纪念馆藏品档案管理探析

刘文佳

摘 要：藏品档案管理作为纪念馆管理工作的一部分，一直以来都并不受重视，很多纪念馆虽然设立了专门的档案管理部门，但藏品档案管理工作的作用却并未能够真正发挥出来，而这也对纪念馆管理工作的完善产生了很大的限制。为此，本文对当前国内纪念馆藏品档案管理存在的普遍性问题展开了分析，同时基于藏品档案管理的实际问题，提出了一些关于加强纪念馆藏品档案管理的建议，希望能够对纪念馆管理工作的优化起到一定帮助。

关键词：纪念馆;藏品;档案管理

如果说文物藏品管理、保护是纪念馆各项工作的基础，那么藏品档案管理就可以看做是纪念馆各项业务活动的重要依据，无论是对藏品的征集、鉴定、登记，还是相关藏品的保护、研究、使用活动，都需要记录在纪念馆藏品档案之中，并依据相关档案信息制定具体工作规范与计划。由此可见，纪念馆藏品档案管理具有非常高的重要性，而对于加强纪念馆藏品档案管理的研究，则是十分必要且具有现实意义的。

1 当前纪念馆藏品档案管理存在的问题

1.1 管理人员素质不足

近年来随着人民生活水平的提高，近几年我国纪念馆、博物馆的客流量虽然出现了明显的提升，但由于纪念馆、博物馆本身就具有一定的公益性质，而藏品引进、管理、维护、展览、研究等各项工作所需经费又比较多，因此其业务活动资金仍然是比较紧张的。受此影响，很多纪念馆都会选择精简内部工作人员，而档案管理因长期不受重视，导致人员配置自然随之大大减少，有些纪念馆甚至将藏品档案管理设为了兼职岗位，仅聘用兼职人员负责档案管理工作，或是由其他部门人员兼任档案管理，这样的人员配备很难满足藏品档案管理工作实际需求，而藏品档案管理的工作质量与效率会受到很大的影响。

1.2 档案信息收集困难

档案信息收集是纪念馆藏品档案管理最为基础的业务工作之一，这项工作虽然看似比较简单，但在实际工作中，仍然出现各种各样的困难。首先，纪念馆藏品数量较多，各类藏品所需要记录的档案信息也比较多，在档案管理人员数量相对不足的情况，档案信息收集的工作量往往会非常大，有时甚至会因人手不足而影响到其他藏品档案管理工作的进度[1]。其次，由于对藏品档案管理的了解不多，重视程度也比较低，纪念馆其他部门的部分工作人员经常会出现不配合档案收集工作的情况，不仅不愿按规定时间上交相关文件，漏交文件、文件材料不完整等情况也比较常见，给藏品档案信息的整理增添了很多麻烦。最后，很多负责藏品研究工作的科研人员常常会认为科研项目、课题及其相关材料均为个人所有，并以此为由拒绝将文件材料交给档案部门，而在文件材料无法得到规范保管的情况下，档案材料丢失、损毁等现象也很容易出现。

1.3 硬件设施不够完善

硬件基础设施是藏品档案管理工作的重要基础，如果缺少了必要的基础设施、设备，那么很多藏品档案管理工作都无法进行下去。然而从目前来看，由于藏品档案管理工作并不受重视，因此很多纪念馆的档案管理相关硬件设施都并不完善，而藏品档案管理工作也受到了不小的影响。例如部分纪念馆在档案室的设置上过于随意，将档案室及相关设备设置在顶楼或底层，室内往往会出现漏水、空气潮湿等问题，而档案文件也可能会因受潮、发霉而出现损毁。

1.4 理论制度严重缺失

藏品档案管理与其他档案管理工作相比具有一定的特殊性，为保证实际工作的规范性、合理性与高效性，必须要以明确的工作制度标准为支撑，但由于很多纪念馆的专业档案管理人员较少，而在不同纪念馆工作实际差异较大的情况下，国家文物局又很难对藏品档案管理作出太过细致的制度规定，因此目前仍然有不少纪念馆未能将藏品档案管理技术标准建立起来，而档案管理工作也无法得到客观、具体的指导，这对于档案管理质量的影响是非常大的。

2 加强纪念馆藏品档案管理的有效措施

2.1 重视专业人才引进

藏品档案管理在纪念馆各项业务工作中都能够发挥出非常重要的基础性作用，尤其是对于文物征集、藏品管理、陈列展览，对于藏品档案文件的应用更是显得尤为关键，因此纪念馆领导管理人员必须要充分认识到这一点，提高对档案管理工作的重视程度，并通过专业档案管理人才的引进来为藏品档案管理提供人力资源支持，以保证藏品档案管理工作的专业性。在具体措施上，纪念馆一方面要调整藏品档案管理工作制度，建立专门的藏品档案管理部门，根据实际工作需求设立具体工作岗位，安排专人负责各项档案管理工作，以保证藏品档案管理部门的独立性[2]。而在另一方面，则需要对藏品档案管理的工作待遇、工作环境等进行全面改善与优化，以吸引高素质的档案管理人才，提高档案管理队伍的整体素质。

2.2 创新信息收集机制

针对藏品档案的信息收集问题，纪念馆还需加强对藏品档案管理工作的宣传，明确各部门、各岗位在藏品档案信息收集工作中的责任，明确要求其配合档案管理人员工作，按规定上交相关文件材料。另外，为提高藏品档案信息收集整理的效率，还需进一步加快档案信息资源建设，在单位内部全面实行无纸化办公，并建立专门的藏品档案管理信息系统与数据库，用于各种电子公文、电子资料的收集与归档管理，为档案数字化建设创造良好基础条件。

2.3 优化硬件基础设施

档案管理工作目前虽然已经呈现出信息化、数字化的发展趋势，但无论是纸质档案文件的管理，还是信息化、数字化档案管理，对硬件基础设施的要求都非常严格，而对于各纪念馆来说，要想将藏品档案管理工作的作用充分发挥出来，也同样需要对各种硬件基础设施进行全面优化。例如在纸质藏品档案的管理中，必须要在充分考虑纸质档案存放环境要求的情况下，对档案室进行选择，并从温度、空气湿度、用电安全等多方面入手对档案室环境进行严格监控，以免因文件受潮、高温起火等事故而导致档案文件损毁[3]。

2.4 加强档案制度建设

制度化是做好档案管理工作的基础，面对当前纪念馆藏品档案管理工作现状，各纪念馆还需以国家文物局制定的《文物保护管理暂行条例》为基础，结合实际工作情况，将文物藏品档案登记、收集整理等各项工作的具体工作制度明确下来，为藏品档案管理提供客观指导。同时为保证工作制度的落实，还需实行档案工作负责人制度，确定各部门的归档责任人，并将部门归档责任人名单备案，一旦藏品档案管理工作出现问题，应立即探明原因并追究相关责任人的责任。

3 结束语

总而言之，当前纪念馆的藏品档案管理工作虽然仍然存在着一定的不足，但只要能够明确问题原因，并从基础设施建设、档案管理制度完善、专业档案管理人才引进等方面入手，采取合适的藏品档案管理策略，仍然能夠让藏品档案管理工作的作用在实际工作中得到充分体现。

参考文献

[1]王幸.基层文物单位藏品档案管理现状及问题——以扁鹊纪念馆为例[J].陕西档案，2019（05）：39-40.

[2]李一平.纪念馆藏品档案管理措施分析[J].办公室业务，2019（18）：129.

[3]张红卫.浅谈纪念馆藏品的档案管理[J].办公室业务，2018（14）：119.