浅谈高校档案管理中学生个人信息的法律保护

张静

摘 要：在高校的发展中，档案管理是重要的核心工作，无论是对教学管理、教学活动的记录，还是对学生学习过程的记载，都能够及时的反应出高校教育教学的实际发展情况。随着社会发展，对高校档案管理人员提出了更高的要求，档案管理部门应该制定完善的管理制度，严格按照相关标准规范性地管理，履行自身的职责与义务，加强对学生个人信息的法律保护，提升档案管理工作的安全性，为高校的稳定发展奠定良好基础。

关键词：高校档案管理;学生个人信息;法律保护

高校的档案管理工作，会涉及到众多的信息数据，其中就包括学生的个人信息，需要高校能够提高重视度，加强对学生个人信息的保护，由法律法规提供基础保障，确保各项工作环节的规范性实施，使学生的个人信息、隐私权利等都不受到侵犯，促进学生的健康发展。

一、高校档案管理与学生个人信息法律保护存在的关系

个人信息，是有独立的主体，那么对个人信息的有知情权、利用权，就只能属于信息的主体。在高校档案管理工作中，所涉及到的档案内容比较多，存在着一定的复杂性，而对学生个人信息的档案管理，是加强对学生主体的保护，无论是对学生个人信息数据的查询与应用，只有学生与学生授权的第三方才有权利，以正常程序的申请，符合相关条件后才能有使用的权利。加强对学生个人信息的法律保护，是确保档案管理工作稳定发展的重要基础，制定完善的管理制度，避免对学生的个人信息泄露。一旦发生了泄漏，不仅会对学生权益造成一定的损害，而且还会影响到高校的未来发展，对于泄漏情节严重的人员，要承担相应的法律责任。

从高校档案管理工作的角度分析，所涉及到的档案类别比较多，无论是学生类档案，还是教学类档案，都能够直接地反映出学生的综合情况，并且包含着学生众多的个人信息。而对学生个人信息的法律保护，其主体就是学生的档案，高校所代表的角色是管理者，对学生个人信息具有知情权、利用权，因此有对学生个人信息的保护职责与义务，避免对学生个人信息的泄露，维护学生的合法权益。

二、高校档案管理中学生个人信息保护存在的问题

1.管理人员的保护意识低

在以往的高校档案管理工作的发展中，所采用的管理方式主要有两种，一种是档案管理开放式，另一种是档案管理利用式。而由于高校档案管理人员传统的管理模式与管理理念，大多不具备新的管理观念，忽视了对学生个人信息的法律保护，在管理工作中，只是完成一些表面工作，不会对学生个人信息的核实。并且相关科室及人员对学生个人信息的应用，没有详细登记相关的文件，就可以随意地出入档案管理室，对学生的个人信息随意查询，为别有用心的人提供了良好的机会，造成了学生个人信息泄露的情况。

2.管理不当造成信息泄露的情况

在高校档案管理工作中，因为学生的个人信息数量比较庞大，各高校所选择的保护方式各不相同，有的是以单信息为主体的档案管理，有的是多信息为主体的档案管理。以单信息为主体的档案管理，只针对一个学生的个人信息进行管理，会与学生相关的信息资料进行全面的整理，对每个学生的信息进行独立的分开管理。而以多信息为主体的档案管理，则是对多个学生的个人信息管理，比如，新生的入学花名册会被分成若干页，在每页中都会有学生的信息数据。但是以多信息为主体的档案管理，在复印的过程中，就会存在着信息泄漏的情况，会被其他人利用，最终造成了学生个人信息的泄露。

3.缺失管理制度

完善的管理制度，是加强对学生个人信息法律保护的基础保障。但是，目前在大多数的高校档案管理工作中，都忽视了对档案管理制度的制定，无法确保档案管理工作效率与质量。并且，对与学生相关的信息数据收集、整理、储存等各项工作，都无法确保信息数据的完整性，依然使学生的个人信息存在着巨大的泄露风险。此外，还有些高校对教师档案、学生个人信息档案进行分制度的管理，所保护的程度与意识都存在着差距性，重视对教职人员的档案管理，而忽视了对学生档案信息的管理。各种问题的发生，都是由于高校对档案管理工作缺乏完善的管理制度，无法及时地发现所存在的管理问题，使学生个人信息泄漏情况无法得到有效地控制。

4.立法保护不足问题

目前，我国并没有具有针对性地出台一部完整的公民个人信息保护的相关法律，那么对学生个人信息的法律保护，更是无从谈起。至此，大多数的高校在档案管理工作中，只是对学生的个人信息进行储存管理，却没有控制学生个人信息的应用。一旦学生的个人信息发生了泄漏情况，就会对学生的工作、学习、生活造成不利的影响。此外，我国针对学生个人信息的法律保护，并未建立完善的管理制度与相关法律，无法为高校档案管理工作中的学生个人信息保护提供有利的保障。最主要是对学生个人信息的法律保护监督不到位，各高校所应用的法律法规都是属于层面化，就算学生的个人信息发生了泄密，都会独自处理，不会应用到法律法规的相应标准进行惩罚。相关监督部门忽视对高校档案管理中学生个人信息的管理，对学生的未来发展造成巨大的影响。

三、加強高校档案管理中学生个人信息的法律保护措施

1.制定完善的法律规章制度

对高校档案管理中学生个人信息的法律保护，需要高校能够以相关的法律法规、制度政策等为思考前提，结合高校自身的管理情况，以完善的法律规章为管理制度，加强对学生个人信息的保护，全面地落实到高校档案管理中学生个人信息法律保护工作中，真正地做到了对学生个人信息的安全保护，始终都能够有章可循的实施与发展。此外，对学生个人信息的法律保护，更是对高校档案管理工作的约束，提高档案管理人员的保护意识，严格地按照相关制度标准规范性地实施，满足高校档案管理中学生个人信息法律保护工作的发展需求。

2.明确学生个人信息内容

在高校档案管理工作中的学生个人信息法律保护，我国及相关部门制定了相应的制度，出台了《高等学校档案管理办法》规定，并且在规定中有明确的说明。高校档案管理，主要是指对高等学校从事的招生、教学、科研、管理等相关活动，直接地形成了对学生、学校、社会的保护，把相关信息数据的搜集、整理、储存等，以多样化的储存形式，记载其具有重要价值的历史信息数据。高校学生个人信息，所涉及到的都是与学生相关的信息，如学生的姓名、性别、住址、出生日期、身份证号码、专业、毕业院校、学习成绩、家庭、社会关系、照片等，都属于学生个人私有信息，对其加强法律保护，完善具体的工作内容，使档案管理人员能够对学生个人相关信息及时地处理，提高整体的工作效率。

3.提高档案利用重视度

高校对学生个人信息档案利用服务的开启，需要加大监管力度，制定出完善使用计划与方案，明确档案利用的具体流程，才能够避免对学生个人信息的泄露。一般情况下，对档案利用服务的开启，主要包括两个阶段：第一，是利用者所提出的利用需求;第二，是高校管理人员所提供的档案利用。在各发展阶段中，都需要高校能够提高重视度，对利用者的利用意图详细地询问，对利用者进行严格地审查，回答不符的人员，可拒绝对其的档案利用服务。而对利用者所提出的询问内容，只要是高校多方面地思考，所设计出的内容，遵循着从严、慎重、周全的设计原则。例如，以对学历的证明为例，需要利用者提供姓名、毕业时间、所学专业、与其同级同学的姓名等。如果是代办的情况，需要代办人员提供自己的身份证信息，通过核实后，与利用者进行联系，询问相关信息，确保代办人员与利用者利用需求合法后，对其通过档案利用服务，加强对学生个人信息的保护。

四、结语

综上所述，加强对高校档案管理中学生个人信息的法律保护，制定完善的管理制度，全面落实到档案管理工作中，提升管理人员的保护意识，在日常管理工作中，能够严格地要求自己，按照规章制度办事，对与学生相关的信息数据及时地搜集、整理、储存，确保学生个人信息的完整性，提升高校档案管理工作质量与效率，为学生个人信息提供法律保障，维护学生的合法权益，为学生的学习与发展奠定良好的基础。

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（作者单位：西安外事学院）