工程档案管理对工程质量的重要作用

罗越

[摘 要] 在我国经济快速发展的过程中，建筑行业和建设工程无疑贡献了不小的力量。而在工程项目管理过程中，工程档案管理无疑是重要的组成部分，对工程质量有着重要促进作用。尤其是我国居民生活水平的提高，对工程质量要求也越来越高，而这便需要企业加强工程档案管理，保障工程项目的顺利建设。但目前而言，无论是项目甲方还是乙方，关注重点都是项目质量；而对质量的相关要素比较忽视，特别是工程档案管理，一些项目管理人员忽视了工程档案管理在工程质量中的作用。因此，文章就工程档案管理在工程质量所起到的重要作用进行分析，并探讨了加强工程档案管理的具体措施。

[关键词] 工程档案管理；工程质量；项目

中图分类号：G271 文献标识码：A

一、工程档案与工程质量之间的关系

在工程项目建设过程中，无论是项目甲方还是乙方，都十分重视工程质量，而在工程质量整个体系中，工程档案管理无疑是其重要组成部分。因此，项目负责人必须加强对工程档案的重视。一般而言，在项目建设前便已经准备好了工程档案，如工程立项文件、工程规划文件等等，这些文件资源对工程建设起到了很好的保障作用。如果施工企业没有对这些资料进行有效的保存，可能会严重影响到项目施工情况[1]。同时，相关工程档案与工程建设的精准性息息相关，一些关于材料的检验文件，如水泥、钢筋等材料的检验文件必须保存好，作为日后工程审核的依据。工程档案管理贯穿整个工程项目，是工程建设的重要组成部分，施工单位必须加强重视工程档案管理，并采取有效的管理措施。

二、工程档案管理对工程质量的重要作用

（一）能有效反映建筑工程质量水平

首先，一般在项目施工之前，工程档案便已经建立。在项目建设的前期，关于项目的有关决定、审核、设立等方面，都需要一些资料文件来记录，尤其是一些大型项目的设计、招投标、预算等，都需要在立项文件上进行参考[1]。所以，企业必须把工程档案管理好，让项目工程档案资料成为企业工程项目重要的参考文件，这直接关系着之后的勘察设计，能有效反映一家企业的建筑工程质量水平。如果一家企业在工程建设过程中，忽视了档案管理，导致相关资料欠缺或不合格，从而使工程项目建设进度缓慢。同时，在施工过程中的各类文件档案也需要科学分类保存，它直接关系着项目的施工进展。

其次，随着科学技术的发展，目前数字化施工趋势愈发明显，对工程项目质量要求也越来越高，在数字化时代，图纸和数据形成体系，项目施工精细化管理和量化分析被不断强化。在工程领域，单纯通过现场评价工程质量的方式已经无法满足要求。因此，企业必须通过精准的数据指标来分析工程质量，而数据指标大部分是由工程档案反映，想要全面评价项目工程质量必须依赖建设工程档案，

此外，工程建设档案不仅仅能反映工程质量，还能反映一些隐蔽的数据。在一些工程项目中，单凭肉眼很难检测到核心工序及材料质量，这个时候工程档案资料便发挥了重要作用。如果工程档案质量高，那么能在一定程度上反映该项目工程管理规范，管理人员素质较高等现象。

（二）档案管理是工程质量控制的关键环节

实质上，工程建设档案管理是一个动态管理过程，工程档案管理并不是一个独立的行为，它是工程项目的重要组成部分，从这个角度来看，工程档案管理是工程质量控制的关键环节。在工程建设项目质量管理上，施工单位对施工现场质量的把控是工程项目质量的重要着力点。施工单位主要通过五个方面进行施工现场质量把控，即材料、机械、人力、方法和环境。在材料上，各类建筑材料的检测报告、合格证书、使用说明等等必须具备；在机械上，对机械设备的实施调控与科学使用是施工单位的主要内容；在人力上，工程资料员是工程项目中不可缺少的技术人员，根据规定，项目必须具备工程资料员才能开始施工，同时，工程资料员也要具备资料员证书才能上岗；在方法上，施工日志要详细记录施工现场的施工方法及流程；在环境上，施工单位必须在开工前、开工过程中以及完工后对周边环境进行记录。而上述五个方面的资料必须收集在工程建设档案中，并归类好。所以，档案管理与工程质量息息相关。

（三）工程档案管理可以极大提高工程质量

当前，工程档案管理成为项目竣工程序的重要条件，也是执法检查的重点内容。因此，工程档案管理不仅仅是工程项目顺利推进的保障，也關系着企业效益。从这个方面来说，企业便不得不加强对工程档案管理的重视，严格审查档案各类资料，要求档案对项目所有环节、每个步骤都要严格的记录，从而保证企业和项目管理人员对施工现场有精准控制[2]。此外，在正式施工前，工程档案管理人员便需要明确责任，制定预案，一旦施工过程发现相关问题，能及时处理，从而保证工程质量。

（四）工程档案管理是建设工程的重要组成部分

从整个工程项目来看，工程档案管理无疑贯穿了项目施工全过程，且深入到施工项目的各个环节，有利于保证项目施工质量。因此，以这个角度来看，工程档案管理是施工建设的重要组成部分。首先，在施工前，工程档案管理需要对工程的各类决策进行记录，为项目具体措施的落实提供建议。其次，在施工过程中，工程档案能有效控制施工进度，对施工各个环节管理提供有效的参考意见，如材料的进场、机械的使用、劳务人力的分配等，都可以参考档案资料来进行分析，进而控制施工进度。最后，在竣工验收环节上，工程档案是评估信息的有利提供者，它能有效反映项目施工过程中的各种数据。因此，工程档案管理是建设工程不可忽视的部分。

三、关于加强工程档案管理的具体建议

（一）建立健全工程档案管理的法律法规及相关规章制度

目前，我国针对工程档案制定了相关法律文件。企业可以通过相关法律文件规定来执行档案管理工作。各个地区也结合自身实际情况，根据国标和行标的规定，制定了工程档案管理的内容和职责，同时对项目音像档案制定了更高的要求。施工企业根据不同的项目类型来制定不同档案管理要求，从而提高工程项目质量。

（二）以人为本

施工企业要坚持以人为本，加强档案管理人才队伍建设。首先要加强档案管理人员自身责任意识，让档案管理人员明白自身工作的重要性。其次，要提高档案管理人员综合素质，时刻跟进工程项目的各项内容，保证档案的真实性、严谨性，为项目施工决策提供科学的数据信息支撑。此外，政府相关单位也应加强对工程档案管理的法律宣传，提高社会各界对工程建设档案管理工作的重视，让企业工作的重心不仅仅是工程建设和业务拓展，也要加强对项目档案管理的重视。同时，政府相关单位要利用信息网络平台，把与工程档案管理有关的法律法规进行发布，让建筑施工企业更好地了解工程档案管理的重要性，让档案管理人员明白档案管理的重要性[3]。

（三）关于档案管理的重点步骤建议

首先，在准备阶段，工程项目相关负责人及档案管理人员应加强对项目报建资料的收集、整理、归类，档案管理人员要做好检核工作，严格按照相关法律法规和地方规定对项目设计资料进行审核把控，为工程质量把好第一道关。如图纸与工程名称是否一致、目录与内容是否一致、图号是否符合相关规定及要求等，一旦档案管理人员发现了资料存在问题，应及时汇报，并进行跟踪处理，从而降低项目损失，保证项目的如期开工。

其次，在施工阶段。施工阶段的工程档案管理更为重要，它能直接对项目施工质量产生影响。所以，在这个阶段，档案管理工作不仅需要对施工本身档案进行管理，还需要对供货厂家的质量档案进行严格审核，要保证图纸资料的要求与实际材料相一致。与材料供应商合同要仔细检查，并确保能否开具增值税发票。

最后，在竣工验收阶段。施工企业要对工程档案进行一次全面检查，保证所有档案资料的合格性、严谨性。同时，企业质检部门也需进行针对性抽查，尤其是一些重点档案文件，要严格按照有关程序进行验收，以保证工程质量。

此外，施工单位还应严格坚持持证上岗原则，要双证合一。保证工程档案管理人员具备相应的上岗证，具备应有的职业素质，确保档案管理工作能顺利进行。同时，要对档案管理人员进行素质培训，提高其电子化信息整理能力，实现对纸质档案进行电子化入库，这样既能提高对工程档案的保护力度，也能让企业时刻监察档案情况[3]。

四、结语

如今，随着我国经济快速发展，城市建设和新农村建设如火如荼。为了保障百姓安全，提高居民生活幸福感，施工单位必须加强工程项目质量管理。在这其中，工程档案管理必须不断加强优化，从档案建立、档案整理、档案管理等环节入手，从而进一步加强对工程质量的把控，促进工程质量的提升。

参考文献：

[1]李智华.工程档案管理对工程质量的促进意义[J].中外企业家，2020（01），126-127.

[2]劉同海.工程档案管理对工程质量的促进意义探析[J].中华建设，2017（12），88-89.

[3]郭玉蓉.工程档案管理对促进建设工程质量的作用探讨[J].办公室业务，2017（06），135-136.