高校教务档案管理的作用与改进措施分析

李树国

摘 要：在新时代的大背景下，我国社会发展取得了巨大的成就，信息技术飞速发展影响了社会各个领域，改变了人们传统的生产生活方式。当前高校教务档案管理工作存在较多问题，应打破传统的管理方式，积极应用新技术与新理念，提高了高校档案管理的信息化水平。

关键词：教务档案管理;高校;改进;作用

一、高校教务档案管理的作用

高校教务档案管理工作是高校的管理工作的重要内容，记录高校发展进程和教学变革，对于高校的发展有着重要意义。高校教务档案管理的作用主要体现在以下五个方面，即为高校管理层提供了依据和保障、对教学管理起到支撑作用、有查考凭证的功能、有学习资料的功能、有支撑服务功能，其重要性如下所述：

1.为高校管理层提供了依据和保障

在高校的管理工作中，教务档案管理发挥着重要作用，能够将教学管理工作详细记录下来，将高校全部档案纳入到一个系统中，能够为管理人员、教师和学生的管理工作提供可靠的依据，对于高校管理层来说具有政策性、指导性的指导。高校教务档案管理工作能够让高校管理者对高校的整体情况有清晰的认识，能够全面反映校内的教学状况，在高校管理工作中能够有效避免盲目的决策行为的发生。因此，应加强高校教务档案管理的科学性，综合分析教务档案的各个子系统，为高校管理层提供可靠的依据，保证决策的科学性与合理性。

2.对教学管理起到支撑作用

高校管理活动的核心是教学管理，而教务档案管理是所有管理工作的基础，其最终目的是为了保证教学任务的顺利进行。尽管高校教务档案管理工作比较繁琐，但是工作内容并不复杂。高校教务档案管理能够提供学校档案管理信息，包括教学评估、学校的行政管理以及科研等。教务档案将某一时段的教学质量详细记录并保存下来，包括学生、社会所反馈的信息等，科学的教务档案管理工作能够反映某一时段的教学质量，对教学工作进行监督与检查，能够反映教学工作的不足之处，对教育工作进行科学的评估，能够提高高校管理的工作水平，保证教学质量的稳步提高。

3.有查考凭证的功能

高校教务档案也记录了高校发展历史，其内容具有原始性，跟其他的资料相比记录的内容更加的完善丰富，有着其它资料没有的作用。高校教务档案管理能够为学生提供成绩单以及高考录取名册，包括本校考研学生、就职学生以及出国留学的学生。还能提供学籍学历认证方面的服务，这是针对毕业学生来说的。教务人员在档案管理工作中要了解学校理念的教育教学管理规律，全面认识历年的任课情况、教学情况以及学生的学习情况，探索从事相關的教学研究、起草的相关材料等，要多对教务档案进行查阅，这反映了高校教务档案的查考凭证功能。

4.有学习资料的功能

高校教务档案管理人员往往有着多年的管理经验，才能将管理工作做到高效率、高质量，这离不开教育管理方面的资料和经验。在高校教务档案管理工作中，教务人员应借鉴和学习教务档案之中的材料，不断的完善和改进管理工作，多与其他学校教务人员进行交流，分享管理经验和管理方式，找出自身管理工作的不足之处，将优秀的管理经验化为己用。管理人员发生人员变动后，通过翻阅教务档案能够保证管理工作的连续性，让新来的管理人员能够快速掌握管理方式，汲取有效的管理经验，合理制定教学任务，安排教学活动，提高自己的业务水平，保证了高校教务档案管理的质量。

5.有支撑服务功能

完整的教务档案对于高校的建设发展有着重要意义，体现在文化建设、科研、教学、党政管理以及设施建设等方面，是其他管理工作无法替代的。高校教务档案管理人员应结合高校实际情况，从管理工作的出发点入手，落实教务档案管理管理，加强教务档案的管理，能够对自身进行审视，进而找出存在的问题并予以改正。同时，还能够全面反映高校的发展历程，总结高校的发展特色，了解高校取得的荣誉和成就。

二、高校教务档案管理的改进措施

1.增强档案管理人员的专业水平和管理意识。高校在档案管理方面不够重视，多安排非专业人员负责该工作，没有安全专门的档案管理人员，对业务不精通。由于工作人员对于教务档案管理新技术的了解非常少，且其管理方式沿用了传统的档案管理方式，导致工作效率低下，费时费力，再加上非专业人员的学习能力差，不愿意学习新技能，导致其管理效率得不到提升。因此，高校领导应加强高校教务档案管理人员的培养，增强他们的管理意识，提高档案管理人员的技术水平。对教务档案的重要性进行宣传，增强教务人员的服务意识，让教务人员在档案管理中严格按照国家政策条例进行，组织教务人员学习管理的理论知识，提高教务人员的专业水平.随着社会的发展，新型技术在高效教务档案管理中得到了应用，教务管理人员对新型技术不了解，不愿意去主动学习新技术，高校还应组织教务人员学习计算机知识，提高其计算机操作能力，同时召开讲座等方式来让教务人员学习新型管理理论和管理方法，提高教务档案管理的现代化水平。加强教务档案人员的管理，提高教务人员的技术与能力，增强人员间的配合，提高整体工作效率，优化档案管理水平，使教务档案管理工作获得更好效果。在教务档案管理管理中，高校还应该做好对管理工作的监督与检查，检验档案的管理情况，及时找出教务档案管理工作中的问题，提出针对性的改进措施弥补管理工作的不足，增强教务人员的动态管理理念，不断提高教务档案管理质量，提高管理工作的科学性。

2.制定科学完善的教务档案管理制度。由于教务管理人员对工作的认知不足，存在严重的不规范问题，没有全面认识其工作性质，高校教务档案管理混乱，教务档案管理制度不健全。同时，教务处通常会将工作随机安排给他人，没有安排专门的管理人员，且人员之间没有进行很好的交际工作，导致了材料遗漏、整理不规范等问题，给后期的档案管理带来了较大的问题，有着潜在的安全隐患，教务档案管理工作缺乏科学性，降低了档案管理的规范化程度。因此，应加强对教务档案管理的重视，进一步完善教务档案管理制度，综合考虑本校的实际情况，一切从实际出发，与我国相关的法律政策相结合，制定出一套适合本校发展的教务档案管理制度，明确教务档案管理中的责任，保证责任落实到人，严格规范教务人员的管理行为，严格实施教务档案管理制度，保证管理工作顺利平稳地进行。对教务档案进行高效管理，采用信息化管理工具，做好考勤、检查等相关管理工作，完善教育人员组织以及制度建设，严格实施定期进行考核，明确管理工作控制的重点内容，找出工作中容易出现的问题，制定针对性的改进措施。

3.加强教务档案的开发利用。传统的观念认为，档案的管理内容是非常单一的，收集和整理材料即可，缺乏更加深入的加工处理，没有认识到教务档案的开发利用的重要性，管理人员应总结出规则性的数据信息，深入挖掘利用，为管理和服务改革提供思路。教务档案管理人员往往为了应对学校的检查，重复的做材料或者一次性做材料，教务档案没有真正的得到利用，没有发挥形成档案的作用。传统的教务档案管理模式已无法满足高校未来发展的要求。高校教务档案管理有着严格的管理流程与规范，工作涉及的范围较为广泛，需要安排专人进行负责，一旦某个环节上出现的问题，会导致错误和疏忽，造成严重的后果。教务人员应打破传统的档案管理模式，脱离出封闭的档案管理思维，能够更好地利用教务档案，解放和更新管理者的观念。同时，教务人员应提升教务档案的系统化水平，构建一套完整的开发利用体系，加强教务档案的编研工作，提升教务档案在科研教学中的作用。

4.加强对信息化技术手段的使用。高校教务档案管理沒有应用现代化的管理软件以及信息技术，造成了高校档案较低的开发利用率。随着我国教育事业的发展，高校的建设发展态势良好，高校普遍扩招，其服务对象越来越多，传统的教务档案管理方式无法满足当前高校的需求，会加大工作人员的工作量，且工作效率低下，容易出现错误。信息化技术手段的应用对于高校教务档案管理有着重要意义，提高了管理工作的效率，打破了传统的管理方式，通过先进技术的运用有效解决了档案管理中的难题。增强信息基础建设，构建数字化信息管理平台，将最新的数据信息录入到数据库中，对档案信息进行无选择扫描，将教务档案资料通过扫描来进行信息的储存，将学号用作检索字段，输入固定的数字，就可以获取相应的信息。高校应将加强教务档案管理的信息化管理建设，将信息网络技术应用于教务档案管理中，提高高校的管理工作水平。同时，教务档案管理人员还应注意规避信息化技术的弊端，扬长避短，充分发挥信息化技术的优势，提高档案管理的人性化水平，改善用户体验。

综上所述，在新时代的背景下，高校教务档案管理面临着革新，高校教务档案管理者应坚持科学管理的原则，不断总结，加强实践，提高管理水平。

参考文献：

[1]韩圣兰. 提升高校院（系）级教务管理水平研究[D].华侨大学，2013.

[2]李亚君. 高校教务档案管理工作的功能作用及改进措施[J]. 哈尔滨职业技术学院学报，2014

（作者单位：山西大同大学）