数字化背景下事业单位会计档案管理工作的优化探讨

苏怡心

摘要：数字化的浪潮为事业单位的会计档案管理工作带来了新的机遇和挑战。当前我国位于数字化时代，事业单位会计档案管理工作也应向数字化趋势发展，查缺补漏，利用数字化提高档案管理工作水平，促进会计档案管理工作发展。本文就数字化背景下如何优化事业单位会计档案管理工作进行分析，并对当前事业单位会计档案管理数字化过程中存在的问题加以探讨。

关键词：数字化背景;事业单位;会计档案管理工作;优化探讨

一、事业单位会计档案管理数字化内容

（一）事业单位会计档案管理数字化内容

事业单位会计档案管理转向数字化是指通过运用现代的多媒体技术，将纸质档案变更为电子档案，储存在数据库中，从而在网络上进行管理。事业单位会计档案管理数字化内容具体参考以下几个方面：①电子档案备份。②电子档案储存。③优化管理会计档案的管理制度。④优化管理会计档案的分类处理。⑤优化管理会计档案数字化的思想意识。⑥提高管理会计档案工作人员的专业素质。

（二）事业单位会计档案管理数字化优点

①纸质档案转为电子档案，有利于节约纸质档案的储存空間，提高档案的利用率，延长了档案的保存年限，降低档案保存的要求标准。

②节省人力物力。在传统的纸质档案保存过程中，需要大量的人力物力对此进行保管，尤其是纸质档案，在保存过程中稍有不慎便会损坏，保存难度比较大，需要定期对档案进行维护管理。

③实现资源共享。将管理会计档案数字化，建立共同的信息平台，上传信息数据，有利于各部门之间实现资源共享，增进数据的交流与沟通，以便及时能够发现问题，解决问题。

④方便统一管理。在传统的纸质档案管理过程中，由于档案的年限和保密权限不同，管理的标准也不同，而上传到互联网，通过网络技术来进行管理，简化检索和查阅的流程，方便统一管理。

⑤确保会计档案的真实性。传统的纸质档案在记录资料时，不能够及时的对资料更新，一些年久失修的资料对当前的工作毫无用处，甚至还会起反作用，而使用网络技术保管资料就不同了，可以随时对资料进行更新，确保了会计档案的真实性，提高了会计档案管理工作的综合效率。

二、当前事业单位档案化管理存在的问题

（一）安全问题

在数字化浪潮之下，通过多媒体技术来处理数据，这也难免会出现安全上的问题。一旦解决不好，会造成严重损失。当前事业单位档案化管理中所存在的安全问题主要有三类。第一类就是因为工作人员的主观失误而造成档案材料的缺失或遗漏，因为对新媒体技术的操作不当或者因为疏忽，而导致录入数据的不同，影响了材料的真实性。第二类是档案管理环境问题。就算是电子信息档案储存，及储存环境也有着不同的安全隐患。比如发生意外，或者发生事故灾害，所储存信息的载体丢失，都会对事业单位造成严重的损失。第三类则是技术方面。这一类是最常见到的问题，通常因为网络的防火墙或者是防盗软件不能够满足系统的需要，发生瘫痪或者是存在不足，被别有用心的人钻了空子，容易导致信息泄露，造成严重的后果。还有可能是保存信息的载体因为系统更新，格式转换等原因，使得会计档案的数据在处理的过程中，出现遗漏或者是丢失，给事业单位带来麻烦。

（二）过渡时期

对于会计档案管理来说，由传统的管理模式进入到数字化管理模式当中，势必会需要一个过渡期。但由于传统的管理模式存在时间较长，给工作人员带来的印象比较深，短时间内从旧模式改为新模式，可能对于工作来说并不很容易上手，对工作人员也提出了相当高的要求。不管是工作思维还是工作方式，工作人员可能都需要一段长时间的适应期，来适应事业单位档案管理数字化所带来的改变。

（三）管理问题

在当前的数字化会计档案管理工作中，非常突出的一个问题，就是管理工作不到位。首先，专业档案管理人员不足，已有的档案管理人员专业素质不高，总结为一句话就是人才问题。在管理制度中，对档案管理人才并没有过多的要求，可以说档案管理工作对于事业单位来说所受的重视程度不够，所以分配到的档案管理人员的专业能力不足。其次是缺乏相应的管理制度。传统的会计档案管理制度当中，并没有太多对数字化的要求，相应的对一些工作职责也存在范围模糊的问题，导致职责不清，权责不明，为开展数字化管理造成了很大的隐患。最后就是会计管理档案新旧不分，有用档案与无用档案掺杂在一起，造成数据冗杂的情况，不利于开展会计档案管理工作，造成工作效率低下，影响了会计档案数据的权威性。

三、优化事业单位会计档案管理数字化的措施

（一）加强对会计档案管理数字化的重视程度，为数字化进程营造良好的发展环境

首先事业单位要加强对会计档案管理工作的重视程度，为会计档案管理工作的数字化提供支持。在事业单位当中，管理层的意见很重要，所以管理层要提高对会计档案管理工作的重视，深入了解会计档案数字管理工作，并对其形成正确的认知。全面落实档案管理工作的所需所求，为其营造良好的发展环境。比如在事业单位内为会计档案设立独立的会计档案室，以便工作管理人员可以有效将档案归类。其次在事业单位内部，加强环境硬件设施，做好意外情况的预防工作，加强基础设施建设，比如灭火器，消防栓等。

（二）树立完善的档案管理制度，规范档案管理流程

在数字化背景下，抛弃传统的档案管理方式，转为数字化的档案管理方式，必须要在一套完善的档案管理制度中进行，并对档案管理有着严格的规范要求。针对会计档案管理而言，细化会计档案管理流程，加强会计档案管理的保密措施，提高会计档案查阅的权限，增强会计档案管理的质量。比如在查阅档案时，需得到上级领导的签字批准，且必须在档案管理工作人员的陪同之下查阅，最好是查阅档案的复印件，保存档案的原件完整。

（三）引入专业的档案管理工作人员，提高当前档案管理工作人员的素质修养

在引进管理人员时，务必提高管理人员的聘用标准，优先录用数字化、信息化、财务化背景的专业人才，最好是复合型人才，通过引入此类人才，切实发挥人才的作用，提高档案管理工作的水平。而对于内部工作人员，根据其文化层次的不同，定期或不定期举办培训、讲座等活动，为内部工作人员提供学习机会，提高内部工作人员的专业修养。或与高校合作，在高校内部设置数字化专业课程，为内部员工提供学习的渠道。也可以与高校签订协议，与高校学生开设此类专业，接收高素质人才毕业生等。

（四）加强安全管理

数字化是依附于互联网而存在的，因此存在很多安全隐患。如果安全工作做不到位，那么数据资料工作就很难开展。所以，为增强档案管理的工作质量，事业单位应在原有的基础上完善档案管理所需要的硬件环境，为档案管理工作开展提供有力支持。在内部开设会计档案室时，各方面硬件也要做好防潮、防磁、防尘的工作，为电子信息的保存提供硬件环境支持。而针对互联网安全隐患，可以由专业人才设置防火墙，对计算机病毒等加以研究，设置有效的网络屏障，保护好档案数据，避免因档案数据的丢失或遗漏而造成的巨大损失。尤其针对在当前信息化建设中已经出现的问题，着重采取针对性措施，不要使小问题发展成大问题。

四、小结

会计档案管理工作朝着数字化的方向发展，是大势所趋，事业单位不应违抗这股浪潮，反而应该积极采取措施面对，抓住数字化浪潮下所带来的机遇，积极迎接档案管理数字化所带来的挑战，努力提高事业单位档案管理水平。

参考文献：

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[3]王雨杨.数字化背景下的事业单位会计档案管理工作优化思考[J].世界最新医学信息文摘，2017，17 （57）：189+191.