新形势下如何做好档案移交与管理工作

摘 要：机构改革背景下，档案移交与管理工作面临着新的挑战。本课题以机构改革对档案以教育管理工作的新要求为出发点。探析了当前我国机关档案管理存在的问题，并从强化意识、加强利用、平衡发展的角度给机构改革中的档案工作提供对策，以供同仁参考。

关键词：机构改革;档案移交

机构改革涉及到多个部门的合并和重组，大量人事关系发生变动，这给我国政府机关的档案移交工作提出了新的要求。档案工作具有真实性、保密性的特点，具备参考、凭证等多元价值，它既是机构改革工作的重要一环，同时也有助于机构改革的顺利实施，保证机构改革流程的有序进行。对此，档案管理部门应坚决贯彻落实党中央机构改革的重要决策，加强思想认识、提高工作效率、创新工作方法，以合规、合法、合理的档案移交工作确保机构改革的顺利完成。

一、机构改革对档案移交工作的新要求

为保障机构改革进程中组织队伍、机构调整的有序规范，各单位的档案管理部门也应认真研究机构改革对档案移交的新要求，提高思想重视、规范档案移交流程。在档案处置范围与内容等方面。第一，在归档档案归属与流向方面，要在保障档案完整性和齐全性的基础上开展档案移交，同时还要注重档案后期的安全管理、查阅及利用，这也要求了在机构改革中，我们要严格保证档案移交流程的规范性，保证档案的完整性，同时注重档案服务与利用的开发;在处置范围与内容方面，包括文书档案、科技档案、专业档案、公务礼品档案、音像档案、实物档案、电子档案与数据。机构改革背景下档案移交的范围与内容几乎涵盖了现代檔案管理体制的下的大多数档案种类，这就要求我们要明确工作重点，善于借用档案信息化提高档案移交与管理的效率，保证档案种类和内容的丰富性。

二、当前档案移交存在的问题

1.档案移交流程不规范。档案本身具有真实性的特征，而档案的价值所在往往也体现在其真实性上。而在机构改革中，保证档案的真实性和完整性更是档案移交工作的重中之重。这是因为机构改革涉及到大量的人事变动，在这过程中人事档案则成为政府机关选拔任命的重要参考依据，同时也是党和政府组织建设的重要依据。人事档案作为机构改革中档案移交工作的重点，具有流动性高的特点，这明显区别于其他处于封闭管理状态下的档案。而移交流程的不规范、不严谨，则极易导致人事档案的丢失，容易被篡改，进而影响档案的价值。特别是在党的组织工作中，人事档案有着重要的参考价值。部分思想觉悟不高的党员干部为追求个人利益，不惮违规违法，肆意篡改个人档案，严重影响了党的组织队伍建设工作，也不利于机构改革顺利进行。

2.档案移交过程中信息安全风险防护能力不足。在机构改革中，档案发挥着参考价值、凭证价值等多元价值，上文中提到机构改革中的档案移交工作涉及的档案种类十分丰富，体量也较为庞大，其中不乏一些涉密信息，这些信息一旦遭受损坏或者泄露，将会给相关机关带来不可估量的损失。当前，随着档案管理信息化的不断推进，档案移交工作以从线下逐渐转为线上，较多的依赖计算机软硬件。信息化提高了档案移交的效率，简化了信息流通的步骤，同时也带来了新的信息安全风险。

3.档案移交过程中各部门缺乏协调。随着公民档案意识的不断提高和档案管理价值的凸显，档案管理的主体也呈多元化发展趋势。在机构改革中，涉及到大量机关部门的改制问题，由此产生不同的管理风格，在一定程度上影响了档案的移交工作。这主要表现在内部和外部两个方面。从内部上看，由于机构改革是一项全局性和系统性的工作，要求了机关内部的各个管理部门间信息的快速流通与共享，信息化不同步、管理制度有冲突等问题制约了档案的内部流通，降低了档案移交的效率，阻碍了机构改革高效稳步的推进。从外部生态上来看，省市级的机关部门档案信息化水平高、制度完善，档案移交的方式手段更加多元，而从乡镇一级机构的档案管理部门来看，较多还在沿用传统的移交流程，不利于机构改革这项全局性的工作无法实现档案的集成性和完整性，大大降低了档案的价值。

4.档案移交形式单一，开发与利用不足。在机构改革中，档案发挥着参考价值、凭证价值等多元价值。从现代化的档案管理来看，强化档案的开发与利用也是档案管理发展的必然趋势。而档案开发与利用作为档案管理工作的延伸与拓展，对档案管理人员提出了更高的要求。同时，从现实的档案利用服务来看，它也给当前的档案移交与管理提出了以下要求：首先，就是足够的资源支撑。档案具有参考和凭证等多元价值，这些都是以档案内容为支撑的，因此尽可能多的收集有价值的档案，才是档案服务与利用开发的基础。但当前我国部分机关档案资源的收集缺乏针对性，有的过度追求档案体量，尽可能多的收集档案材料，导致了很多无价值档案的存在。有的过于精简，没有使档案体量达到足以支撑档案开发的程度。其次，档案移交工作会导致大量档案卷宗的转移，如果管理单位没有做好统计，明确档案的流行，也会一定程度上制约档案的开发与利用。因此，档案管理部门应对档案的开发与利用做长期规划，在档案移交时就考虑到档案移交对档案服务和档案利用产生的影响，对档案移交的各个流程实时跟踪。

三、加强档案移交与管理的对策

1.强化责任意识，保证档案移交的公平公正。根据机构改革对档案移交的新要求，档案管理部门要在保障档案完整性和齐全性的基础上开展档案移交与管理，同时还要注重档案后期的安全管理、查阅及利用，这也要求在机构改革中，我们要严格保证档案移交流程的安全规范管理，保证档案的完整性。第一，档案移出部门要加强审核，根据各个类型的档案的特点和密级制定有针对性的审核流程。进一步严格档案审查的机制，采用多元化的审核方法，注重对档案的立体式审核，对于重要的证明材料要至少经二人审核。第二，对于新进的档案也要有入口审核，只要是移进或移出的档案，就应进入审查机制内，建立自下而上的审核流程，让基层、中层和管理层都能各司其职，做好审查工作。此外，还要对档案的调阅和查看权限进行严格管理，防止档案篡改、遗漏的情况发生。

2.提供多方保障，提高档案移交信息安全防护能力。档案移交涉及到多个部门，因此要有完善的安全保障机制与之配套，对此，档案管理部门应首先明确信息安全保障的责任划分。信息安全保障要明确谁是第一责任人，谁在档案移交工作中起主导作用。根据档案管理的内容，档案管理主要负责人应为第一安全负责人，档案移交各个业务环节则由对应的业务负责人负责信息安全管理。综合运用多种安全策略，针对档案移交的各个环节，建立档案移交风险评估体系并进行自查，根据自查结果有针对性的对薄弱环节进行优化，减少档案移交过程中的安全漏洞，保证档案移交工作顺利、安全完成。

3.加强沟通，做好档案移交的衔接工作。促进机构改革中各机关档案工作的平衡发展，应重点解决内外部发展不均衡的情况。在内部不平衡方面，应在上级部门的指导下，推动档案移交的规范化与标准，在档案移交时间、格式、大小、范圍、内容上进行细分分类。第一，从机构改革整体规划的角度出发，平衡信息化建设的投入配比，保证内部各个部门的相对平衡。此外，推动各部门信息收集标准的统一，进而提高信息共享和流通的效率。机构改革中的档案工作，各有关单位要密切配合，确保档案得到妥善处置。第二，各级档案部门应积极主动，审查有关单位档案管理与处置工作方案，监督指导档案交接与管理，审定文件材料归档范围和文书档案保管期限表，处置档案归属争议，推动工作落实。第三，是在机构改革中发生档案归属争议等问题，要及时同档案局联系沟通，以便依法依规妥善处理。为接下来的机构改革档案移交工作打牢业务基础。

4.夯实档案移交基础，加强档案开发与利用。提高机关档案管理水平，夯实档案基础，提高档案开发与利用，是一项全局性、系统性的工作。对此，档案管理部门应不断加强档案移交的追踪，同时对本馆的档案储存情况有着更为清晰的认识，让档案移交与档案利用工作能够有机衔接。针对基层机关“重保管轻利用”的档案管理理念，档案管理层应坚决贯彻落实机构改革对档案管理的新要求，一改档案开发利用不足、管理水平滞后的局面。具体来说应从两方面着力解决：第一，是在后端上要进一步降低管理成本，多采用第三方管理服务平台来缓解机关的库房和硬件压力。在前端方面，应加强档案服务与利用的开发，构建档案信息共享平台，给机构改革中档案的移交与管理工作提供信息化的平台，推动各级档案管理的集约化、集成化，进而分摊建设成本，整合档案资源。第二，还要结合机构改革的工作实际，不断探索档案的多元化利用。除档案查询、在线传输等基础性应用外，还应积极探索档案在线授权、内容分析、可视化报告等应用，以满足机构改革的需要。

总的来说，各档案管理单位应充分认识到机构改革中档案移交工作的重要性、紧迫性和艰巨性，要从思想意识、多方保障、加强沟通、丰富利用方式四个方面做好档案移交工作，积极与相关部门沟通协作，确保档案移交与接收工作顺利完成。

参考文献：

[1]杜俊河.机关机构改革档案处置与管理有关问题的思考[J].山东档案，2019

[2]李 涛.加强机构改革档案管理工作之我见[J].云南档案，2018

（作者单位：高密市档案馆）

作者简介：王俊（1981-），女，汉族，硕士研究生，山东高密人，助理馆员，研究方向：档案管理，档案数字化，档案安全。