信息时代档案工作者角色提升策略研究

朱津桥

摘要：随着信息化深入发展，企业电子文件大量产生，电子文件归档、电子档案管理、网络利用等档案信息化技术及管理方法的变化，促使档案管理人员的职业特征不断进行改变。档案人员在新的环境下要建立新理念，适应新体制，学习新知识，提升新角色的塑造能力，与新型伙伴一道，利用好重要的档案资源，做好档案资源服务建设工作。

关键词：信息时代 档案人员 角色提升 策略

概述：信息时代给公司档案管理部门带来了挑战，但同时也给我们带来了机遇，在现代信息每日每时大量涌现并迅速更新的背景下，档案管理人员如果能够去除自身固有角色的认知，更宽更长延伸档案工作范围，主动关联信息服务，进而吸引公司高层管理人员关注档案管理工作，将更多的资源投入到公司档案信息化建设中来，那么档案事业定能芝麻开花节节高。

一、走出舒适圈，建立新型合作模式

社会大环境在变化，谁也不可逆转。档案工作是缩微在原有熟悉的模式里，还是以积极的心态，主动寻找、探索新路径，档案工作领域的专家、学者、工作人员从未停止过研究、探讨，不约而同，得出结论——必须投身改革，冲出自身的舒适圈，建立新型的联动圈。究其影响原因是复杂的，总结起来，主要有以下两方面：

（一）档案管理现代化环境及软、硬件开发，迫使必须与信息技术部门联合

从档案管理现代化的初始发展到现在，无论是从国内还是从国外研究来看，无一例外都是借助外部力量实现的。纸质档案数字化、档案管理系统的开发与选用、档案现代化环境的建设，需要具有微电子、电子计算机、软件、网络等多种技术的工作人员共同参与、集中智慧，原有档案管理人员的专业力量目前难以覆盖。

如现在市场上有关档案管理系统的应用软件，都是档案管理部门根据自身档案工作的需要，直接购买专业软件开发公司的成型产品或委托专业软件开发公司量身定制的。

档案管理信息化已经融入社会信息化进程，并且逐渐发展成为一个趋势，档案管理信息化领域正在催生一个从未有过的巨大市场。现今档案管理系统设备、技术既有通用的，也有不通用的。不通用的需要結合自身行业、原有管理、未来发展规划等特点进行有针对性的设计，故许多具有软件、硬件技术专业人才及拥有软硬件设备的科技型公司开始关注或瞄准这个新兴市场，希望在档案管理信息化领域中确立自己的位置、建立自己的发展目标、树立自己的行业口碑。档案管理部门及档案工作人员在此态势下，更要认清形势，在建立档案学习型团队的同时，一定要加强与信息化管理部门的结合，形成联动机制，扩大以往的合作伙伴范围，加深彼此之间的关系。

（二）电子文件的生命周期，迫使档案工作人员必须提前介入

越来越多电子文件的产生与管理，使得档案主责部门与文件编制、处理部门产生了更为紧密的联系，这从根本上打破了原有体制的束缚。

电子文件作为一种独立的档案门类和载体，应用日趋广泛，著录的内容、形式、技术也发生着革命性的变化，现已涵盖文件整个形成、运转、积累、组织、储存过程。这无疑迫使档案管理部门和档案管理人员重新审视自己，改变传统工作环境中坐等档案上门的现象，由被动变主动。积极协调文件编制及办理部门，使文件控制进入更高层次。

档案工作者应在电子文件的整个生命周期，指导、监督公司文件的责任者及管理者、制定法律、法规和行业准则的管理者、公司制度的建立者、资源分配的管理者等。故而需要我们，必须建立新的合作伙伴，即在原有传统伙伴的基础上，将关系扩展到所有与文件和归档工作相关的人员，并且不断巩固和加深这种关系。档案管理部门独家经营、档案管理人员独善其身，已不能适应当今信息化时代的需要，档案工作必须从实体控制，向智能控制迈进。为此，与拥有前沿技术、管理方面的新朋友合作，才能顺利完成新的社会发展阶段档案工作目标。具体描述如下：

1、需要法律专家、安全管理专家的力量。

我国档案工作法律规范主要由两部分构成：一部分是专门的档案立法，即《中华人民共和国档案法》；一部分是在其他法律中的有关档案和档案工作的规定。然而与信息相关的立法，特别是信息时代的产物——电子文件和电子档案管理方面的立法严重滞后于信息技术的发展，我国也不例外。目前有关电子文件与电子档案管理方面的立法，还存在争议，需要法律及安全管理专家介入、指导、研究，才可能妥善处理问题。

2、需要信息技术人员的力量。

档案工作者受限于信息技术这一瓶颈，需借助外脑——信息技术人员，更好地完成电子文件归档、电子档案管理系统建设、数字档案馆（室）建设等工作。只有这样，才可能改变大量电子文件长期不归档的现象，使公司、政府重要的档案资源得以保存；国家大力发展电子商务、大数据行动计划才可能实现；国家大力推进的企业信息化发展、适应电子技术的可信交易，才可能创造良好环境。

二、角色提升，重塑形象

信息时代已经来临，每个人、每种行业身处这样的时代，都应有所思考，未来我的路在哪里？如果档案工作者将这样的时代当作一个提高自我、重塑自我的契机，那么此时就会紧紧抓住这个绝妙的时机，提升自我价值和定位。在档案管理信息化实施过程中，有意识转变思维，主动出击，不断更新旧有职业观念，树立新的职业理念，警惕、觉察变化带来的畏惧心理，以高度的责任感和进取心，延续档案事业的发展和自身职业的未来。

档案工作人员如何塑造信息时代的档案工作者的新形象，完成新角色的转变呢？总结如下几点：

（一）利用档案专业，确保充当主角

在技术运用方面，档案工作人员要充分利用和深挖档案专业优势，在这场联动机制中才能拥有充分的话语权。纸质及电子文件的性质、具有档案保存价值文件的性质、归档的意义、用途、保管文件的方法，以及如何同信息管理、法律、安全管理等学科和相关行业精英合作，都是需要档案工作人员应知应会的。相信我们的档案工作人员在与其他伙伴的合作过程中，能够把文件与档案管理的要求灌输进软件、程序编制、计算机演变等各方面，以达到对电子文件、电子档案全过程控制，实现档案工作新突破，从而确立档案工作人员在电子文件管理方面的引领地位。

（二）着眼信息服务，实现保值增值

档案管理部门要立足于公司长远发展，提供更为广泛且便利的档案信息服务，同时做好信息资源的再开发、再转化。借助技术平台，通过重组信息，向利用者提供个性化的服务。这些智能控制状态下的档案文件信息，既能与条目信息一样，随时根据用户的需求，变换组合方式并提供快速查询；又能直接、准确提供利用原文，不需另外从储存文件实体的库房中提取。只有这样，档案工作人员才能在新的环境下重获新生，不断增加自身附加值，促使自己保值增值。这也正是档案工作人员在信息时代工作、地位得到保证的根基和核心，是档案工作人员对社会及子孙后代作出的宝贵贡献。如若不能，软件包很可能成为档案工作人员的取代者，因为它能更高效地处理事实、数据等信息。

（三）扩充知识技能，应对时代需要

档案工作人员应随时关注新动态、新知识，提升新技能，内容如下：

1.有关档案方面的法律法规、档案安全管理、文书档案、会计档案、公司档案管理、人事档案管理等专项档案，通过线上、线下搜集档案学的国内外最新动态。

2.计算机自然科学及应用基础知识、办公自动化、辅助设计、设备维护、标准化等知识。

3.为参与对外交流和合作，学习英语等世界通用语言，提升语言表达能力。

参考文献：

[1]杨庆军.企业档案信息化管理 中外企业家2014（3Z）

[2]刘国能.奠基、搭桥、构筑框架 完善、发展、迎接挑战 档案学通讯 1998（6）

[3]王良诚.英国公共档案馆的电子文件管理工作 中国档案1998（1）

[4]冯惠玲.电子文件时代新思维 档案学通讯 1998（6）