基于大数据基础的高校档案管理服务模式再造

武韶佳

摘 要：大数据时代，高校档案管理和服务模式有了较大的改变。很多新特点开始出现，所以高校应该与时俱进，将高校档案管理和服务方式进行再造，提升管理和服务质量。本文从大数据基础上进行高校档案管理和服务模式的分析，并从多个方面的变革提出模式再造的方式。

关键词：大数据;高校档案;管理与服务模式;改变

引言

在目前的技术背景下，数据在以一种无法想象的速度增长，这就意味着我们已经进入了大数据时代。大数据技术已经在各行业都有较为重要的应用，有着不可忽视的广阔前景。随着档案的数字化和大量数据的不断增长，高校档案已经具有了较大规模，对这些数据档案进行管理需要改变之前的管理和服务模式，在观念和技术上进行再造。

一、大数据概述

大数据是巨量数据和海量资料的集合，这些数据的数量巨大到无法通过主流软件及时提取。大数据基本上有以下几个特点：第一，体量巨大。大数据的体量已不能再以TB计算，而是更高的PB、EB级别。第二，种类多样。大数据不仅拥有传统的结构化数据，还有很多半结构化的数据，并且这些数据还在不断增长。第三，快速化。大数据的快速化体现在两个方面，一方面大量数据在飞速发展，总是以一种很快的速度在生成;另一方面运用大数据技术可以在短时间处理大量数据，为用户提供更为快速的响应。第四，价值密度低。因为大数据包含大量的数据，所以很多数据的价值并没有那么高，这就是数据价值密度低的表现。

二、高校档案管理特点

1.高校档案种类多。高校档案主要涉及党群、行政、科研等方面的内容。这些不同的档案分布在各个部门之中，这些部门之间很难进行数据间的共享。大数据时代下，数据共享有了一些改善，但是种类更为繁多的资料，存在于学校的很多设备和档案室中，还需要进行适合大数据时代的管理。

2.高校档案数量多。大数据时代，档案数据资源在飞速增长，每天都会产生教学资料、实验数据、行政党群工作中的文件等，这些档案数量在不断上涨，所以需要更好地进行管理。另外，很多原始资料和纸质资料还没有进行数字化转换，转换完成后整个数量还会继续增加。

3.部分档案没有得到利用。在更多种类和更多数量档案信息地冲击下，很多馆藏价值较高的数据信息没有得到利用，很多结构化和半结构化的信息处在沉睡状态，不能发挥出应有的价值。

4.高校档案处理速度变高。现在高校档案的生成速度变快，基本都是数据信息，当师生进行应用的时候需要更为快速而高效的调取，所以需要高校档案拥有信息处理平台，可以在这个平台上进行更快速的档案查询，为用户提供更高效的服务。

三、大数据时代高校档案的改变

1.数据收集方式发生改变。在大数据没有广泛应用的时候，很多历史数据没有办法进行保留，所以在进行档案收集的时候，会对这些档案进行判断，不同的档案有不同的保存期限和保管范围。这种按档案不同价值的区分方式在档案量较少的情况下还可以利用，但在每天产生海量数据的现在，很难再利用这种方式进行收集和判断。

2.档案保管发生改变。在高校内利用大数据保管档案信息并不是那么适合，因为在进行管理的时候会面临很多纸质性的资料，而且一些单位音视频资料还以比较落后的光盘保存为主，这对于大数据技术来说有点格格不入。而且在檔案进行信息化保管过程中，所面临的数据量激增，数据类型也越来越多，这让数据安全受到影响，数据丢失和损坏等情况也时有发生。

3.档案利用发生改变。进入大数据时代，用户对于高校档案的利用方式发生了改变。这些改变主要表现在以下几点：第一，用户变得多元化。高校档案部门不仅服务于学校师生，也会对一些需要查询档案的外来人员提供服务。第二，内容变得多元化。用户在进行档案信息利用时，不再只是追求单一信息，而是需要在多样化的信息。第三，手段变得自主化。随着互联网和信息技术的不断发展，用户在获取信息时越来越方便，在进行档案信息查询时，可以突破时间和空间的限制，随时随地进行所需信息的查询。

四、高校档案管理服务模式再造方式

计算机和网络技术等很多新技术都已渗透到高校的科学研究和教学过程中，这也产生了很多电子数据和资源，加速了档案大数据化。这样就需要对整个高校档案管理和服务进行改善，或者称之为再造，将大部分传统方式进行改变。

1.建立成熟的大数据档案体系。高校档案工作是一个系统工作，涉及范围广，不仅要将原始数据记录下来，还要进行科学分类，便于查找。因此，高校要建立一个成熟的大数据档案体系，将应该收录的资源都收录进去，要做好以下几点：

第一，扩大档案收集范围。随着存储成本的下降和大数据技术的成熟，档案收集可以突破原有的容量限制和保管期限，收集到不同类型、不同载体的数据资源，形成庞大的原始资源库。这就要求高校相关管理部门做好档案管理的过程控制，对于不同部门产生的数据要进行及时的收集归类，制定好各个部门数据收集范围，保证好档案归档的完整。

第二，制定数据收集标准。目前，还没有一个统一的标准去指导档案数据的收集，并且很多高校对现在信息化时代的档案收集不够重视。这样标准不统一就会造成很多数据无法集合在一块，难以共享。为此，相关管理部门应当制定一个统一的标准，按照标准推进电子档案的建设，使不同部门之间的档案可以互通，不同高校之间的资料可以共享，有助于打破信息壁垒，实现数据信息的效用最大化。

2.建立更大范围的档案服务体系。现阶段的高校档案不仅只是储存这么简单，而是要做好服务，将用户需求作为档案管理发展的方向。在这个过程中，应当建立起服务理念和意识，将整个体系做好，让用户都能发现对自己有价值的东西。

第一，运用好新技术，改进服务方式。目前，高校档案管理中的很多业务开始向数据挖掘等方面转移，利用大数据、互联网和云计算等技术，可以让更多档案被利用，还可以发现其中的联系和价值，也可以做好对用户的服务。在搭建好的网络平台上，用户可以根据自己的需要得到个性化的服务，而且还可以预测用户的行为，使整个档案信息查询和利用过程可以更快、更及时。

第二，扩大服务对象，开放数据。高校档案承载了很多师生和高校的历史，对于校内师生有着很重要的作用，但也会对校外的个人和团体有所作用。在这样的基础上，高校档案管理部门应当将适合传播的数据进行解密，让一部分学校资源变为社会资源，并且做好服务工作，为社会做出贡献。

3.建立更大整合度的资源体系。高校在进行数据和档案管理的时候，要加大资源的整合程度，引入大资源的观念，形成较为成熟的数据资源库，为档案的管理利用提供更好的基础。

第一，整合高校档案数据。针对档案数量多、种类杂的特点，档案管理部门应当利用好云平台，将这些资源进行整合，建立重复资源的过滤机制，并对一些数据进行更正和替换。还应该建立分布式的存储模式，因为很多不同类型的数据适合储存在不同介质和系统之中，要根据其特点进行存储。而且还要做好备份，使这些数据得到长时间的保存。

第二，保证所存储信息的安全。大数据时代，保证档案信息的安全是要保证这些原始信息完整可用。所以高校档案管理部门在保证大部分数据可以公开的基础上，还应当做好安全事务。要经常组织安全培训，提升工作人员的防范意识;要建立更严格的安全防护体系，对于信息泄露事件及时解决;要运用好安全防护技术，在软硬件两方面保证档案数据的安全。

第三，做好管理，提升服务质量。做好高校的档案服务，整个服务质量是很重要的方面。只有满足用户要求和需求的服务才可称为有质量的服務。所以，高校应当以用户需求作为导向，建立更好的服务质量评价体系，应当认真对待对用户的反馈信息，不断改进自己的服务，使管理和服务质量真正得到提高。

五、结束语

在大数据时代，高校档案具有数量巨大、种类繁多、价值密度低、处理速度要求高等大数据时代的特点。这些特点改变了传统的高校档案管理和服务模式，所以需要进行符合时代发展趋势的改变，进一步满足用户的档案和数据需求。基于大数据的高校档案管理和服务模式变革和再造方式主要有：建立成熟的大数据档案体系、建立更大范围的档案服务体系、建立更大整合度的资源体系。通过这些方式，可以有效提升高校对海量数据的管理质量，而且在相关技术的帮助下，还可以建立更完善的档案平台，使服务质量可以得到有效提升。

参考文献：

[1]王 云.大数据环境下高校档案管理新探索[J].智库时代，2019

[2]左婷婷，周 琦.大数据背景下高校档案精益化管理研究[J].智库时代，2019

[3]葛 珊.大数据在高校档案信息管理中的应用研究[J].科技经济导刊，2019

（作者单位：长治医学院）