加强事业单位档案管理信息化的几点方法

秦紫英

摘 要：在改革开放的新环境里，经济水平得到提升，各项资源持续发展壮大，共同推动科技不断走向新台阶。尽管目前加快了社会人员流动速度，然而却增加了事业单位档案管理压力，针对信息化方面的要求越来越多。当前事业单位在档案资料管理工作量上持续增加，所以在管理日常事务和员工档案资料方面越发繁琐。为了增强单位档案管理信息化水平，首要任务是优化档案管理机制，创新管理方法，为档案管理效率提供保障。

关键词：事业单位;档案管理;信息化

1 档案管理信息化影响

追溯到很久以前，档案管理形式通常选为纸质材料，长时间下去，纸质材料在存储期间极易被损坏，究其根本是受自然条件的限制，亦或是员工在保存或传送环节不小心损坏。档案对任何单位而言都是非常重要的，不但涉及所有员工的个人资料，还包括单位加入的一些社会活动，与单位后期发展有着直接联系。所以，档案若是被毁坏，数据和资料信息就会缺失，单位所面临的经济损失与社会负面影响会较为严重。基于信息化视域下的档案管理，一方面能够再次复制档案资料，以免遭遇自然环境和人为条件的损坏。

对于传统档案管理而言，首先区分档案类型进而加强整理，紧接着在检索过程中，需按照类别才能调取档案数据，因此所消耗的时间非常多，人力资源成本严重浪费。在对资料进行检索时，所面临的问题非常多，最明显的就是档案不完善，另外在调取资料时，对整理好的档案资料造成影响，打乱最初的顺序，增加了后期归类难度。基于此，倘若将信息化方式渗透至档案管理中，利用电脑检索形式，找出所需资源，提升检索精准性，同时还能节省时间[1]。

2 事业单位档案管理信息化问题

2.1 改革机制问题

目前部分事业单位依旧遵循传统档案信息化管理要求及问题，统一调整和安排档案管理系统，随后从其他路径入手改良和完善事业单位管理内容，最终研究出一种新型档案管理模式。但是对于档案管理机制而言，其漏洞还是非常多的，尽管档案机制已开始创新，然而效果却不明显[2]。基于信息化背景下，事业单位非常重视信息资源，特别是档案管理，而电子信息是部门管理的核心对象，尽管管理活動灵敏性强，但其改革机制落后问题还是非常明显的，很多工作人员没有经过专业培训，导致管理工作效率不高。

2.2 技术欠缺

对于事业单位档案管理而言，科学应用信息化技术是提高档案管理工作质量的前提基础。然而面对事业单位内部档案管理现状来讲，在使用信息化技术方法上依旧存在问题，在检阅比较重要的档案资料时没有使用信息化手段，而是惯性的使用纸质材料加以保存，这样不但存储时间短，还不利于后期查找。对此，为了突出档案完好性，事业单位应将信息化技术手段融入其中。

2.3 建设细节不合理

信息化建设落后是事业单位档案管理的突出问题之一，不够统一。基于事业单位档案管理信息化建设环境下，相关软件没有做到妥善安排，编制、持续性非常弱，一些信息资源无法进行共享。总的来讲，管理软件是不能协助档案管理来查阅资料和文件的，加之档案管理内容杂乱，增加了信息化建设难度。

3 加强事业单位档案管理信息化的几点方法

3.1 明确建设目标

加强事业单位档案管理信息化方法之一是明确建设目标，为其提供精准的推行计划，表明管理目标和内容，充分展现档案管理效率，为其长足建设和发展奠定坚实基础。所以，在经过详细且全面的对事业单位发展趋势和情形展开讨论后，认为其应熟悉和掌握信息化发展要求并进行严谨筹备，在明确档案管理技术的同时进一步优化内容，加快档案管理信息化建设速度。另一方面，针对档案设计来说，部门之间要积极配合，彰显工作的实用性和活跃性，扩大管理规模，加大信息化建设力度。对此在开展此项工作之前，需提前布置好，将更多信息资源渗透其中。

3.2 调整网站系统

自从在事业单位档案管理中融入信息化内容，从根本上提高了管理工作效率，赢得了大家的认可。随着新时代的到来，相关责任人需全面分析信息站点的资源，结合档案管理信息化服务要求，做好网站盘查、检阅和资源共享等性能。在推动档案管理信息化建设同时，优化相关管理体系，提高管理水平，保障后期工作的顺利实施。在建设信息化的过程中，需联结档案管理体系和事业单位系统，以一体化管理为基础，更好的实现资源共享目标，提高企业收益。

3.3 定期组织人员培训

事业单位应定期组织员工培训，提高员工专业技术和业务水平，更好的结合档案管理信息化技术和传统档案管理内容。针对单位使用纸质资料进行管理的情况，需加以劝解和完善，引入创新型技术，推动事业单位档案信息化发展。为了确保档案管理人员的综合素质，事业单位需举办技术讲座，使员工熟练驾驭信息技术，更好的为企业服务。

3.4 突出档案工作信息化管理水平

在新的发展环境下，事业单位对加强档案管理信息化水平有着严格要求，针对单调的档案管理设施予以替换，更改的是新型信息化管理方法，不仅可以尽快搜寻和存储档案数据，实现档案管理目标，减少员工工作量，合理调整资源并充分使用。针对电子档案环节要定期清理存在的问题，降低被盗取的几率。

3.5 改变档案管理传统观念

构建新颖的、与现代社会发展相契合的档案管理机制，从而完成事业单位档案管理信息化构建的工作任务。总的来讲，基于信息化建设环节，首要任务是改变档案管理传统观念，融入信息化思想，增设档案管理制度，从实际入手，结合管理现状加强责任体系，突出信息化管理的严谨性。另一方面，在改变理念的基础上，依照法律条例，加大监管审批力度，加强事业单位档案管理工作效率。

4 结语

综上，在各个领域都能看到信息化的影子，其建设逐渐成为时代的潮流。将信息化应用到事业单位档案管理中去，从而推动其发展，实现信息化、数字化目标。为此，工作人员需了解信息化知识，优化相关制度和档案管理手段，促进事业单位可持续发展。

参考文献：

[1]云庭.事业单位人事档案管理标准化、信息化的实践思考[J].智库时代，2019（2）：61-63.

[2]高娟.事业单位档案管理信息化建设中的问题与解决路径分析[J].劳动保障世界，2018（2）：56.