关于做好铁路工程建设档案管理工作的思考

张莹

摘 要：本文简要分析了铁路建设项目档案的特点，简要介绍工程施工文件组卷和装订整理的基本要求，总结分析了档案形成过程中普遍存在的一些问题，提出了解决方案，并对加强铁路建设项目管理企业档案管理工作提出了合理化建议，可供铁路建设项目或相关企业参考。

关键词：铁路;工程建设;档案;管理

1 铁路工程项目文件归档整理过程中存在的问题及解决方案

1.1 铁路工程项目文件涉及工程建设全过程，存在期限长、人员变动频繁，造成收集归档困难

针对这一问题，我们在建设初始，下发档案管理办法，规定参建单位各层级应承担的责任。总结出了项目工程文件的“月档案交接制度”，要求各施工工点，分别指定专人负责日常工程文件的收集、整理、填写，月末向档案室移交并办理交接手续，由档案室集中存放。这一做法的好处是：

1）避免了以往因工期长或人员更换造成项目文件遗失。

2）确保了档案的齐全和真实。

3）对监理工程师质量把关起到督促作用。

4）清晰档案管理责任，便于责任追究。

5）杜绝以往的档案编制弊病：原始资料丢失、签字不及、找不到资料原件而“闭门造车”等。

1.2 铁路工程建设参建单位对文件形成及管理重视程度不够

1）加强考核，纳入公司日常管理制度。公司制定了一系列制度提出了具体要求，如：各参建单位必须按期移交完整齐全的项目文件，项目文件不齐全、不完整、不真实，验收不合格的，不能进行末次验工计价。日常管理中将工程文件的质量纳入信誉评价，纳入安全质量红线管理。

2）加强日常检查，树立模板。日常加强对检验批、隐蔽工程的自检及报验、设计变更、施工日志填写规范性的检查，适时邀请上级单位档案专家进行指导。评选出档案管理较为规范的单位，组织全线进行观摩，督促。

3）建立定期协调推进机制。定期召开归档推进会，会上对归档文件问题进行通报，对不合格文件整改及归档期限做出要求。对于归档不利的参建单位采取约谈集团公司领导、通报批评等一系列措施。

通过以上措施，大力扭转了参建单位对项目文件及归档工作的态度，压实各参建单位的主题责任，做到责任划分清晰，工作分工明确，响应及时准确，形成了上下联动、高效协同、沟通到位的管理机制，提升了各参建单位归档工作积极性，提高了归档文件的质量。

1.3 铁路工程项目档案著录不够规范

铁路工程项目文件量大，工作人员素质不一，造成铁路项目档案著录不够规范。主要体现为：著录内容不够准确、著录信息不完整。针对这一问题，我们采取一些列措施：

1）加强对档案著录人员进行培训。在著录前对工作人员进行著录原则、标准及规范的培训，提升著录人员概括、分析问题的能力，讲明著录过程中应注意的事项，明确工作计划。

2）细化分工、增加专业人手进行指导。铁路工程档案量大，我们聘请原档案馆退休人员进行帮助指导著录完毕后进行检查整改，争取条目完整清晰便于后期检索利用。

3）加强审核，及时整改。工程部门对卷内目录、案卷标题等著录内容进行审核;上级档案部门对著录内容进行抽检。针对发现的问题举一反三，进行整改，最终做到著录规范，方便检索利用。

2 关于加强铁路档案的几点建议

2.1 增强责任感，加强档案资源体系建设

档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业管理工作水平和质量效益的条件，在企业生存发展中发挥着重要的基础作用。作为企业档案管理人员，一是要具备高度的工作责任感，良好的工作素养，恪守职业道德，保守工作秘密，要本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的精神，尽心尽责做好本职工作。二是要树立“大资源观”，做到应归尽归，应收尽收，确保各门类档案收集齐全完整。加强特色档案资源建设，重点收集具有铁路行业特点和铁路企业重大活动的档案，特别是声像、实物档案，不断丰富和充实特色、专题档案馆藏，构建覆盖各系统、门类齐全、内容丰富、载体多样的档案资源体系，以不断丰富和优化馆藏，打造档案信息竞争的新优势。三是增强工作的主动性和敏锐性，进一步拓宽档案收集渠道，制定征集工作规划和实施方案，除正常收集外，深入到各部门和车间，寻求散落的宝贵档案，对珍贵的、有意义的档案资料予以征集、购买，根据实际情况和需要，扩大档案收集范围，分批次、有组织、有计划地开展对各种档案的接收工作，不断充实、丰富馆藏，实现由单一化接收向多元化收集的转变。四是利用现有馆藏，主动地开展深层次的加工，做好档案信息资源开发工作，编撰全宗介绍、大事记、专题概要、重要会议简介、重大活动简介等检索工具，充分发挥档案的凭证和参考作用。

2.2 加强队伍建设，提升档案人员业务素质

为了使檔案工作人员能够适应档案管理工作的需要：一是要建立档案人员继续教育制度，建立约束和激励机制，激发档案管理人员参加业务学习的积极性和主动性。二是培训内容要与实践相结合。按照“学做结合，按需设科，重视实效”的要求，遵守学以致用的原则，全面系统学习档案专业知识及档案管理各项规章制度和标准，“知之愈明，则行之愈笃;行之愈笃，则知之益明”，理论学习之后要进行各门类和各种载体档案的收集、整理、编目、保管、提供利用等方面的实务操作，通过学中干，干中学，以提高档案人员的专业水平和业务技能。三是要加强相关学科知识的学习。随着铁路企业创新发展、转型升级的深入和计算机技术的快速发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越大，现有的管理方法和手段已不能满足保管和提供利用的需求，因此要加强对档案管理人员计算机、信息技术、档案软件等学科的培训和学习，使其成为集计算机管理、信息管理、档案管理知识为一体的综合型人才。

3 健全制度建设，确保档案管理工作规范化

一是要建立铁路企业档案集中统一管理的模式。铁路企业要建立党政统一领导、档案部门归口负责、各部门共同参与的档案管理三级网络，明确档案工作的分管领导和具体负责部门，配齐各项设施设备，实施档案集中统一管理，确保档案的完整性和系统性，为档案的查阅利用和档案信息资源的开发奠定良好的基础。二是建立健全档案管理各项规章制度和岗位职责。应以《档案法》为依据，结合铁路行业特点，建立档案立卷归档制度、保管制度、利用制度、统计制度、鉴定销毁制度、保密制度、档案安全应急制度、档案工作流程和岗位职责等，确保档案管理的制度化、标准化、规范化。三是建立档案验收制度。档案验收是推进档案管理规范化的重要途径，是提高档案专业化管理水平的有效载体。首先制定档案验收标准，提出档案资源、信息化、安全三大体系建设的具体要求，其次明确档案机构、队伍、制度建设的具体内容，使各级档案人员对自己的工作目标做到了然于心。在验收过程中，通过查阅档案台账和现场查验相结合的形式，对各级基层单位档案管理工作进行平推检查验收。验收结束后，要根据验收结果，对各单位档案工作质量进行综合评价，排队通报，对档案管理工作的特色做法和典型经验进行总结、推广，以不断提升基层单位档案管理水平。

4 结束语

铁路建设项目工程文件的收集、整理和编制是一项细致繁琐的工作，建设过程中技术工作人员不仅要熟悉资料的收集内容、整理要求、编制方法，还需要有细心的工作态度、严谨的工作作风。负责铁路建设的勘察、设计、施工、监理、科研以及建设管理企业应高度重视实施过程中的档案工作，及时发现和处理过程中存在的问题，从加强档案资源体系建设、提升档案人员业务素质和健全制度建设入手，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，实现项目档案验收与项目工程验收同步，为切实发挥档案的利用价值创造条件。