快递送达，与“最多跑一次”精神相悖。在报销材料不齐全时，矛盾尤其突出。

2.2 现行审批方式影响报销周期

一般情况下，报销材料整理后，需经项目负责人签字、所在单位（学院或部门）加盖公章；特殊项目还需校级科研部门审核签章。当前很多高校存在多校区办学的情形，层层审批有时需要两至三个工作日方能完成，拉长了报销周期，拖延报销时效，对科研工作造成了一定影响。

2.3 部门联动、数据共享环节薄弱

高校财务、科研、人事、学生管理等大多“各自为战”，缺乏系统性整合。涉及跨部门办理的事项，往往需要耗费更多人力、精力，沟通成本较高；各类系统彼此孤立，数据难以直接调用，形成信息孤岛，极大影响了工作效能。

2.4 业务同质化严重，人工依赖性强

材料费和差旅费报销往往占据一半以上的报销工作量，但业务内容和报销流程大同小异，同质化现象明显，财务工作重复性强，逐单处理的方式效率较低。此外，高校各类经费资助额度与日俱增，报销业务量有增无减，如遇项目验收节点，只能通过加派人手或加班方式解决，加剧了人员压力。

2.5 对会计档案管理要求高

按照《会计档案管理办法》，会计凭证等需要保管三十年，准备足够的档案存储空间成为高校需要解决的重要问题；受时间、天气影响，会计档案老化、发潮、损毁风险变高；因审计验收等原因查询档案时，需要专程至档案室找出凭证、拍照留证，程序复杂。

3 “后疫情时代”财务报销模式的构建

为提高财务报销效率，实现“无接触式”服务，达到“最多跑一次”的目的，传统财务报销模式亟需突破束缚，从材料、流程、管理方式等多方面转型升级。

3.1 高校财务报销新模式的构建

新模式应本着智能化、高效化的原则，既考虑到财务部门的业务流程，又兼顾到师生用户端的实际情况，从报销预约到支付反馈，全过程网上办、掌上办。重构的财务报销模式如图1所示。

图1 高校财务报销新模式

3.1.1 预约审批环节

分散业务通过调用电子发票，财务报销系统中自动填入相应金额，生成预约报销单序号。该阶段，师生可以上传辅助材料（如会议费报销中的会议通知、参会人员名单等）作为电子附件。相关材料准备齐全后，报销单推送至项目负责人审签；必要时，根据业务类型推送至相关部门二次审核。审批环节结束后，报销单流转至财务部门。

批量业务事先通过项目负责人线上同意后再提交订单，平台供应商完成货物或服务，事后由平台统一生成批量结算单，经学校归口管理部门统一签字、盖章后，与发票一并推送至财务部门。

3.1.2 财务报销环节

对于分散业务，财务人员接收预约报销单后，根据师生上传的材料，在线审核业务相关性、合理性、材料完整性等，检查修改入账科目，核对支付信息等，完成入账与付款。

对于通过集中采购平台推送的业务，财务人员根据平台生成的结算单批量结算，核对入账经费、发票总额、支付信息后，直接对公付款。

3.1.3 结果反馈环节

由于全程采用电子流转方式，预约单物流、项目明细账、会计凭证、对公支付结果等均以电子化形式实时反馈。

新模式与传统模式的对比如表1所示。

表1 高校财务报销模式对比

3.2 高校财务报销新模式的特点

我们预期的高校财务报销新模式充分利用了信息技术优势，突出表现在以下三方面。

3.2.1 报销材料无纸化

在5G技术日趋成熟的大数据时代，推动报销材料无纸化、电子化势在必行。脱离了传统的纸质媒介，报销单投递可以不受工作时间、特定地点限制；电子化存档方式也可使档案查询更便利，有效防止会计凭证损毁、丢失，也可减轻档案管理人员的工作压力。

3.2.2 审批流转线上化

在不减少审批环节的情况下，可以将审批方式由线下改为线上，由项目负责人在线签字、所在单位线上审核后加盖电子章；需经主管单位复审的，线上流转至相关人员即可。如此，既可以节省找人签字盖章的时间，又能保证各个环节留痕处理，强化相关人员责任。

3.2.3 业务办理批量化

将财务人员从机械重复的劳动中释放出来，以“电脑”替代“人脑”，是财务工作的大势所趋。对于金额小、数量多的材料费和差旅费，可以搭建全校统一的材料采购平台和差旅平台，由师生在前端发起需求申请，供方根据订单提供产品或服务，并在后台生成结算单，定期与财务部门批量结算。这种分散采购、集中结算的模式无疑大大提高了工作效率，同时解决财务人员缺口问题。

4 打造“后疫情时代”财务报销模式的举措建议

为全力打造“新型”财务报销模式，需要政府、高校、社会等多方面通力协作。具体来说，不妨从以下四方面逐步推进。

首先，全面推行电子票据，解决纸质发票流通性差的瓶颈，完善电子发票报销管理。一方面，由政府牵头，大力推广电子发票，力争在国内全面实施电子化票据；另一方面，深入开展相关技术研发工作，防止电子发票多次调用、重复报销，填补现行电子发票报销漏洞，进一步完善高校内控。

其次，继续深化科研领域“放管服”改革，减少审批层级，优化报销流程。科研项目经费应当秉持“谁使用，谁负责”的原则，进一步强化项目负责人监管职责，适当减少校内主管单位审批程序，在政策允许范围内精简财务报销流程。个别情况下，确需经上一级单位审核的，应通过线上流程操作。

再次，加大信息化建设投入力度，有序推进“智慧财务”，实现数据共享。拓展财务工作思路，对批量业务进行智能化处理；充分利用校内外大数据，将发票及查验结果、货物或服务合同、付款记录、近期同类业务发生频率等信息予以关联，通过综合分析，辅助判别业务真实性、合理性；增加技术研发与硬件保障力度，确保系统存储的电子凭证及附件材料的安全性等。

最后，加强部门协同合作，真正达到“最多跑一次”。通过与科研管理部门协同，实现“项目立项—经费到款—预算设置—分成入账—报销结算—结题验收” 全流程对接；通过与出国境管理部门协同，实现“出国申请—校院审批—回国报到—费用报销”一条龙式服务；通过与设备部门协同，直接关联固定资产增置、折旧、报废相关信息等等。只有把校级管理部门作为整体统筹考虑，才能减少材料重复传递、人工传递的问题，尽可能做到让师生少跑路、零跑路。

随着人工智能的深入发展，财务智能化时代正在到来。我们应当牢牢把握机遇，不断优化财务服务，切实为科研工作者解除“后顾之忧”。