信息化背景下档案管理技术创新问题分析

邱玉财

摘 要：档案管理是行政事业单位管理中最重要的部分，在发展中占据着非常重要的位置。随着互联网技术的快速发展，档案管理工作也逐渐发生变化，可以说信息化档案管理方式已经成为当前行政事业单位管理的主要方式。而且档案信息化建设，不仅能够推动档案信息化建设，而且还能够加快行政事业单位信息化建设步伐。

关键词：信息化;档案管理;创新

信息化背景下，档案管理是在传统档案管理方式上进行改革创新，借助现代信息技术和设备，将海量数据信息提取出来，使其不仅不便于查找，同时还能够长久保存。随着信息技术的发展，档案逐渐以电子档案的形式被记录保存，而且新档案管理技术也更便于档案的调取和保存，在信息化背景下，还需要专业的档案管理技术人才来对档案进行合理应用。

1 创新档案管理的新技术

1）新技术——物联网。物联网能够实现物与物相连，是在互联网的基础上对其延伸和拓展的网络，在某种程度上来说，物联网终端并不只限于计算机，而是其他物也能够成为物联网发展的终端，在网络中能够实现物与物之间的联系和通信。

2）新技术——云计算。云计算是一种新型数据管理依据，其核心理念是借助成千上万个大型服务器所集成的网络环境，并且建立有效的数据处理中心、数据信息交互中心，借助计算机网络为其提供有效的数据信息共享、数据储存、硬件资源服务等，有着非常强大的储存功能。

3）新技术——移动互联网。互联网通信技术的快速发展，在一定程度上促进了无线通信技术的发展。而且无线通信技术能够连接各种移动终端，如手机、笔记本等，若是事项档案管理信息化之后，那么管理人员就能够通过移动终端来查看和管理档子档案。

2 信息化档案管理技术存在的问题

1）深受传统观念的影响，更注重纸质档案管理。俗话说“白纸黑字，立字为据”。在当前档案管理中，人们深受传统观念的影响，比较重视纸质档案管理。虽说尊重传统是我们每一个人的责任，但是在信息化时代的背景下，海量的数据信息要求我们一定要重视电子档案管理，只有这样才不会被时代所抛弃，才能跟上时代发展的步伐。再者，在众多档案管理机构中，电子档案管理并没有得到广泛的认可。在我们国家只有在两种档案相同的使用下，才能够起到相应的效果，若是有纸质档案也能起到一定的效果。但若是只凭借着电子档案，那么是无法将其作为凭证的，由此可见，在实际应用中对电子档案应用和管理是存在偏见的[1]。

2）档案归档管理不科学。不合理的电子档案归档非常不利于档案管理事业的发展。档案部门管理电子档案，大多数都是以收集或者移交的方式进行，将档案进行统一管理。但是由于电子档案操作比较简单、档案管理也比较分散，以往的归档工作和程序已经无法适应电子档案的管理和应用。而且电子档案管理过程中还会存在一些不科学的管理办法，非常不利于数据信息的长久保存。纸质档案与电子档案相比较，电子档案的保存工作取决于全过程工作，而且电子档案的初始数据、保存格式等在移交的过程中任何一个环节出错误，都会影响电子档案的保存。再者，在我国电子档案管理过程中，因缺少有效的管理方式，在后期传输过程中经常会出现差错，导致电子档案难以实现长久保存。

3 信息化档案管理技术的创新路径

1）进一步明确档案管理技术的原则，提供多样化服务。虽说档案来自不同的部门和管理机构，且信息管理过程中还有着交叉性的特点，所以说，档案在某种程度上有着一个整体性。在技术创新管理过程中，一定要合理掌握档案管理的整体性，这样才能够探索出更加科学有效的管理技术。再者，在档案管理技术创新过程中，要注重档案管理自身的服务性，而且档案管理的根本就是能够合理运用档案管理，充分发挥好档案自身的价值和作用。加强档案管理信息化建设，实现能够实现信息资源共享，促进档案信息全面发展。所以，在档案管理技术创新过程中，为其提供更好的人性化服务[2]。

2）建立并完善电子档案管理，实现统一发展。因电子档案管理系统与纸质档案发展不完善，存在一定的安全隐患。因此，要建立并完善各项管理制度，完善档案信息化建设。其一，建立有效的信息化档案管理制度和各项档案管理制度，借助相应的软件和应用程序对档案进行有效的归档和管理，在档案信息录入之前应对各项数据信息进行妥善管理并备份，使其能够有效提升数据信息的安全性。其二，建立信息化档案管理制度，可以根据国家档案局的标准来制定。选择优质硬盘作为档案数据信息的备份，将备份盘和储存盘一定要分开放，同时还要做好防尘、防压、防潮湿的工作，并且相应的顺序对光盘刻录等进行详细的标注，确保档案信息安全。

3）实现档案数字化信息化管理。数字化信息化管理是提升档案管理质量的基础，根据档案管理规定的各项要求，在管理中要将各项档案信息全部传输到数据管理当中，合理应用管理系统对其进行数字化管理。例如，信息管理系统、ERP系统等，都是积极引进先进信息管理技术，使其在提升信息管理基础上提升档案信息管理。

4）档案管理中加强安全防范工作。在档案管理过程中，加强档案管理工作是安全保护防范管理的关键，加强安全管理防范的功能能够有效提升档案信息化建设。在系统内部可以建立一个可信可控的网络模式，确保该模式有着科学化的特点，能够实现对内部工作人员的管理，坚决杜绝单位内部工作人员使用宽带或拨号的方式非法接入外网，避免因外界因素接入造成网络内部资源的流失，同时还要控制好各项软件的资源，避免工作人员在计算机上安装病毒软件从而造成数据信息丢失或泄露等，防止计算机内部潜藏安全漏洞问题[3]。

5）进一步提升信息化档案管理人员的专业素质能力。在档案信息化管理过程中，还要进一步提升档案管理工作人员的素质能力，使其能够提供更专业化服务。在信息化档案管理过程中，要加强档案管理人员的综合素质能力和培养，并对其进行定期培训工作，使其能够有效提升档案管理人员信息安全的防范意识，并树立正确的价值观念和职业道德素养，加大人才培养的力度，使其能够促进我国档案信息化建设。

4 结语

档案管理工作随着时代的发展发生了本质上的改变，而且传统纸质档案管理工作量也比较大，工作内容也比较繁琐，在信息化背景下，要积极创新档案管理技术，创新档案管理工作模式，促使档案管理工作能够变得更加高效。再者，信息化档案管理过程中，因自身信息化技术发展还不够成熟，在一定程度上影响着信息化档案管理工作的工作效率和工作质量，在某种程度上影响着信息化档案创新管理的发挥。因此，还需要档案信息化管理部门在实际管理中，能够积极创新档案管理工作，进一步提升信息化档案管理水平，促进档案管理事业的发展和建设。另外，要以发展的眼光来看待身边的事物，跟紧时代发展的步伐，促进档案管理能够创新发展，使其能够实现信息化档案管理的科学化和规范化，实现信息化档案管理的价值[4]。

参考文献

[1]姚红石.信息化背景下的档案管理创新[J].档案时空，2017（12）：23-24.

[2]王晓丽.信息化背景下传统档案管理工作的改革探究[J].中华少年，2018（24）.

[3]张晓丽.网络环境下档案信息化管理与服务机制的创新[J].城建档案，2019（5）：37-38.

[4]柴莉伟.基于知识管理背景下档案管理信息化的建设分析[J].办公室业务，2017（8）：83-83.

作者简介

邱玉財（1979-），男，汉族，山东昌邑人，本科，昌邑市体育学校，从事办公室档案管理工作。