面向智慧校园的高校档案信息化建设

易曙光 刘永海

摘要：智慧校园环境下，高校的信息数据档案不断产生，档案数据的利用需求增加迅速，推动档案信息化建设向前发展。该文从智慧校园对档案信息化的影响、健全制度体系、建设方案、人才培养等方面提出了高校在智慧校园视角下的建设发展策略。

关键词：智慧校园;档案;信息化;数据

中图分类号：TP391

文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2020）03-0016-02

1 概述

所谓“智慧校园”，是一种全新的校园信息化形态，它通过运用互联网、云计算、物联网、APP和应用集成等现代信息技术，把高校内部各部门、学院各自为政的、分散的信息化资源和系统整合成一个可以协同合作、共同服务的有机整体，包括高校教学管理、高校服务管理、高校体制管理等[1]，从而实现学校信息畅通，实现人、物之间的互联互通，为学校正确决策、科学发展、节约高效的校内管理和服务提供强有力的信息和智能支撑。互联网时代下，高校的档案信息化建设作为提升学校档案科学化管理的重要手段，普遍受到各高校的重视，国内很多知名高校都在进行智慧校园建设，档案信息化建设是都能搭上智慧校园建设的顺风车，在智慧校园建设中占有一席之地，对各学校档案事业的发展具有重要影响。

2 智慧校园对档案信息化的影响

档案信息化就是通过信息化手段，将过去以纸质为载体的信息内容转化成以计算机网络为载体的数字化信息，来实现档案信息的接收、传递、存储和利用一体化，实现档案管理的统一规划和布局，优化档案的资源结构，实现档案信息的高度共享，能够使资金、科技、师资、管理等生产要素实现最优化组合，增强档案资源的开发和利用效率，提高档案管理整体效益。档案信息化是档案管理业务变革、流程再造和数据利用的优化过程，也是观念更新、服务创新的开拓过程，是实现高校档案管理现代化，不断提升档案信息资源利用率，提高社会服务价值的重要举措，如图1。

高校的档案信息化是智慧校园建设的重要组成部分，直接关系到为学校师生员工和社会服务的质量和效率，也关系到为学校各项工作服务的能力和水平。高校的信息化进程中，会形成各种数据，其中主要包括教学数据、科研数据、人事管理数据以及后勤服务数据等，小到学生日常生活以及消费习惯，大到学校的治校方针和政策。据不完全统计，每个学生每天产生的数据可以包括以下方面，如图2。

智慧校园利用数据档案对校内的各种事件进行监管和分析，可以将数据转换成高效管理和服务的有效资源，以支持学校各种日常工作和活动的正常运行，为科学分析解决各种问题提供最优策略，从而为建设智慧校园服务平台提供坚实的基础。在教师教学的过程中，通过档案信息化数据支持的学习分析，可以帮助教师找到学生学习中普遍存在的问题，进而改进教学方法，优化课程的学习;可以帮助学生了解教师的教学特点和风格，改变自己的学习方法，在课堂中更有效的抓住知识点，充分利用好课堂的学习时间，比如在课堂上安装人脸识别装置来分析学生的上课状态，就引发了比较大的讨论;可以通过分析学校年度各项工作的进展情况，对学校的各项管理工作提出更加合理的建议。此外，还可以在通过档案信息化支持的智慧校园中，分析校园各餐厅人员就餐情况，确定师生的用餐地点及菜品;分析图书馆的借书情况，确定师生最愿意读书的种类，如图3。

以青岛大学为例，在10天中人事服务应用就可以产生出30W+条数据，学校可以分析各种应用的使用数据档案来确定最近大家最关心的内容，从而进行合理的引导。

随着档案数据在高校中的应用，通过对数据档案资源的有效利用，高校信息化管理、服务水平必然会得到有效的提升。

通过学习和研究，笔者认为，关于面向智慧校园的档案信息化建设工作的研究还处于探索阶段，基础理论、基本概念和模式方法等内容还不成熟，系统性的研究成果还没有出现，需要相关研究人员继续进行深入实践研究。

3 智慧校园中档案信息化的建设方案

智慧校园是有多部门、多学院、多应用系统组成的综合体，学校内部各部门、学院之间存在着信息共享、交互的需求，的应用系统也需要抽取各种数据，进行综合计算，呈现出完整的结果。因此，智慧校园建设是一个系统工程，是一个不断优化的运营系统，也可以说是一个生态系统的建设。数据是智慧校园建设中最重要的资产，从智慧校园的设计目标来看，档案信息化建设应该是其中的重要工作之一。智慧校园建设的核心是通过先进的信息技术手段对校内各项信息进行收集和智能处理，来实现日常工作中的精准、协同和智慧服务，数据思维会不断提升智慧校园的应用价值。

档案信息化建设涉及档案管理体制机制建设、档案信息资源建设、档案利用服务体系建设、档案信息管理模式建设、档案安全体系建设和档案人才队伍建设等多个方面的内容。面向智慧校园的档案信息化建设，将使档案管理部门不再独立于师生员工的视野外，而会成为人员与学校之间的桥梁，通过这座桥梁，把平台、资源、管理和服务有机地结合起来，形成系统的体系。

智慧校园背景下的档案信息化管理体制和机制的改革创新，应由各高校的校领导进行顶层设计，统筹规划学校的政策、制度、方案，将档案管理纳入智慧校园建设的框架中，充分考虑学校各种数据的可交换性、安全性、实用性和可扩展性，整体规划、长期建设、分步实施。

高校档案信息资源是高校在教育教学、科研和管理过程中涉及的所有文件、资料和图表等信息的总称，是一个完整的体系。从智慧校园的信息资源建设来看，基于跨部门和学院的协同工作，完成各类信息的手机、标准化处理和管理是其重要任务之一，因此，要将档案信息资源建设作为智慧校园信息资源建设的重要组成部分。档案信息的管理部门需要编制统一的信息化标准，重塑业务流程，形成新型档案信息化体系，加快存量档案数字化，增量档案电子化，逐步实现对档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和共享服务，才能适应智慧校园对档案服务的新要求。

档案信息化不仅需要提高档案的管理效率，更需要不断拓展档案信息的利用价值。高校档案管理部门要积极探索创新，将档案信息化建设作为智慧校园建设的一部分，结合校园网、办公自动化系统同步管理，实现平台各节点之间以及平台與用户之间的信息交互[2]，不断扩展档案工作的信息支持职能，实现档案信息服务智慧校园的目的。

档案信息化涉及网络、计算机、信息、档案和管理等多学科知识的交叉应用，高素质复合型人才是其建设和管理的重要因素。随着档案业务的多元化扩展和信息技术的快速发展，要求档案信息化工作人员比纸质档案管理人员拥有更加丰富的知识和相应的技能，而且需要掌握电子文档的运行规律，从过往的“档案信息记录”向“档案信息挖掘”转变，通过数据档案的管理和数据挖掘工作，实现多方面信息整合与利用[3]，确保电子档案信息的真实、完整和有效。这就需要学校为档案信息化工作人员提供更多在职培训和教育的机会，学习计算机知识和网络应用技能，提升档案信息管理水平。

4 结语

智慧校园打破了传统校园的空间限制，以网络作为基础，通过数字化信息、云计算等先进方法和手段，构建教学、科研、管理和服务等一体化的校园环境。在新技术的不断应用下，基于数据档案的支持，高校需不断创新服务模式，对师生员工的需求度和满意度提供不同层次、不同要求的智能化服务，提高校园管理和综合服务水平，改善师生员工的工作生活质量，增强学校的综合竞争能力。

“互联网+”视野下的智慧校园档案信息化的建设离不开面向高效工作学习的新型校园环境建设，目前，国内的档案信息化相关研究已被推至学术与实践的前沿，如何搭载网络发展的快车，构建“互联网+”视野下的智慧校园档案信息化已成为各高校在当今时代的重要研究课题。

参考文献：

[1]宣继涛.大数据背景下高校智慧校园信息化建设分析[J].中国管理信息化，2019，22（12）：145-146.

[2]张宏静.智慧校园环境下高校档案数据开放推进策略[J].兰台世界，2019（6）：102-104.

[3]李理，基于大数据技术的智慧校园档案建设路径研究[J].办公自动化，2018，23（21）：58-59，40.