基于PDM系统的标准化审查数据分析及应用

包勇 周佳膑 谭瑶

（1上海航天电子技术研究所，上海，201109；2上海航天技术研究院，上海，201109）

标准化审查作为企业标准化工作的一项重要内容，对于提高生产质量和产品数据的有效性有着重要影响。企业的标准化审查首先要做的是设计文件的标准化审查，以此来将错误消灭在产品制造之前，为技术文件的正确性、完整性和统一性提供重要基础。因此，深入剖析信息化条件下技术文件标准化审查的不足，有针对性地采取解决措施，对提高标准化审查质量和产品的可靠性有着重要的现实意义[1]。

随着电子信息技术的不断发展，企业的标准化管理正在逐步由文件标准化向数字化、信息化标准化转型，各类技术文件通过PDM（产品数据管理系统）系统进行电子归档。

我单位使用PDM系统进行技术文件审签归档多年，有着丰富的电子技术文件管理及PDM系统维护经验。该系统已经存储了一系列可供标准化统计分析的数据，为了将这些丰富的数据资源利用起来，我单位从两年前开始着手研究这些数据的利用。开展了 “提高基于PDM系统的技术文件标准化审查效率QC小组活动” “PDM系统标审主要问题分析”和 “设计、研试文件会签情况分析”等统计分析工作。在工作中发现，随着在PDM系统归档的技术文件日益增加，系统中持续积累了各类技术文件的文档，还有一系列的审签流程、审签意见、审签数据等。如何合理、高效地分析、利用这些数据？本文就此展开研究及探索。

1 标准化审查数据应用分析方法

1.1 确定分析对象

明确标准化审查数据的分析要解决什么问题，所选的分析对象应该符合数据分析的目的，例如标审一次通过率、数据填写准确性等。所选分析对象必须是可以量化、便于统计、易于分析的。

选择分析对象要和统计学理论、统计学思维方式结合在一起，同时打破传统统计分析对样本的依赖，使得统计学工具能够对所有的数据进行统计分析，让研究数据能够发挥出更高的研究价值和应用价值[2]。

1.2 研究支撑数据

现有PDM系统存储了一系列的可用于统计分析的参数数据，例如文件代号、文件名称、产品代号、型号代号、创建者、创建时间等。除了以上数据之外，系统后台还有非常多的字段参数可以进行补充。在PDM系统的海量数据中，找出正确、合理的数据至关重要，对于支撑整个统计分析过程也非常必要。

同时，要求对大量数据进行归类、统计和归纳总结，将具有价值的信息提炼出来。需通过更为有效的信息化渠道开展数据收集，而数据的积累和数据处理过程的细化也是至关重要的。标准化审查数据具有较高的准确性，随着时间的推移积累的数据会越来越多，这样有价值的数据能够得到增值，具有高度关联的数据结合在一起，便于发现问题和解决问题。

在完成支撑数据研究后，需要根据数据形式形成明细清单，可包括数据类型、内容范围以及时间期限等。而为了能够更好地完成分析工作，推荐使用Excel工具，大量的工作可通过函数计算完成，大幅提高工作效率。

1.3 收集统计数据

有别于传统的数据收集方式，借由信息化手段来完成统计数据的收集。传统数据获得方式通过核对签署完整性、检查标准化率等方式来完成，但是这种方式获得的数据不但价值低，获取效率也不高，一位标准化师核对一天，也只能核对百份文件。

现在通过信息技术人员介入，按照明细清单从PDM系统导出满足分析要求的数据，部分数据可以从用户界面直接导出，但绝大部分有价值的数据要从系统后台抽取。需要信息技术人员编写程序语句，满足数据要求，保证数据的完整性、可利用性。

从多次统计分析经验得出，在开发或定制PDM系统时，直接将相关数据收集模块嵌入PDM系统，可大大提高收集统计数据的效率。

1.4 整理分析数据

统计数据的整理主要分为3个步骤：审核统计资料、对资料进行分组、汇总和编制统计表格或数据图形。

对数据分析和处理需要按照一定的规定和流程，从不同维度进行分析，同时将数据量化，应选好分析角度，覆盖面尽量全面，必要时，应选择3个～4个分析面，这样，才能使分析数据更有参考价值。

同时，应从统计周期、主要问题、设计部门等多个维度对数据进行分析，并给出解决问题的措施，使整个分析结果能够在全单位范围内应用，提高分析数据可应用性。

1.5 利用数据结果

合理利用QC活动、研究报告等形式，将分析结果形成文本，固化分析经验，通过企业内网、OA、邮件等多渠道将统计数据、分析结果予以公布，提供给各相关部门参考使用。

按照数据分析的结论，有针对性地开展各种标准化专项培训，包括：数据填写规范培训、标审主要问题解决指导等。同时，为固化研究成果，可编制发布系列企业标准、质量文件和规章制度等，形成长效管理机制。

2 数据分析实施主要案例及效果

2.1 提高标审效率

根据标准化审查数据应用分析方法，组织开展了 “提高基于PDM系统的技术文件标准化审查效率”QC活动。利用信息化技术手段，将某年度上半年文件归档流程的所有节点 （包含打回及通过）从数据库中导出，共计50051条记录。对该50051条记录进行筛选，筛选出作打回处理的所有节点名称进行统计，统计结果见表1。

表1 被打回节点情况统计表

从表1可以看到，被 “标审”节点打回在所有流程的占比是最高的。

利用PDM系统后台数据对各流程进行了统计、分析，共产生流程及标审 （含归档审查）次数见表2，所统计的流程涉及设计文件、研试文件和软件文档等。经统计，所有4671项流程中，标审后没发现任何需要修改的问题，可直接一次性通过的概率仅为53.35%。

分析后，得出流程设置问题、标审意见不清晰、缺少归档经验、文件属性填写不规范等要因。通过对这些要因开展有针对性的活动，包括优化PDM归档流程、制定标准化审查细则、加强标准培训宣贯等措施。经过开展一系列整改后，对该年下半年被打回节点情况进行了重新统计，具体情况见表2。

表2 对策实施前后分析表

从表2可看出，虽然被标审节点打回的所占比增加，但也能说明在对策实施后，被校对、审核和工艺等节点打回的概率也明显减小，而标审后无需打回重新修改的一次性通过率由53.35%提升至81.23%，效果较为显著。

通过对标审主要问题的统计分析，对设计文件标准化审查的常见问题进行分类，形成了 “标准化审查五十条”，见表3。

表3 “标准化审查五十条”

表3（续）

2.2 提高技术文件会签完整性

本单位于2019年4月底开展了设计、研试文件会签要求执行情况复查分析工作，利用PDM系统中会签数据，对设计、研试文件会签情况进行了统计分析。以研试文件为例，主要缺少产品保证师、质量师、主任 （副主任）设计师、工艺保证师、软件保证师、原材料保证师、元器件保证师等会签，其中缺少产保及质量会签的占比高达28%及21%，如图1所示。

针对上述情况，单位组织开展设计、研试文件会签要求执行情况复查整改工作，对缺少会签的各文件进行补签，提高各技术人员对于会签工作的重视，以此方式对技术文件会签要求进行再宣贯。自完成复查整改工作以来，技术文件的会签完整性大幅度提高。

图1 研试文件会签缺省情况

3 结论

通过对基于PDM系统的标准化审查数据分析与应用方法的研究与实践，证明了通过对系统数据的整理分析、对分析数据的研究应用可以有效提高技术文件标准化审查工作效率及质量。

但是数据处理过程会随着数据的积累而不断增加难度，数据的不断积累也会影响数据的处理效率。信息化时代下，数据处理技术将会不断更新和发展，统计工具也会不断改进升级，所以应通过不断研究分析，选择更合适的数据处理技术及统计工具，分析出的数据信息将会更有实用价值，更有针对性的提高技术文件标准化审查效率。

标准化工作任重而道远，通过本次研究发现很多问题都是由于在工作中缺乏经验固化、文件支撑和理论研讨造成的，须根据实际需求对标准化信息的管理进一步研究探索，更好地发挥标准化的引领、支撑和保障作用，为促进企业转型发展做出积极的贡献。