论如何实现牧场社保局档案管理信息化

于守海

牧场社保局档案，是牧场社保工作中形成的具有保存价值的文字、图表及其他各种形式和载体的历史记录。社保档案是一种信息和载体的统一体，是宝贵的信息类资源。但随着社保工作的持续开展，档案的数量越来越多，保管条件亟需改善、档案的查询利用率和管理人员的素质也需要提高。改进以上问题的最好方式，就是实现档案的信息化管理。本文就如何实现牧场社保局档案管理信息进行了论述。

1、社保局档案的特征及信息化管理的必要性

社保局档案包含了被保险人的一些重要的个人信息及社会保险内容，它是具有一定法律效力的居民养老保险的必要凭证，存在着比较强的真实性及易露性。由于牧场社保档案记录了牧场居民养老保险的全过程，对其社保经历有一定的指导、监督和维权作用。它的具体特征是涉及的内容广泛、管理的信息化程度要求较高、存储和保存的期限较长、对安全系数有很高要求。根据以上特征，对社保档案的管理提出了高标准的要求，只有采取和实现信息化的管理，才能满足不断发展的社保档案管理的要求，提高社保档案的管理水平，使档案为社会保险事业提供优质的基础性和引领性的服务。

2、牧场社保局实现档案管理信息化的途径

要实现牧场社保局档案管理信息化，必须加强或完善档案管理的基础设施及相关设备，从为档案管理部门配备统一的管理设备入手，建立健全规范化、标准化、信息化的管理机制，建设并形成一支高素质的复合型人才的档案管理队伍。

（1）为牧场档案管理部门配备必要的信息化管理设备

计算机作为信息化管理的基础性设备，是档案管理实现信息化的必要条件，没有这个前提条件，信息化就无从谈起。因此，各级领导应充分认识到计算机在实现档案信息化管理工作中的重要性，适当投入资金，为档案管理部门配备必要的计算机及一些辅助设备。比如存储设备、复印设备、扫描设备等，在硬件条件具备后，还应为档案管理部门配备相关的档案管理软件，形成软硬件齐备的档案管理的强有力工具。计算机档案管理系统既包括硬件又包括软件，可以在具体工作中做到档案自动编目及相关内容检索、档案资料的电子化存储、优化档案管理业务、辅助档案的立卷、索引，真正实现文档管理一体化等。以上这些工作内容，都需要依托计算机软硬件来实现，因此，必须为档案管理部门配备实现信息化管理必需的试算机设备，全面覆盖档案管理的各个环节及过程，为档案管理实现信息化提供基础设施的保证。另外，大容量的存储设备虽然是计算机的附属设备，但却是档案管理的重要载体。在社保档案不断增加，数量越来越庞大的前提下，档案管理部门的档案保管库房越来越不够用，而且还存在着档案资料老化及人为损坏的问题题，而利用高容量档案存储设备会轻易解决以上问题。存储设备包括大容量的磁盘阵列或光盘存储系统，可根据实际需要选择磁盘阵列或光盘存储系统，完备的电子存储系统可以有效解决档案信息存储问题，减轻因库房或档案资料老化及损坏为档案管理带来的压力。大容量的存储设备不仅节省了库房建设的成本、减轻了管理人员的工作量、提高了保存质量，还可以大幅度地提升档案管理工作效率。

（2）建立规范化、标準化、信息化的档案管理机制

在牧场社保局档案信息化建设中，为进一步明确各相关部门和单位的责任，为网络的顺畅运行及数据的安全存储提供保障，还应根据工作需要，建立起规范化、标准化、信息化的管理机制。一是要制定完善的档案信息化管理制度。根据档案管理部门档案信息化管理的具体要求，制定与信息化档案管理相适应的管理制度。二是应制定相应的档案管理业务流程及技术规范，将电子档案工作的环节和步骤进一步细化。三是还要采取必要的安全措施，制定电子文件和电子档案的安全管理制度，确保电子档案的安全与完整。四是应统一档案的管理标准。管理的标准化和规范化是档案信息化建设的基础。通过标准化、规范化的管理，使档案管理在整理、统计、服务、技术等方面实现标准化管理，这些标准的建立可以做为衡量工作效率高低的尺度。建立相关的工作标准，可以使档案数据库如期建立，实现档案信息网络的畅通和资源共享。

（3）建设一支高素质的复合型人才的档案管理队伍

档案信息化管理的主要特征是档案文件的登记、立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用等，都是通过计算机实现的。因此要求档案管理人员必须熟练掌握计算机的应用技术，了解电子文件的特征和电子档案的管理方法，还要熟悉计算机网络及安全保护知识。档案管理部门应加强对管理人员的业务培训，邀请档案信息管理方面的专家或技术人员，系统传授档案信息化管理的知识，对档案信息化管理中的环节与步骤进行实际教学，解决信息化设备应用中遇到的问题。管理人员也应加强自学，迅速更新自己的档案管理知识，提高自身的业务素质，不断适应信息化条件下的档案管理工作要求。

综上所述，实现牧场社保局档案管理信息化是一项系统性很强的工作，需要各级领导的支持和各部门的协助。同时还应为档案管理部门配备必要的信息化管理设备、建立规范化、标准化、信息化的档案管理机制、建设一支高素质的复合型人才的档案管理队伍，只有这样才能真正实现社保档案的信息化管理。

（作者单位：163851 黑龙江省和平牧场社会保险事业管理局）