解析信息化时代背景下的高校档案管理工作

张艳霞

【摘 要】如今社会在不断的前进发展，人民已经不再满足于“衣食住行”，高校的档案管理中含有很强的科技知识，培育知识素养的重要途径之一。与以往的高校档案管理想必更加便捷，更加快速，方便各大高校对档案进行管理。现在越来越多的高校使用信息化档案管理，通过使用现代化设备来提高为学生的服务质量。本篇文章探讨了信息化大背景下高校档案管理的建设，为一些高校提供见解。

【关键词】信息化;高校档案管理;策略

引言：

当前随着高新技术的不断普及，教育领域也需要对现代化设备进行引进，让学生更多的接触现代化技术，体验现代化发展，可以拓展他们的知识面。大多高校紧跟时代步伐，在档案管理方面引进现代化设备就是一个很好的例子，让大学生不限于传统的档案管理，让档案管理的方式更智能化，便捷了大学生以及大学教师日常查找信息。学校对现代化设备的不断引进，也让如何高效的运用这些现代化设备成为了当代教育界的重要课题。

1 高校档案管理存在的漏洞

1.1 基础设施不完善

高校的档案管理工作并不是容易的事情，档案数量之多，内容之杂，是一件耗时耗力的工作。然而很多高校并未意识到档案工作的细节和重要，并未及时更新基础设施。一些基础设施不能满足如今学生的需求，久而久之檔案管理工作会成为冷门工作。

1.2 管理人员专业性低

很多高校档案管理的服务人员是一些兼职的大学生，这些大学生对档案管理的具体措施以及管理模式不熟悉，只是普普通通最基本的服务，这些其他大学生们也可以做到，并未发挥真正的档案管理服务用处。还有的档案管理服务人员是一些文职，稍微具有管理能力的人，对档案管理相关知识不通。如果他们遇到一些专业性的问题时，不能及时解决。

2 分析高校档案管理建设的有效方法

2.1 利用人工智能，提供自助服务

在传统的高校档案管理模式中，主要的服务是“人”，需要依靠人力来维持档案管理的正常运作，然而一些高校里从事档案管理的的工作人员服务过程中难免会出现各种各样的问题，例如服务态度差，服务人员素质低，专业程度不足等。大学生对于一些专业档案管理方面的知识，若是在查询档案过程中遇到态度恶劣的服务人员，可能就会出现害怕抵触的心理状态，甚至会丧失对档案管理的兴趣。当今技术的发展，档案室中引进人工智能，对一些服务质量差的人员进行适当裁剪，减少非专业服务人员的数量，优化关于人工智能的硬件服务，让人工智能代替一些人力服务，增设学生自助查阅档案和档案管理功能。

2.2 利用档案管理大数据分析

在当代小学档案室中，档案的管理也是需要重视的一个问题，传统的档案管理需要利用大量的人力来进行采集、汇编、整理等统计，然而很多大学对档案管理并不了解，无法对档案的条文规定有明确的认知，自然就难以严格遵守档案的管理，所以也会让高校档案的相应管理更加的困难，科学技术的引进为档案管理进行大数据分析，管理员可以对学生的查询数据、出入系统进行有效精准的统计，极大的便捷了管理员的日常工作，用大数据代替人工计算，让繁杂的工作简洁化。如今已经有档案管理系统来特别应用于高校档案管理来实现自动化管理，不需要用户付费购买其他服务器，也不需要担心用户信息数据计算出错或数据被盗，根据指示指导用电脑安装成功档案管理系统后便可以立即使用，通过此系统档案管理可以实现自动计算，自助查询，精确的档案管理的相关数据，节省掉了很多不必要的流程，也让档案管理的运营更加智能、简洁化。

2.3 增加电子档案管理系统

过去传统的档案管理全部采用人工查找，相对设备也比较老化，如今高校档案管理引进现代化设备，也是对如今大学生教育实际情况的适应。当今大学生的生活离不了高新电子设备，手机电脑已经成为了大学生普遍接触的事物，可以下载有关档案管理的软件，通过专业的电子档案管理系统，让学生直接在手机上就可以进行档案管理工作。

2.4 设置区域内档案信息共享模式

传统的档案管理模式有一定的局限性，可以在高校档案处内设置独立的区域网络，例如建立校园档案室独立的区域网络，当学生在馆内连接区域网络的时候可以共享档案资源。同时也可以设置自己专门的网站，学生登陆网站输入信息可以实现查看档案内实时资源和提前预约，学生以在查找之前查看档案室的信息和数量情况。学生可以通过网站得到数据知道是否自己需要的档案已被他人提前借走使用。

结束语：

在信息化时代中，高新技术的不断发展普及为学生的教育提供了很大的便利，让现代化技术走入当代高校档案管理，相关设施设施更加先进化、智能化，对高校大学生极教师的日常学习生活来说是很大的便利。除了关注那些耗费巨大资金引进的现代化技术设备外，我们更需要关注这些现代化技术引进之后的使用效果，该如何正确使用这些现代化技术设备，如何最大程度的发挥这些设备的效率。解决好这些问题才能够更是服务学生。

参考文献：

[1]周华. 新媒体环境对高校档案管理的影响与应对策略[J]. 传播力研究，2020，4（17）：197-198.

[2]康芃. 新档案法高度重视信息化背景下——高校基建档案信息化现状解析[A]. 中冶建筑研究总院有限公司.2020年工业建筑学术交流会论文集（下册）[C].中冶建筑研究总院有限公司：，2020：5.

（作者单位：武汉生物工程学院）