基于内部控制的医院智能报账体系建设

操礼庆 赵昕昱 张泽云

【摘 要】 报账是医院的基础性财务工作，在传统报账模式下，内部控制主要依靠人工进行，风险较高。内部控制在防范经济活动风险方面具有保障作用，加强医院对信息技术的运用是完善内部控制的关键举措，也是提高医院管理效率的重要内容。文章分析了报账环节内部控制制度相关要求，梳理了医院传统报账模式存在的问题。在此基础上，基于内部控制视角，设计了医院智能报账体系，以期实现报账流程规范化、原始凭证影像化、档案管理电子化和财务信息共享化的目标，为提升医院报账效率，降低报账环节内部控制风险和完善财务信息化建设提供有益参考。

【关键词】 医院; 内部控制; 传统报账模式; 智能报账模式; 财务信息化

【中图分类号】 R197;TP315  【文献标识码】 A  【文章编号】 1004-5937（2020）08-0131-06

一、引言

随着市场经济的快速发展，医院面临的内外部环境发生了巨大变化，医院运营过程中的风险不断增加，内部控制作为一种先进的管理工具，在防范组织运营风险方面发挥了重要作用。同时，随着“互联网+”时代的到来，各行业对信息技术的应用也正在逐步深入。对医疗行业而言，建设有效、智能的信息系统，可加强对医疗数据的充分应用和对医院行政管理进行有效变革。2017年12月，《进一步改善医疗服务行动计划（2018—2020年）》中提出，要围绕“互联网+”建设智慧医院。随着智能医疗和智慧医院的不断发展，在当前智慧医院建设的大环境下，无论是医疗服务，还是医院管理，都对信息化的需求越来越迫切。构建具有针对性、高效性和智能化的信息平台，加强对大数据的运用，对优化医院提供公共服务的能力具有强化支撑作用，同时，也成为影响医院向智慧化转型的关键因素之一[1]。

在财务管理方面，医院传统财务核算模式正逐步向财务信息化方向演变，支撑和保障医院基础工作的传统财务报账模式也正在向智能化报账体系发展。由于传统报账模式效率和职工满意度均不高、缺乏数据共享，并且报销各环节的内部控制主要依靠人工执行，存在较高的内部控制风险。为提高财务报销工作效率与职工满意度，促进传统财务向智慧财务转型，本文基于内部控制视角，构建了医院智能报账系统架构图，阐释了智能报账系统架构及其功能，分析了医院智能报账模式下报账工作相较于传统报账模式的优势，并提出智能报账模式在医院能顺利实施的保障措施，以期为完善医院内部控制管理，促進医院智慧财务建设提供建议和参考。

二、内部控制对医院报账体系的要求

（一）经费开支范围与标准控制

医院应结合国家或地方相关法规的要求与医院实际情况，根据支出事项的性质与管理需要，梳理经费开支的范围、类别与标准，科学设置各项经费支出结构，建立支出业务的内部控制制度，规范医院经费开支管理工作程序，禁止费用报销因人“特殊化”，明确经费开支事项的属性，科学地为管理者配置费用的管理级次与相应的权限，确保能客观、准确地体现医院完成各项任务的开支情况，提高资金使用的效率与效果。

（二）借款范围与标准控制

医院应制定职工借款的相关内部控制制度。财务人员严格控制借款单的领取发放，事先询问借款用途，对不符合规定用途的借款不予发放借款单。对职工借款事项，应重点审核资料是否完整，金额是否超标，事项是否合规，若不合规则应驳回职工的借款申请。在填制借款单时，设置预计还款时间，根据预计还款时间设置还款预警，对于信息系统建设较完善的单位，报销事项可自动关联职工借款，从而便于职工及时冲销借款。同时，对于存在逾期借款的人员，不予报销其他费用，不予拨付新的借款。财务人员应定期对逾期借款展开核对、催收工作，通过及时对职工借款进行清理，避免借款行为混乱，资金控制失控。

（三）预算管理控制

医院应严格按照预算来实施各项业务活动，科学合理地安排医院资金支出。医院通过建立全面系统、合法科学的预算管理控制制度，明确报销各环节的授权审批程序与职责，从而确保全面预算管理的组织领导与协调机制的落实。此外，应规范预算的执行授权审批控制，任何经济业务都应当在授权范围内经过适当的审批，保证预算执行的严肃性。避免重复审批、越权审批和违规审批现象发生。报销人经费开支的范围与标准应当符合预算管理的要求。预算管理部门应着重对开支的范围与金额进行审核，并进行预算登记。对违规支出不予开支、超预算支出及时核减，确保预算执行的刚性。

（四）审批环节控制

通过梳理业务开支类型，医院应规范不同业务事项的审批环节与审批流程，并对是否需要经过事前审批和支出审批的级别、权限、程序与责任进行严格规定。医院应根据对部门负责人、费用归口部门、有关领导等预设的审批流程，对报销人提交的费用申请单进行业务审批。不同级别审批人员应在授权范围与额度内对业务事项的合规性与合法性进行审批，不得越权审批与越级审批。财务初审应着重审核经费开支的内容是否合规，报销金额是否超标，审批手续是否齐全，原始凭证是否完整等，对未按规定程序审批的事项拒绝报销。财务复审则重点审核审批流程是否齐全，单据填制是否准确，附件是否完整等内容。

（五）关键岗位控制

关键岗位是医院有效开展经济业务活动的重要保障，也是医院运行过程中最容易发生舞弊与腐败的地方。报销流程所涉及的关键财务岗位主要有报销单据填制岗、单据复审岗、付款审批岗与付款执行岗，医院应识别、确认这些关键岗位，并根据自身情况，建立健全关键岗位的管理制度，明确关键岗位的管理权限、职责分工和任职条件等，建立不相容岗位之间的约束与牵制机制。通过加强对关键岗位的管理，提高对关键岗位的管理水平，确保关键岗位的权责对等，从而实现对关键岗位管理的规范化与制度化，有效防范舞弊和腐败现象，提高公共服务能力。

三、医院传统报账模式存在的主要问题

目前，我国各医院传统报账模式大致可分为七个步骤，如图1所示。①报销人提出报销申请。②原始单据经业务部门主管负责人审批。③财务初审，并打印报销封面。初审内容主要包括相关开支是否符合医院财务审批制度规定的报销范围和标准，报销金额是否准确，票据是否真实合法，是否经过事前审批等。④经费归口管理部门及分管领导审批。归口部门主要审核开支范围是否符合规定，支出金额是否在预算额度内。⑤财务复审，主要审查票据是否完整，审批手续是否齐全，并对初审的工作进行复核。⑥报销支付，对完成财务复审的单据，出纳通过网银或现金结算的方式，进行支付。⑦编制记账凭证。

这里的传统报账模式主要是指手工报销模式与在此基础上发展而来的电算化报销模式。在当今的“互联网+”时代，传统报销模式弊端越来越明显[2]，主要如下：

（一）报销效率较低，职工满意度不高

传统报账模式下，对报销人来说，报销单据需要不同部门、层级的领导审批，一方面，报销人可能不了解报销审批制度，造成多跑路、跑错路的现象发生;另一方面，负责审批的领导一般公务繁忙、身兼数职，报销人可能跑空路，这些烦琐的线下审批环节大大降低了报销效率，也降低了职工对医院财务工作的满意度;对具有审批权限的管理者而言，部分费用的报销从事前审批到经济业务实际开支后审批要审核签字多次，这在某种程度上占用了领导的时间成本，且零散审签可能会打断领导的工作思路;对财务人员而言，虽然目前基本实现了电算化模式，但其本质上是将手工核算模式照搬到计算机上去实现，其并未对传统报销流程做出革命性改变[2]，财务人员每天需要手工计算核对报销金额，制作大量报销封面，并粘贴整理原始附件，重复性劳动多，整个报销流程不仅效率低，而且易出错。

同时，由于报账流程是线下的，报销人无法通过信息系统查看报账进度，这种信息不对称现象也不利于职工满意度的提升。此外，随着医院规模的扩大与不断发展，经济事项越来越多，所有的报销业务均需报销岗与出纳岗的财务人员逐笔进行手工计算、审核并付款，导致报账效率不高，职工报销到账速度较慢。

（二）缺乏数据共享

目前，医院的信息系统之间基本独立运行，缺乏系统性与交互性[3]，例如财务部门的固定资产核算模块与资产管理部门的固定资产管理模块、财务部门的科研经费核算模块与科研管理部门的科研项目管理模块、财务部门的薪酬发放模块与人事部门的人事薪酬管理模块等。这会导致财务人员和报销人掌握的信息不统一、不对称，从而增加双方的沟通成本，甚至可能引起不必要的矛盾冲突[4]。系统的相互独立对报账环节的影响，主要体现在报销人需要到医院相关职能部门办理手续后，才能到财务部门报账，这不仅增加了报账流程的复杂度，也耗费报销人大量时间，且可能出现互相推诿的现象。

（三）内部控制风险较高

由于信息化程度不高，传统报销各环节的内部控制主要依靠人工执行，可能存在如下风险：事前审核不完整，相关经费开支前，未经过相关部门及院领导批准，采取事后审批方式报销;原始凭证不规范，取得发票不符合报销规定，相关附件不齐全，电子发票重复打印等;财务初审不严，财务人员由于不熟悉医院的报销规定，对经费开支的范围、金额以及原始凭证的真实与完整审查不严;医院报销规定不明确，少量报销业务缺乏明文依据;信息系统不完善，可能无法对支出进行明细录入;审批程序不规范，存在越级审批现象;财务复审不严，原始附件在传递过程中丢失;报销支付不规范，可能出现代发电子表格与纸质表格不一致的情况，以及存在现金结算超出规定额度的风险。如果借款人冲账时未告知之前存在借款，还可能导致重复转账现象发生。

四、医院智能报账体系建设

（一）智能报账建设目标

智慧报账旨在为医院提供财务集中核算、集中支付、高效高质地传递会计核算信息等服务，具体目标为：报账流程规范化、原始凭证影像化、档案管理电子化、财务信息共享化，即通过医院智能报账体系，实现全员费用报销、职工借还款、资金支付等业务线上完成;通过电子影像实现对报账原始单据的影像管理，实现单据高效传递及远程作业支撑;通过电子档案系统实现档案的统一归档及日常管理;通过与人力资源管理系统、内部办公系统（OA系统）、银医互联系统等集成，实现信息快速准确传递，资金不落地处理。最终达到医院报账工作效率与效益的提升，为医院管理水平的提高打下坚实基础。

（二）智能报账流程梳理

智能报账模式下，报销流程详见图2。

该模式下，报销流程可以概括为：

1.提出报销申请。若开支事项需要事前申请，报销人通过内部办公系统等填写事前申请单，部门负责人及归口部门领导等审批后，进行预算冻结;若开支事项无需事前申请，则报销人直接在移动报账端或者电子报账系统填写报销单。

2.打印报销单并投递。报销单提交成功后，报销人打印带单据号条码的报销单，将其与原始发票及其他附件一起放置票据箱。

3.影像扫描。票据员扫描报销人投递的报销单及发票等附件，上传至电子影像系统。

4.業务审批。通过部门负责人、预算归口部门、分管院领导等多层级预设审批流程，对报销人提交的报销单进行审批。审批人可查看报销单的明细内容与所附的影像附件。若审批人驳回报销申请，则其可驳回至已经过的任意审批流节点。审批后，系统按报销金额冻结预算。

5.共享中心财务初审。初审内容有事项是否合规、附件是否完整、是否对报销金额进行调整、系统生成的凭证是否正确等。若不符合规定则可驳回至已完成的任意审批流节点。

6.共享中心财务复审。复审主要复核初审工作，若不合规可驳回至初审。若审核通过，则生成支付信息。通过财务复审的单据，生成的凭证信息通过接口导入会计核算系统。

7.出纳付款。出纳提交已通过财务复审的报销单，由银医互联系统完成资金支付。

（三）智能报账体系主要组成系统

智能报账系统架构主要包括票联系统、移动报账端、电子报账系统、电子影像系统、共享运营系统、银医互联系统和电子档案系统。主要组成系统之间的连接关系如图3所示。

1.票联系统

票联系统中，报销人通过拍照、手动录入等方式获取车票、机票、增值税专用发票、普通发票等信息，将获取的信息传至后台查验，支持对查验失败的发票进行修改并再次查验，票联采集具有验真和验重的双重功能。票联系统与电子报账系统进行连接，报销人可将获取的车票、机票、发票等信息同步关联到电子报账系统中，并勾选已通过验证的发票信息进行报销。票联系统支持职工随时随地对票据进行录入与查验，提高了职工报账的灵活性与报账效率。

2.移动报账端

移动报账端集成了票联系统、电子报账系统部分功能，以便于报销人在移动端进行发票获取、报销。在移动报账端中，报销人可查看个人所有单据、发票、费用汇总的相关信息，也可对获取的发票进行填单并发起报销。再扫描票据箱二维码，选择需要投递的单据进行投递操作。具有审批权限的领导可在移动报账端中移动审批。移动报账端集事前申请、发票归集、费用报销、业务审批、费用分析等功能于一体，打通了业务财务壁垒，为报销人提供费用报销的全流程服务。

3.电子报账系统

电子报账系统是智能报账体系的核心信息系统，其包含了员工自报账初始至业务领导审批、财务审核、付款会计支付的全过程业务和财务信息。具体而言，电子报账系统整合了费用报销单、借款单、收款单等多种类型单据，报销人可在该系统进行各种资金收付类业务报账，并查看报账进度。单据审批可与内部办公系统打通，审批领导登录OA端，即可处理待审批单据任务。电子报账模式通过对从报销人填写单据、单据审批、实物票据跟踪三个环节的电子化，连接了医院财务信息传递过程中的断档，实现了整个报账流程的电子化。

4.电子影像系统

电子影像系统支持票据员进行影像上传、查看与退回补扫、重扫等工作，业务领导审批与财务审核环节均可调用、查看相应的影像，是业务领导和财务共享中心人员审核依据。电子报账系统、共享运营系统可调阅电子影像系统的资料，最终在电子档案系统归档。该系统实现了用电子影像的传递代替纸质单据传递的目标，达到无纸化办公的目的。电子影像系统实现了报账业务的原始附件集中化、信息化、标准化，直接提高了报账工作的效率，降低财务业务处理成本，提高员工满意度。

5.共享运营系统

报账单在业务审批完成后，以单据任务的形式进入共享中心任务池。然后，系统根据预先设定的规则或由共享中心各核算组长将任务分配到财务组。分配到财务组任务池的任务，可被共享中心核算人员提取到个人的任务池，进行单据的审核作业。同时，在财务审批阶段，生成凭证信息。共享运营系统利用技术信息支持财务审批流程，减轻了财务人员的工作负担，提高了财务工作的质量与效率。

6.银医互联系统

系统自动将财务处理完成且凭证信息过账成功单据的支付信息推送至支付中心。出纳可多选、全选付款任务，将付款信息推送到银医直联进行支付。银医直联支付完成之后自动回写支付流水号信息，系统根据支付信息更新单据付款状态。该系统通过将银行核心业务系统与医院财务系统对接，支持单笔、多笔业务汇总、批量等方式在线支付，也支持医院对银行账户信息的实时获取和自动对账的需求，实现信息快速准确传递，资金不落地处理，最大程度提高了出纳工作效率与准确性，降低了资金管理风险。

7.电子档案系统

电子档案系统与电子影像系统、电子报账系统、会计核算系统对接，单据影像在经过电子报账系统、共享运营系统审批查看后，进入电子档案系统归档。该系统将内、外部原始凭证的影像文件与医院自制的电子凭证等进行匹配，形成完整的电子档案数据。该系统具有对数据的任何操作进行记录存档的功能，确保数据变化可追溯，从而保证电子档案真实、完整、可用与安全，实现了档案管理的自动化、标准化、规范化与专业化。

五、基于内部控制视角的医院智能报账体系优势分析

（一）提升了报销效率

智能报账系统通过对传统报销流程做出实质性变革，实现了线上完成费用报销、职工借还款、资金支付等业务。智能报账系统通过对报销事项与标准进行自动控制，减轻了报销人、审批人和财务人员的工作量。报销流程智能化后，通过对不同事项进行审批流程预设，报销人不再需要线下多次找不同层级领导审批，领导也可随时随地在移动端查看票据员上传的报销原始附件，灵活安排时间进行报销事项审核，审批环节的效率与准确性都进一步得到提高。智能报销系统与银行系统进行对接，极大地提升了报销款项到账速度。财务人员的精力不必再被日常琐碎的常规报销事项所消耗，其可在特殊事项处理上投入更多精力，提升报账准确性，也增强了为医院提供公共服务的能力。

（二）增强了职工满意度

由于报销全流程均在线上进行，职工可在移动端随时关联经济业务事项并发起报销需求，在线下，职工需要做的事情只是将提交成功的、带单据号条码的报销单打印出来，将其与原始发票及其他附件一起放置固定的票据箱投递点即可。不会再出现职工多跑路、跑错路、跑空路找领导审批的现象，报销人也不再需要去财务大厅排队报销，这些流程的改进节省了报销时间，提高了报账效率[5]。此外，报销人可通过扫描带单据号条码的报销单，随时在系统中追踪報销进度，报销环节的可视化与高效性优化了职工报账体验感，银医互联系统的构建也提升了报销人报销款项的到账进度。智能报账系统优化了报账流程，提升了报账效率，也增强了职工满意度。

（三）支持数据共享

智能报账系统通过与人力资源系统、内部办公系统、商旅系统、银医互联系统、预算管理系统、票联系统、移动报销端、电子报账系统、共享运营系统、电子影像平台、电子档案管理系统等系统的信息集成，实现各系统间的数据对接与数据共享。这些与其他信息平台的互联共建，使得不同部门之间或者同部门内部的不同信息系统之间可以进行数据获取，这种信息系统之间壁垒的打通，提升了获取数据的及时性、准确性与标准性，提高了财务工作效率。报销人不需要反复到财务部门以外的部门办理手续，从而简化了报账流程，降低了报销人的工作负担。同时，也改善数据质量，支撑医院精细化管理。

（四）完善了内部控制

在提单环节，报销人只能关联到已通过验真并未报销过的发票，智能报账流程不仅保证了报销单据的真实性和金额的准确性，还从源头上解决了原始凭证易造假、电子发票重复报销的问题。在审批环节，智能报账系统通过提前对支出审批的级别、权限、程序与责任进行界定，从而保障审批环节内部控制的规范性[6]。在支付环节，银医互联系统的建设避免了支付信息重复录入，并实现了无现金支付，降低财务人员资金管理风险;资金管理平台可利用单笔大额资金支付限额、业务重复性检查等手段，加强对业务潜在风险的提醒和预警，从而有效防范资金运营风险。智能报账系统通过对业务标准的统一和对各项制度线上化自动控制，提高了医院运营管理的效率，也完善了医院内部控制管理。

（五）优化了预算管控

智能报账系统按照科室、预算指标、资金来源进行预算控制。如果开支事项需要事前申请，则在事前申请单提交时，应对所选择的业务类型进行预算校验，如果预算通过则可以提交，同时冻结所选业务类型预算数。若没有开支项目的预算，则单据无法提交。领导进行业务审批时冻结预算，业务审批、财务审批驳回单据时同时释放冻结的预算数，共享中心财务审核付款后占用预算。信息系统的规范性预设置可以保证报销人的经费开支在预算授权额度内进行报销，同时财务人员与预算歸口部门管理员也能及时掌握各部门的预算执行情况，了解经费开支进度，从而实现预算对经济事项全流程的控制与监督。智能报账系统杜绝了无预算、超预算列支的情况，并实现预算的事前管理、过程管理，真正将预算落实到业务控制中，提高了财务管理水平。

（六）加强了资金管理

智能报账系统加强了医院对资金的管控。一方面，银医互联系统的建设避免了支付信息重复录入，降低了转账出错率，并实现了信息快速准确传递与资金不落地处理，提高了财务工作效率，降低了资金管理风险;另一方面，银医互联系统支撑单位的对账管理要求，医院可以实时获取银行账户的信息，最大程度提升出纳人员对账的及时性、准确性及自动化程度。此外，资金管理平台可利用单笔大额资金支付限额、业务重复性检查、账户累计付款检查与大额存单的监控等手段，加强对业务潜在风险的提醒和预警。管理者通过资金监控，对医院内部资金数据进行统计、分析、监控和预警，从而有效防范资金运营风险，提高资金使用效率与效益。

六、医院智能报账体系的实施保障

（一）发挥领导在信息化建设中的引领作用，完善智慧财务体系的顶层设计

信息系统的建设是现代医院运营管理的重要组成部分，其对医疗服务质量的提升，医院管理水平的改进具有重要的现实意义[6]。医院管理者应充分发挥在信息化建设中的组织引领作用，只有领导重视信息系统建设，支持对信息系统人力、物力和财力的投入，才能促进并推动信息系统的改善与发展，带动全员更好地接受智慧财务中报销流程所带来的变革。此外，设计智能报账体系应具备战略思维，通过总揽全局、完整的顶层设计，保证信息系统的便捷性、可用性与战略性。

（二）增强财务人员向管理会计转型的意识，提高自身服务能力

智能报账系统的上线极大地缩减了财务人员填单、计算与录入等基础性工作量，推动了财务职能由账务核算型向更具价值的业务财务及战略财务转化。为适应新环境的要求，财务人员应不断更新专业知识，积极适应新变化，加强对预算管理、成本管理、绩效管理等管理理论与工具的理解把握，提升专业素养与职业道德水平。认真学习、贯彻落实政府出台的新制度与新规定、熟悉医院各项经济业务，深入业务前端，业财融合，从财务视角为领导决策提供专业支撑，为医护人员与患者提供优质服务，促进医院精细化管理。

（三）加强宣传与培训，逐步实施应用智能报账系统

智能报账系统对传统报账系统的操作流程进行变革，为了使智能报账系统在医院顺利落地，财务部门应在全院范围内进行宣传与培训。同时，为了规范报账单填写与发票等附件录入，财务部门应梳理报销类型，制作报销流程图，并出具操作手册，对报销的每个环节进行阐释说明，帮助院内职工尤其是临床部门了解与适应智能报账系统。此外，网上报销的实施应逐步实施、逐步完善。在试运行阶段，通过传统纸质手工报销和网上报销“双轨”运行，逐步发现存在的问题并及时改进，在职工具备熟练的网上报销处理能力后，纸质单据便可退出，实现智能报销的“单轨”运行[5，6]。

（四）重新梳理内部控制流程，完善内部控制制度

随着信息系统的更新，实现了智能报账模式下的统一业务审批与统一财务审核，系统中规范、固化报销流程，内置财务制度及标准，实现内控制度的系统管理，减少财务人员自行判断的工作量。在新的形势下，医院应结合具体情况，深入分析智能报账模式下工作方式与工作流程的变化，及时梳理更新管理理念及工作方法，明确智能报账新模式下的工作流程、关键岗位设置与岗位权限、人员安排，补充、完善和修订内部控制制度，通过全面完整的内部控制制度设计，增强医院自我约束机制，防止舞弊、违纪行为，助力智能报账系统顺利落地运营。

（五）重视财务信息安全防范，保障信息系统安全稳定

智能报账体系给报销人员、审批人员与财务人员的工作带来了极大便捷，但信息安全问题不容忽视。如果对报销环节相关人的权限授予不当、权责不匹配或者发生密码泄露等，容易形成舞弊，给医院经济运营带来较大风险。医院应建立数据保护机制，系统设置中应将操作权限与监控权限相分离，通过对用户的身份信息与使用权限进行有效验证与严格把控，实现系统内部的有效牵制[6]，通过定期对信息系统进行升级、完善，并运用先进的防火墙、数据加密、访问控制、身份认证等技术，有效防范数据丢失与被入侵的风险，确保财务信息安全性与稳定性，预防财务风险发生。●

【参考文献】

[1] 尹学东，梁勇，杨蕊，等.高校财务网上报销系统实践与探索[J].会计之友，2019（17）：111-113.

[2] 邱均成，何涛.基于“互联网+”的高校网上预约无等候报销体系探讨[J].财会通讯，2017（19）：113-116.

[3] 陈建凯，王鑫，翟俊海.“互联网+”的高校财务审签报销体系研究[J].会计之友，2019（5）：95-98.

[4] 陈静.基于一卡通的高等院校财务报账流程再造设计[J].东北大学学报（社会科学版），2015，17（5）：481-487.

[5] 张拥军.行政事业单位网上报销模式探讨[J].财会通讯，2011（8）：70-71.

[6] 徐若然，张毅，周博雅，等.智慧医院建设中信息平台的构建与应用研究[J].中国医院管理，2018（3）：55-57.