浅谈城市规划档案管理工作

陈建昭

摘 要：城市规划档案是城市规划的可靠依据，也是其坚强的后盾，还对城市规划管理有一定的控制和指导的作用。城市规划档案的工作范围广，工作量大，这些都是由城市规划的综合性和复杂性决定的。本文尝试从城市规划档案在城市规划管理中的作用、存在问题等方面进行浅析。

关键词：城市规划;档案管理

城市规划档案，指的是城市在规划、管理的发展过程中，经过不断的累计所形成的具有保存价值的文字、图纸、图表以及声像等文件材料，可以说是城市发展的真实记录，也是城市未来建设、发展的重要参考数据。反过来说，一个城市如果没有完整的、真实的城规划档案，那么其建设的设让、实施就缺乏了足够的参考数据，使得后续的工作不能科学的、合理的展开。正是因为这样，相关部门应该重视城市规划档案的管理工作，并在行动中贯彻这种重视，这样才能够促进城市的进步。

1 城市规划档案管理的重要作用

1）城市规划档案的归档范围包括：建筑工程档案、道路桥梁管线工程档案、批后管理档案、及规划编制成果档案。建筑工程档案包括建设项目选址阶段归档资料、建设用地规划许可阶段归档资料、建设工程规划许可阶段归档材料;批后管理档案包括日常批后管理资料、违法建设行政处罚案件卷宗、建设工程竣工规划核实阶段归档材料;规划编制成果档案包括总体规划编制成果、控制性详细规划编制成果、专业专项规划编制成果及其他归档资料。

2）城市规划档案的信息具有整体性、综合性、真实性和准确性，在城市规划中起发挥着凭证的作用，在城市规划管理中起着不容忽视的作用，城市规划建设中所形成的各种资料，不仅对城市建设从规划到开发有一个全面的记录，同时也为城市规划的决策提供了重要的信息资源。由此可见， 城市规划档案的优化管理是做好城市建设规划的基础。

2 城市规划档案管理工作上现存的问题

2.1 管理人员对城市规划档案管理重要性的认知度不高

在各行业间激烈竞争的环境中，档案管理工作的好坏直接影响着行业之间的竞争程度。但对于像幕后工作者一样的档案管理工作而言，其不如台前工作的行业能够获得那么高的关注度，也不如那些行业能获得显著的成效。因此，随着时间的推移，档案管理行业中的各层管理人员普遍出现工作懈怠的状况，例如工作积极性不高、管理设施不完整等的现象。另外，还有部分管理人员产生了档案管理工作不必拘谨的错误观念，导致相关管理人员工作态度散漫，进而造成了我国城市规划档案管理工作的开展停滞不前。

2.2 档案管理能力较低，方法不适合时代的发展

就我国城市规划档案管理的现状来看，造成我国档案管理能力不足的原因有以下几方面：一是管理制度改革后，人员调动现象较为普遍，且这些新聘入的工作人员中有不少人并未受过专业的档案管理培训便开始投入到日常管理工作中，如此则造成了档案管理相关内容了解不全面的现象出现;二是我国目前档案管理行业中，有不少管理人员并非专门的管理工作者，他们当中大部分在其它岗位也还留有职务，时常出现投入精力不够的状况，从而导致档案管理发展的进度迟迟不前，对档案管理能力的提升造成抑制作用;三是档案管理的方法不够先进，由于软硬件条件的制约，许多档案管理人员还在延续很多年前的管理方式，缺乏创新，在档案管理现代化方面做得还不够，无法适应当今时代的发展。

2.3 档案收集工作的力度不强且不够规范

在我国工程建设行业档案管理的发展中，影响其发展的因素之一是档案收集制度。然而就目前发展情况而言，我国在档案收集工作方面的制度依然不够完整，且由于各种原因，使得仅有的制度也未能得到很好的利用。如此一来，则导致收集的档案缺乏平整性和规范性，有些甚至无法长久保存。

2.4 档案管理方式不够先进，缺乏科学性

从我国档案管理的发展现状来看，其管理方式较为老套。即便是在现今科学技术不断发展的环境中，档案管理部门仍存在着使用传统的纸质化档案管理，这些不仅降低了档案管理的工作效率，还阻碍了节约资源工作的顺利进行。

3 加强城市规划档案管理的措施

3.1 提高综合素质

城市规划档案管理工作，说到底是人来實施的工作，而人的素质会直接的影响到城市规划档案管理工作的展开，影响到城市规划档案管理工作的质量。正是因为这样，必须及时的提高城市规划档案管理人员的综合素质，使其能够跟上时代、行业发展的脚步。对于城市规划档案管理的工作人员来说，只有不断的提高自身的综合素质，才能够创造出更好的工作成绩，进而才能够获取社会各界对城市规划档案管理工作的认可、关注以及重视。不仅如此，城市规划档案管理的工作人员也只有不断的提高自身的综合素质，才能够胜任这项具有专性、技术性的工作。

3.2 做好收集工作

在城市规划档案管理中的档案收集工作，指的是，从而实行集中性的统一管理。而这项工作的展开可以说是非常繁杂、多变的，需要各部门进行紧密的、默契的配合才能够完整的、充分的顺利完成。然而，在城市规划档案管理中的档案收集工作是非常重要的，它是后续所有档案工作的基础前提，因为没有了完整的档案，就不可能有相关的档案管理工作，所以，无论这页工作有多繁杂、多变，都必须尽可能的实施好。

3.3 确保档案安全

在城市规划档案管理的实施过程中，涉及方方面面的内容，而这些内容离不开领导的支持以及相关部门的配合，首先只有各部门的领导给与重视、给与支持，才能够促进城市规划档案管理工作的展开，而只有这些部门的领导重视了能够调动整个部门的配合。其次是相关的物质保证。在城市规划档案管理中的所有信息，都称得上是不可再生的重要资源，而对这些资源的保护、管理，都需要一定的物质保证，比如说保管信息的设备、建设，相关的管理技术等等。

3.4 充分运用档案

城市规划档案的价值只有通过运用才能够充分的被体现出来，而运用这些资料的人越多，就越能够发挥其作用，而社会效益以及经济效益也才会越高，影响面才会越广。而城市规划档案管理工作只有具有一定的权威性以及凭证作用，才能够具有更高的利用率，所以说城市规划档案管理是城市档案工作的中心环节，也是促进城市进步、发展的必要前提。而在运用城市规划档案的时候必须遵守以下几点：

第一，查阅规划管理档案必须持单位签发的注明查阅档案目的、内容的正式介绍信，不得查超越范围以外的档案。第二，规划管理档案一般不外借，但如果是移交单位规划管理部门工作人员因作需要查考且必须外借档案的，在办理好外借手续后，必须经领导批准方可把档案带出档案室，而且必须在规定的时间内归还。第三，阅档人员应自觉接受档案管理人员的监督，未经允许不得摘抄、拍摄、复制

档案。

4 总结

总而言之城市规划档案管理是城市发展的基础前提，而为了能够更好的适应现代城市建设的需要，必须及时的强化城市规划档案管理的相关工作，并且采取切实有效的措施，这样才能够从本质主确保城市规划档案的完整性、准确性以及规范性，才能够为城市的规划、建设以及管理奠定坚实的基础。

参考文献

[1]李英俏.城市规划管理档案的特点[J].兰台世界，2005.

[2]阴宏哲，阴宏光.浅谈城市规划管理档案的管理[J].黑龙江档案，2007.