浅析不动产登记信息与档案的一体化管理

叶佳

摘要：登记信息与档案作为不动产登记的主要依据和重要参考，具有广泛的应用性、相互的关联性。从实现职能的一体化、业务规范统一化、培养综合素质的人才三个方面探讨如何实现登记信息与档案的一体化管理。

关键词：登记信息;档案;管理;一体化

中图分类号：F293 文献标识码：C

文章编号：1001-9138-（2020）01-0051-53 收稿日期：2019-12-15

不动产登记信息是不动产在受理、权籍调查、审核、登簿一系列登记程序中形成的有关不动产的自然状况信息（包括坐落、结构、层次、规划用途、建筑年代等）、权属状况信息（包括权利人信息、权利性质、权属证书（证明）、他项权利信息、用益物权信息等）、限制信息及其他信息（不动产的来源、性质、宗地代码、不动产单元号、登记类型等）。不动产登记档案由不动产登记资料、不动产登记簿以及附属于不动产登记簿的权属来源文件和其他具有支持登记意义的文件材料构成，属于具有法定证明效力的凭证，是权利人享有不动产物权的证明。详细记录了不动产权属的交易、登记、测绘、转移等活动，是城市建设、住房保障、国家税收等社会服务和民生保障的基础。

1 登记信息与档案的应用性

不动产登记信息与档案的利用是信息与档案管理的具体价值体现，应用范围广泛，主要包括以下几个方面：（1）不动产权属管理的重要依据，在不动产交易中，产权明晰是交易的前提。在实际工作中，登记人员在审核时要依赖登记档案，对不动产的自然状况，包括建筑年代、面积、结构、用途以及限制信息和上手的交易情况进行核实。（2）落实各项政策的主要凭证，不动产登记档案记载了所购不动产的面积、价格和购房时间，作为主要凭证，对各项政策的落实发挥重要作用。（3）住房征收管理工作的有效凭据，不动产登记档案详细记载了每户的居住状况、房屋年代、人均面积等，为房屋拆迁，制定建房规划，建设保障性住房等提供了依据。（4）公检法、税收工作的有利依据，不动产交易、继承以及民间抵押借贷等行为，不可避免会引起一些纠纷。公检法部门处理这些纠纷，需要预先查阅登记档案，了解不动产权属关系、坐落、面积等产权情况并确认不动产是否已有查封、抵押等限制记录。

2 登记信息与档案的关联性

实际工作中，不动产的交易与变更比较频繁，业务信息系统和档案信息的管理要保證规范、及时、同步，如果相关的不动产信息没有及时更新，造成登记基础信息不准确，会影响不动产的下一次交易。特别是被征收的不动产应办理注销登记，不动产登记信息置入历史库，登记档案做注销处理，只有保证登记信息与档案实时更新才能确保登记的准确无误。如果登记信息与档案信息脱节，让审核人员无法确定该不动产的真实状态，还要进行实地查看，增加登记的成本和风险，还会降低案卷查全率，给群众增添不必要的负担和登记机构的行政成本。

如图1所示，不动产登记信息与档案是相互关联、密不可分的。由登记机构的窗口人员依当事人的申请进行受理，收取不动产登记申请资料（包括不动产登记申请书、申请人身份材料、不动产权属来源、登记原因等）;权籍调查部门经实地查看形成的不动产权籍调查成果等材料;不动产登记机构的审核材料（包括不动产登记簿等不动产登记结果），这些登记资料最后移交至档案管理部门形成登记档案，并统一保管。

同时在受理、权籍调查、审核（批）环节，以不动产单元为基本单位形成不动产登记基础信息（包括自然状况信息、权属状况信息、限制信息、权利人信息等）。可以说登记信息是档案的电子化体现，而登记档案作为原始凭证是信息维护与数据整合的依据。

3 登记信息与档案一体化管理的重要性

登记信息与档案管理从始至终都是一个完整、动态、连续的过程，信息与档案的维护、更新必须统一，实现一体化管理。鉴于此，登记机构可以将信息管理与档案部门整合为一个部门，集中、统一管理，实现业务标准、人才培养的一体化。

目前，部分登记机构尚未实行登记信息与档案的一体化管理，在职能上、管理上，信息管理部门与档案部门通常各行其是，造成业务管理、信息维护、监督标准等方面的不统一。

一是不便于业务管理的统一。为方便群众办理登记，缩短办理时限，档案和登记信息的准确完整，对于保证不动产登记在规定时限内高质量办结起着关键作用。上文提到登记信息与档案具有关联性，因此在信息维护、数据整合的同时要考虑档案信息是否要同步维护、更新，如不同步会造成登记信息与档案的脱节，影响登记环节的效率和质量。作为不动产登记的重要依据和参考，不动产发生交易或变更，房屋表数据、登记信息、档案信息这三块数据必须同时更新，实现各业务模块信息数据的无缝对接，形成统一的信息与档案的管理模式。

二是不利于监督体系的建立。登记信息与档案管理工作有一个主要的目的，就是为不动产登记环节提供参考和依据。鉴于此，登记与档案的准确、完整是至关重要的，同时也关系到登记的准确与效率。在实际工作中因“人为”因素往往不可避免出现失误，要保证“零差错”，除了制定统一的业务规范，还要建立严格的监督体系。建立监督体系的前提就是实现登记信息与档案的一体化管理，在信息维护、数据整合、档案更正时实现全流程、全方位、多角度统一监督，才能保证信息与档案管理的准确无误。

既然登记信息与档案的一体化管理工作如此重要，那么如何实现一体化管理并有效地服务于不动产登记工作，笔者主要从以下三个方面进行探讨：

一是实现职能的一体化。目前，仍有登记机构将信息管理与档案管理部门分设，如果要实现信息与档案的一体化管理，首先要考虑将其整合为一个部门，从职能上实现统一管理。职能的整合是一体化管理的基础，两个部门分设易造成管理上分散和低效，登记信息与档案在业务上是相互联系、密不可分的，两个部门分设在具体运行业务时会出现不统一、有效性差等问题，整合为一个部门更有利于业务融合，确保业务运行的有效、准确，减少行政管理的成本。

二是业务规范统一化。随着信息技术的发展，在不动产登记领域进一步实现网上办理，打造“互联网+”不动产登记，将来登记业务通过“不见面”在线申请、受理、审核、发放电子证书（证明），信息和档案的准确、完整是登记人员在受理、审核的主要参考资料，也是保障不动产登记的质量的基础。

编订业务标准，制定和完善信息与档案管理的操作手册意义重大，首先是完善档案与信息管理的操作流程，提高工作效率和质量;其次将技术性与规范性结合起来推进业务操作手册的制定，以保证不动产登记工作的“零差错”，进一步提高登记质量和效率。此外建立完善的监督体系，对档案和信息一体化管理进行严格的监督，借鉴审核环节的工作方法，实行复核机制，分类管理、层层把关，实现信息与档案管理的“高标准”“零差错”。

三是培养综合素质人才。目前缺乏具备综合素质的人才，信息管理与档案管理分属两个不同的专业，实际工作中既懂信息又懂档案的工作人员往往很有限，要求员工同时学习两个专业难度较大，所以在实现一体化管理的基础上，加强员工的实践与培训非常重要。同时，还需要借鉴其他地区在综合人才管理和培养体系，完善人才管理和培养机制，加强对相关人才的培养，建立优良的人才队伍，比如将业务技能与管理规定有效结合开展培训，来提高工作人员的管理水平。

适应以信息化建设为主体，加强不动产登记信息与档案的一体化管理工作，在不断提高不动产登记质量的基础上，完善“不见面”服务和网上在线办理，保证登记的各个环节，才能为群众提供“更好、更便捷、更完善”的登记服务。