基于信息化环境分析医院档案管理对策探讨

刘浩伟

摘 要：在信息化环境，医院档案管理存在重视程度不足、管理人员素质有待提升、管理手段模式落后等问题，为了提升医院档案管理工作效率及质量，深化档案在医院运营管理中的指导作用，医院应重视档案管理的信息化建设工作，建立健全档案信息化管理制度，规范档案数据采集管理流程，打造高素质档案信息化管理队伍，完善信息化技术设施配置。

关键词：信息化环境;分析;医院档案管理;对策

近年来，在信息化环境下，医院档案管理信息化建设工作已是迫在眉睫。但是，在此过程中，面临着不少问题，比如说，缺乏完善的适用于信息化环境下的档案管理模式，信息资料格式不统一，影响档案管理效率;缺乏信息化专业人才，大部分医院档案管理人员，专业素质达标，但是信息素养不足，只能够胜任基本的档案数据采集、整理、储存、编辑等工作，不具备数据维护、程序设计能力;此外，档案信息化管理，依赖于相关的现代化信息技术及设备，耗资较大，而且设备的使用存在较长的适应期[1]。上述问题均影响到医院档案管理信息化建设进程，急需解决。

1 信息化环境下医院档案管理存在的问题分析

1.1 重视程度不够

档案在医院管理及发展过程中所发挥的作用是不可估量的，但是，相关部门领导层没有正确认识到其价值，对于档案管理的重视层度不够，继而导致工作人员缺乏归档意识。档案是日积月累形成的，档案越完整，信息量越大，其信息指导价值越高，但由于员工归档意识不足，档案管理流于形式化，导致数据信息不齐全，内容真实度不高，失去借鉴意义。而且，当前医院的档案管理系统并没有与其他系统，注入电子病历系统、医疗研发系统实现交互，其信息指导价值无法得到有效发挥。

1.2 管理人员素质有待提升

时代在发展，档案管理理念也在不断更新，随着文件、资料的不断累积，档案管理工作量会越来越大，如果采用传统的人工管理方式，工作效率低下，且对于档案信息的利用率也比较低，所以，应该创新档案管理手段，引入数字化技术、数据库技术等，实现高效化、信息化档案管理。但是，这一过程会受到管理人员业务素质的限制，医院档案管理人员多为档案专业人才，甚至是办公室工作人员兼职，虽然在档案管理上较为专业，但是缺乏信息化档案管理意识、知识和技术，无法适应信息化环境下的医院档案管理模式[2]。

1.3 管理手段落后

在以往，档案信息的载体多为纸质文件以及一些音像资料，随着时间的推移，大量的文书、档案原件堆积，整理起来比较困难，检索查证效率极低，整体而言，档案利用率较低，无法发挥应有的效益。在现代化社会，传统的档案管理手段已经无法奏效，实现档案管理的信息化建设，已是势在必行。但是，由于经费有限，管理技术手段落后，硬件、软件设施配置不足，档案信息化建设受到制约，而且，当前医院档案管理仍然沿用传统模式，X片、彩超片、CT片、MRI片等影像学资料由影像科保管，病理切片、细胞室保存细胞学及骨髓图片等由病理科保存，格局混乱，影响到土地档案管理信息化、规范化目标的实现。

2 信息化环境下医院档案管理对策分析

2.1 建立健全档案信息化管理制度

计算机在医院管理运营中的普及，为档案管理数据化建设、信息化管理目标实现提供了技术支持。为了保证档案数据采集的完整度与真实度，医院应该加大资金投入，构建档案信息化管理室，完善人力资源配置，完善现代化档案管理设施配置。同时，建立健全信息化档案管理制度，以《档案资料管理保密规定》、《档案查阅利用制度》、《档案设备维护使用制度》及《电子档案管理制度》等现行规章制度为依据，结合医院运营状况，及档案信息化管理目标，制定科学合理的管理制度，明确档案管理工作内容、流程及标准，确保档案的信息识别、资料采集、递交、归档、核对、储存、整理、分析及借阅等过程的标准化，督促各部門工作人员提升档案信息化管理意识[3]。

2.2 规范档案数据采集管理流程

在大数据时代背景下，医院档案利用价值被充分挖掘出来，为了提升档案利用价值，应该规范档案数据采集管理流程，明确各类文件归档的要求及标准，提升工作人员的归档意识，各部门应该及时将工作中形成的资料，统一提交到档案库，确立档案信息在真实性、完整性、及时性上达标，从而确保档案信息的参考价值。为了确保档案数据采集工作质量，可相关的评价考核机制，将档案数据采集工作任务细分到各个部门，并建立科室联动机制，相互监督，分工协作，确保医院运营管理中所产生的资料被完整纳入档案信息化管理部门，按照日期、模块分类存档。

2.3 打造高素质档案信息化管理队伍

根据档案信息化管理，培养专业的管理团队，定期组织培训，让档案管理人员学习计算机技术、数字化技术相关软件、硬件设施的使用，突破档案信息化建设中遇到的人才瓶颈。在信息化环境下，公司应该充分意识到档案的信息指导作用，以及档案管理信息化建设的必要性，设立专门的档案管理部门，根据工作需求合理设置岗位，引进专业素养、信息素养达标的档案管理人才，做好岗前培训考核工作，加强继续教育，在公司新购进信息化管理技术及设施后，组织管理人员学习，迅速掌握相关硬件、软件的使用流程及技术，帮助其树立网络安全防范意识，以防医院机密或患者隐私泄漏[4]。

2.4 完善信息化技术设施配置

应用现代化信息技术，实现档案管理内容的数字化，并建立数据库，能够有效提高档案信息的共享效率。在数字化档案库中，信息利用者只需根据自身需求，输入关键词，即可快速查询找出所需资源，工作效率大大提高。因此，医院必须意识到档案信息化管理的意义与价值，提高重视度，加大资金投入，选择合适的数据化模式，引进相关技术及设备，包括计算机、复印机、打印机、摄影机、扫描仪、专用微机、空调、消防设施等，构建公司档案数据平台，实现信息共享，同时，简化档案借用、查阅的手续，通过登记权限制度，来提升信息利用安全度，通过完善数据平台防御机制，增设防火墙、杀毒软件等，确保档案管理的信息安全。

3 结语

所谓档案，是指人们在展开社会活动的过程中所形成的各类具有保存价值的原始记录资料，其表现方式多种多样，文字、图表、音频、影像等都属于档案资料[5]。档案本质上具有历史再现性的特征，同时具有信息性、知识性、价值性、教育性，目前已经深入到各行各业，记录着时代的发展，行业的演变，成为各个领域发展的见证，和引领行业发展的指南针。医院在管理运营过程中，会产生大量的档案资料，如若采用传统的管理模式，信息存放难度大，难以检索、分析，档案利用率低。21世纪是信息化时代，在这一时代背景，信息资产得到高度利用，要想提升档案管理效率及质量，引进现代化信息技术，推动档案管理信息化建设，是必经之路。

参考文献

[1]黄世重.新时代医院干部人事档案管理存在问题分析及应对策略研究[J].经济师，2019（12）：239-240.

[2]郭云.医院档案管理水平失衡的原因及对策——以盐城市一院为例[J].基层医学论坛，2019，23（34）：4999-5001.

[3]刘皓.计算机技术在医院档案室管理中的应用及对医院档案信息化建设的促进作用分析[J].兰台内外，2019（33）：31-32.

[4]宁莉燕，施建红，陈建荣，陈秋竺.基于澳新风险管理标准的医院档案工作风险管理体系构建与应用[J].档案与建设，2019（11）：57-59.

[5]金龙.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用效果探讨[J].世界最新医学信息文摘，2019，19（87）：242-243.