学校文书档案工作的重要性及开展方式探讨

李志香

摘 要：在中学管理工作中，文书档案工作具有重要的意义，是保证学校稳定运行的基础性工作，同时也是实现现代教学目标的重要途径。在以往的中学校园管理中，着重强调了教学研究工作为学校工作的重点，往往忽视了学校文书档案工作，认为文书档案工作对学校影响并不大，所以大多数中学的文书档案工作质量并不高。对此，本文先是分析了学校文书档案工作的重要性，然后分析了学校文书档案工作中存在的问题，最后提出学校文书档案工作开展的方式，旨在提高学校文书档案工作质量，促进学校的建设发展。

关键词：中学;文书档案工作;重要性;问题;开展方式

随着现代教育体系的不断完善，文书档案工作成为了现代教学的重要的内容，其与学校教育和教学有着密切的联系。从学校的工作实践可以看出，加强学校文书档案工作能够有效提升学校工作的效能，而且还能够发挥决策指导的作用，保障学校的稳定健康发展。因此，学校在进行教学研究工作的同时，也要注重文书档案工作，尤其是在互联网快速发展的背景下，要积极探索和创新文书档案工作的方式，提升文书档案工作的效率，从而发挥文化档案的作用，促进学校事业的发展。

1 学校文书档案工作的重要性分析

学校文书档案工作质量影响着学校的可持续健康发展，是学校平稳运行和实现现代教学目标的基础性保障。在学校文书档案工作中，传统的档案管理模式已经不能够满足当前发展的需求，必须要进行文书档案管理模式的改革与创新，促进学校文书档案工作质量的提升，从而提升学校的管理水平。具体而言，学校文书档案工作的重要性表现在以下两个方面：

第一，中学文书档案真实、完整地记录了学校的发展历程。彰显学校文化和记录学校文化历史是开展文书档案工作的主要目的之一，其能够为构建学校价值观念奠定良好的基础，不仅对学校的各项活动发挥着重要的作用，而且还对学校教育的各个方面起到重要的作用。中学是我国教育的重要组成部分，而且在中学校园中，教师和学生的数量比较多，因此学校的文书档案资料数量也非常多。而不同的学校风气也使得学校档案所有差异，这便决定了学校文书档案生成的主要作用之一就是作为学校文化的载体，通过有效的档案管理能够为学校形成特有的校园价值观和教学风气奠定数据基础。因此，学校相关的工作人员，要深入研究和分析學校文书档案，探索学校发展的规律，通过文书档案更深层次地挖掘学校的潜在价值，推进中学学校的改革建设和发展。

第二，学校文书档案工作的另一个重要目的是为了储存资料，这些档案资料中又包含了大量的信息，能够为学校开展下一步工作奠定良好的基础。同时，学校通过查询和利用这些档案信息，也可以对下一步工作进行更好的指导，为学校工作指明方向，而且还能够优化学校工作体系。此外，随着信息技术的发展，学校加强文书档案的信息化建设，能够将档案管理人员从传统的档案管理观念中解放出来，更好地进行档案的利用和开发，为学校教育研究工作的发展和优化提供数据支持，从而有效提升学校工作效能。

2 学校文书档案工作中存在的问题

1）文书档案工作重视程度较低。现阶段，大部分的中学老师和学习都对文书档案缺乏一个正确的认识，甚至对文书档案的认识比较陌生，而且普遍认为文书档案工作只需要对文件资料进行归档即可，对于文书档案的管理存在片面性的认识，对于文书档案的重要性和价值认识不到位，缺乏整体的认识。同时，在很多的中学中，文书档案工作与学校的管理工作并不能够同步进行，学校并没意识到文书档案管理的重要性，不熟悉档案管理相关的法律法规，也不关注档案的管理，更多的是将工作重点放在提升教学水平和学生服务上，对于档案管理的投入较小，档案管理设备陈旧，甚至完全忽略档案管理，这使得学校文书档案工作难以实现质的飞跃，档案管理改革与创新更是无从说起，严重影响了学校文书档案管理质量的提升。

2）文书档案利用率较低。文书档案利用率较低也是目前中学学校文书档案工作的问题之一。由于很多中学学校仍然沿用传统的档案管理模式，所以学校的档案资料具有较强的保密性，而且学校在进行档案管理时比较注重档案的保存，忽略档案的利用，基本没有与外界业务产生任何交流，这一定程度上使得文书档案难以发挥其作用，档案的价值也难以真正体现。尤其是随着“互联网+”时代的到来，大部分学校档案管理人员的创新能力缺乏，认为档案信息化建设只是提升了档案服务的便捷性，不能够在实际的档案管理工作中有效融入信息技术，使得文书档案利用率较低，文书档案的价值难以有效发挥。

3）档案管理人员水平较低。由于大部分中学学校并不重视文书档案管理工作，所以在档案管理人才队伍建设上也明显不足，高水平、高素质的档案管理人才严重缺乏，严重影响了学校文书档案管理工作的顺利开展。具体来说，目前很多中学中的档案管理工作基本是由学校的行政人员在进行，也有的是兼职人员在进行，这些人员的专业知识水平并不高，并不能够满足当前文书档案管理工作的需求。同时，中学文书档案管理工作的投入力度较小，相应的专业培训和教育工作也无法有效进行，以至于档案管理人员的专业知识和技能难以有效提升，最终导致学校文书档案工作始终处于效率低的状态。

3 学校文书档案工作有效开展的方式

1）重视文书档案管理工作。要想有效促进学校文书档案工作的顺利开展，首先就是要重视文书档案管理工作，正确地认识文书档案的重要性与价值，切实发挥文书档案的作用。首先，学校要加大文书档案管理的宣传力度，让学校师生都能够充分认识文书档案管理工作，并形成较强的认同感，肯定文书档案的价值作用;其次，中学学校要转变其传统的管理观念，加大文书档案管理工作的投入力度，不仅要注重教学研究工作，同样也要注重文书档案管理工作，切实落实文书档案工作的组织，完善相应的档案管理设备，促进文书档案工作的顺利开展;最后，中学学校要顺应时代发展的变化，树立开放性和共享性的合作观念，重视文书档案信息化建设，建立相应的文书档案数据库，实现文书档案信息资源的共享，从而促进文书档案信息的高效利用。

2）加强文书档案信息化建设。目前在中学文书档案工作中，工作主体仍然是纸质资料，而且在进行信息处理和加工时，其工作效率较低。对此，学校应当加强文书档案的信息化建设，顺应数字化、网络化发展的要求，建立起相应的文书档案信息数据库，全面提升学校文书档案信息化水平，为文书档案利用和开发奠定良好的基础。首先，加快传统纸质资料数字化的进程，利用现代信息技术，将传统纸质资料进行图像、文字的扫描，并自动著录入档案信息数据库中，推进文书档案数字化建设的进程;其次，设立专门的档案管理机构，并明确数字化和资源共享的工作目标，将文书档案与信息技术有效融合，统筹协调，促进文书档案规范化管理;最后，完善档案管理制度，落实文书档案信息化建设工作，明确档案管理发展的方向，实现档案信息资源共享，促进学校档案管理标准化发展。

3）构建高素质文书档案人才队伍。中学学校文书档案工作的有效进行，始终离不开高素质的档案管理队伍。由于文书档案工作专业性较强，所以对于档案管理人员的要求也非常高，为了有效发挥文书档案的价值与作用，学校也要注重文书档案管理人员专业知识和综合素质的提升。对此，学校要加强档案管理人员的培训工作，定期开展培训，不断提升档案管理人员的专业知识和业务水平。同时，也要发挥“互联网+”模式的作用，引导档案管理人员转变管理观念，充分发挥互联网公众平台的作用，扩大档案资料的应用范围，提升文书档案的影响力，而且也要加强新知识和新技能的学习，坚持边学边用的原则，理论与实践相结合，切实提升档案管理人员的综合素质水平。

4 结语

总而言之，文书档案工作在学校工作中具有十分重要的作用，中学学校要重视文书档案管理工作，并不断探索和创新档案管理的模式，切实提升学校文书档案工作的效率和质量，从而进一步发挥文书档案在学校工作中的作用。

参考文献

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