刍议事业单位公文处理中存在问题及处理原则与对策

摘  要：公文处理是事业单位实行系统领导和管理的重要手段，作者分析了当前事业单位公文处理中存在的问题，就公文处理的原则，如何提高公文处理工作效率进行了探讨。

关键词：公文处理;原则;对策

我于1989年5月参加工作，于2005年担任福鼎市市场建设管理服务中心办公室副主任（主持工作），在工作中，尽心尽力，尽职尽责，不断改进工作方法，提高办公室工作效率，努力圆满完成各项工作任务。同时三十多年的工作经历，也丰富了我的阅历，开阔了我的视野，积累了大量的工作经验。下面就我办公室工作中发现的一些问题和实施的原则、对策，与同行进行商榷，并亟待不断改进和提高。

一、当前事业单位公文处理工作中存在的问题

1、滥发文件。主要表现：

（1）所发公文属可发可不发之列。如有些工作，已经召开了专门会议，领导讲话和会议精神已经部署，而且涉及范围较窄，就不应该另行发文。

（2）所发公文只是照抄照转上级的公文。单位拿着上级文件，基本上就是把“上级”改成“本单位”，所发公文内容空洞，无具体措施，不解决问题。这样的文件可直接翻印，不必转发。

（3）一些拟发人对拟发文件严肃性认识不够，不需从公文系统中“走”的简单的通知、通报、成立小组以及层层转发的文件，也要非经过公文系统拟发不可，造成系统内“垃圾文件”过多，过滥，形成了“文山”。而这些内容空洞、对实践没有指导意义和照搬照抄照转的公文的存在，已严重地影响到公文的整体质量。

2、质量不高。主要表现：

（1）公文语言拖沓。办公室拟好总结初稿，或交单位几位领导同志去传阅修改，或提交会议集体讨论审定，但谁也不从总体上去研究这篇总结，而是“各顾各”，从文中涉及各自分管工作的文字内容多少去考虑问题，片面认为涉及谁的文字多谁的成绩就大。为此，各个分管领导均想将自己分管的工作写多一些，以致原来比较精炼的总结越改越长，越改越繁琐。

（2）部分公文处理普遍存在着差、错、误等现象。差，是指公文实际效能不高的现象，如不实用、操作性不强、不简洁、不鲜明、不得体、不清晰、不周密等。错，是指因不正确的理解、认识、操作而出现的各种过失、错误。误，指错过时机、延误工作，对公文处理工作所服务的事业造成损害。

3、公文处理效率低下

在公文处理中，由于职责不清，分工不明，手续繁琐，致使公文处理迟缓，甚至出现推诿、扯皮、积压、滞办等现象，贻误工作。下面有些部门对于上級交办的领导批示或批办文件，没有建立限时办结制，而是屡催不办，甚至不说明拖延的原因。

二、当前事业单位公文处理的基本原则

1、处理公文要坚持精简原则

精简既是理念的总要求，应当贯穿于公文处理工作始终，也是实际操作具体的指导原则，应当落实到行动上，核心是精简数量、控制篇幅和提高质量。严格掌握文件的制发规格，可以以部门文件发的，不以单位名义印发;能以函件印发的，不以单位名义印发;对必须印发的文件，要注重公文的质量和实效。公文的行文代表一定的权威，将行文职权范围规定在比较小的范围之内，确定发文权限进行控制以免被滥用。

2、处理公文要坚持务实原则

求真务实是公文处理工作一贯的作风要求，在公文处理的条例里面，就有明确规定，比如行文要讲求实效，注重针对性和可操作性。公文的起草要求讲实话，一切从实际出发，分析问题实事求是，措施办法切实可行，明确主要责任部门，用准确和精简的词语去进行表达。这样才能够体现公文的严密性，方便各部门和员工对公文的理解，避免因行文问题而出现推诿责任的情况，同时公文的观点表达、思路结构清晰也能够摒弃空话连篇的不良文风。公文的审核与签发也是要注重依据、注重程序的，注重在职权范围内开展工作与活动，防止出现流程错误。

3、处理公文要坚持高效原则

对于公文的处理要求高效，是办公室职能不断完善的表现并将直接影响到很多相关的工作是否能够顺利开展。公文处理流程是否规范，办公室人员责任心，部门间的沟通都是影响公文效率的因素。在实际工作中，对于一些紧急公文要格外重视，做到办公“零停留”;对于不符合规范的公文及时退文重发;关注领导行程，及时提示领导批阅，做好催办和督办，并借助相关的处理方法，才能有效帮助提高效率。

三、当前提高事业单位公文处理的对策

1、强化学习意识，提高公文处理基本素质

练就扎实的基本功是做好工作的第一步。“木桶效应”众所周知，公文处理头绪多、涉及广，办文的最终效果往往取决于办公室人员知识储备。因此，我们要进带头加强学习，夯实公文处理的基础。一是在知识上下功夫。公文在文种、格式等方面有严格的规定，要学习本单位的范文，熟悉各种公文的规范格式、语言风格和写作手法，及时掌握最新的公文知识。二是在积累上下功夫。注意学习党和国家最新的路线方针政策，确保正确把握工作中涉及到的相关方针政策和法规，确保吃透上情，避免公文带有“硬伤”。还要注意收集工作基本情况、工作计划、相关数据等，用来联系实际，确保吃透下情，避免出现空话、外行话。三是在撰写上下功夫。重点是把握好多写、多改、多问三个关键词，主动争取练写机会，勤于动笔。撰写的文稿要反复修改，多向领导、同事请教，不懂就问，通过实战提高能力水平。

2、强化制度意识，健全公文处理工作制度

公文办理包括收文办理和发文办理两大程序。在收文办理方面，要制定收文办理流程制度。所有公文都通过办公室专职收发人员登记，避免收文不集中散落各股室。对上级政府，部门来文，先区分办件和阅件，由办公室领导提出拟办意见，呈单位主要领导阅批，再转分管领导（责任部门）阅办。如果是收到市政府一般的指导性文件，传递则先由分管领导阅示再转主要领导阅批，这样可以避免重复传递，加快公文流转速度。在发文办理方面，要制定发文办理流程制度，在制发公文过程，先由部门拟稿，相关部门会稿，办公室主任核稿，分管领导把关审核，主要领导签发，这样不仅把好公文的内容关，确保内容和观点正确，同时也把好公文的格式关，文字关，确保格式规范、文字准确、印制清晰整洁。做到有章可循，依法依规办理。

3、强化质量意识，提升公文处理审核水平

做好公文审核工作，我们应当对照《党政事业机关公文处理工作条例》的相关要求，重点把好三关：一是把好文字关，做好“三看”。一看篇章结构是否严谨，各层次之间是否相互连贯。二看语言表述有没有做到准确严密。三看文字是否精确、简练、朴实、庄重和规范。二是把好内容关，做好“五看”。一看行文的理由是否充分、行文依据是否准确。二看内容是否符合党和国家的路线、方针政策、法律法规以及上级机关的有关指标、规定。三看观点是否鲜明，是否准确体现了发文机关的意图。四看同现行有关公文衔接情况如何，即在同一问题上，各公文之间不能互相矛盾。五看内容是否完整，提出的政策、措施是不是切实可行。三是把好格式关，做好“三看”。一看行文关系和行文方式是否合理。二看文种是否正确，特别注意避免请示一文多事、报告夹带请示事项或者生造文种等常见问题。三看格式是否规范，重点审查有无漏项，严格按照国家新格式标准执行。凡是以单位或办公室名义发出的公文，在文稿送领导审批前，应该经办公室审核。办公室人员审核文稿前，要检查发文签、正文、附件是否完整齐全，必要时还应查找有关参考资料。根据公文处理办法的相关规定，坚持先排后审、逢文必审、每字必核、审写分离、急文稳审、发前审止原则。坚持公文正式发出之前，再进行一次审核，一旦发现错误及时更正，避免发生在实际工作中产生歧义和误导的现象。

4、强化效率意识，完善公文处理运转效率

目前，有些单位公文积压、滞办、推诿等问题仍然屡见不鲜，这就需要办公室人员对此应主动担当，勇于创新，进一步提升收文辦理效率，力求各项工作都能做得更细致、更扎实。一是完善签收机制，通过来电提醒、全天候值守、收发室催收等方式，保证公文即到即收。二是严格限时办结制，讲求公文时效。针对公文流转中易出现的“中梗阻”问题，坚持程序严谨性和细节灵活性的高度统一，及时提醒催办。对需要催办事项的文件，办公室人员转办后，要跟踪文件的落实情况，可采用灵活多样的形式，主动联系对方，不能将领导批示的文件送达具体承办部门就万事大吉、不管不问了，而要定期对所办的文件进行核查，跟踪督查落实情况，杜绝文件压误或漏办，确保承办部门在要求时限内落实承办事项。催办可采取发催办单或打电话询问等形式进行，对紧急重要文件，可专人专件跟踪催办，切实做到事事有结果、件件有回音。文件办理完结，应及时注明落实部门、落实时间和落实结果，并将办理情况进行整理后，反馈批示领导和分管领导阅知。重要文件，视具体情况，应随时反馈。三是努力实现办公自动化。办公室要积极创造条件，增加必要的设施，逐步改善办公手段，实现以计算机为主的现代化管理。同时，要积极进行联网，充分发挥办公设备的效益，提高公文处理的效率。

5、强化保密意识，做好公文处理保密工作

在公文运行中，经常涉及到一些秘密事项的内容，办公室人员要严格按照《中华人民共和国保密法》的要求，积极做好涉密文件的各个环节工作。要严格按照文件自身的保密要求和阅知范围办事，在运行和处理中妥善保管。要严格执行机要文件的四个一：进出一个口、拆分一只手、登记一本账、传阅一个点。增强保密的安全防护设施，做到警钟长鸣。

总之，办公室工作事务性杂、任务重、原则性强，同时又是单位管理承上启下的关键环节。这就需要我们在实践中不断地摸索，要多总结、多锻炼，坚持公文处理“三大原则”，强化“五种意识”，做到眼勤、腿勤、手勤、脑勤，以精益求精的精神，良好的沟通协调能力，提升公文处理水平，真正达到“以文辅政”的作用。

参考文献

[1]  郑明珍：《尽快实现公文处理的法制化》，《中国行政管理》

[2]  夏书章：《中国行政效率问题刍议》，《中国行政管理》，1991年第10期

作者简介：蔡世华，男，汉族，福建省福鼎市市场建设管理服务中心。