社区孤寡老人档案构建的思考

单鑫淼 程结晶

摘 要 随着社区的发展，社区中心已经成了向社会公众提供服务的前端窗口，在此基础上提出建立社区孤寡老人档案，使孤寡老人这一特殊社会群体享有更方便的档案服务。要求对孤寡老人这一特殊的社会弱势群体进行单独建档，并且将社区与档案馆工作服务相结合，实现社区—档案馆联合的“馆社联动”档案利用服务模式，使社区服务与档案政务相联系，扩大档案对社会公众的服务范围并且提高档案部门的工作效率。

关键词 孤寡老人 档案 档案馆 社区服务

Abstract With the development of communities， the community center has become a front-end window to provide services to the public. On this basis， it is proposed to establish community archives for the elderly citizens without family， so that the special social group can enjoy more convenient archival services. This paper requests that the special social vulnerable group be separately archived， and that the community and archives work services be combined with each other to realize the “community-archives interaction” archives utilization service mode， so that community services and archives affairs can be connected， the scope of archives services to the public can be expanded and the working efficiency of the archives department can be improved.

Keyword the elderly citizens without family; archives; archives; community service

孤寡老人是指无配偶，无子女，没人照顾，年纪超过60岁，丧失劳动能力的人。孤寡老人是一个特殊的社会群体，也由于其社会力量的薄弱，越来越受到社会关注。孤寡老人对档案的需求具有特殊性，而社區是为孤寡老人提供服务的最直接方面，为此拟建社区孤寡老人档案，将社区与档案馆联合，一方面保证档案内容的真实性和全面性，另一方面也是档案利用服务模式的一大创新，可以为孤寡老人提供更加便利的服务。

一、社区孤寡老人档案建立的必要性

1.社区孤寡老人档案是社区档案的重要内容。社区档案工作不仅可以为居民提供查询服务，还能提供业务办理服务，为社区居民带来方便。

为孤寡老人单独建立档案，可以在社区内让老人查询自己的医疗状况、社会保障状况，方便社区工作人员及时向老人提供服务。对于无行为能力的老人，也可经授权由社区档案人员查档，为老人解决问题。建立社区孤寡老人档案有利于拓展档案的工作职能，使档案不仅是作为提供查询的“死档案”，更是能主动提供利用服务的“活档案”。

2.建立社区孤寡老人档案是社会公平的重要体现。社会公平体现的是人们之间平等的社会关系，追求社会公平是建设社会主义不可或缺的一部分，建立社区孤寡老人档案是社会公平的体现。

在社区建立孤寡老人档案可以让老人及时了解自己的医疗保障、社会保险等国家提供的权益，有利于保障孤寡老人使用并维护自己应有的权利，防止政府人员对养老金、医疗金等社会保障资金的不合理利用。另一方面，孤寡老人是社会弱势群体，建立孤寡老人档案是政府关注社会弱势群体的重要体现，可以提升政府形象，提高人民群众对政府的信任感，保持社会和谐稳定发展，促进社会公平。

3.建立社区孤寡老人档案是我国全面建成小康社会的重要举措。习近平总书记在浙江工作时指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案，在全面建设小康社会进程中，档案工作显得越来越重要。”[1]6-10

建立社区孤寡老人档案是档案工作的一个创新型构想，单独建立关于孤寡老人的档案既能让政府在做统计报告时了解孤寡老人的基本情况，又可以让社会政策深入、精确地实施，提高孤寡老人的生活质量。党的十八大为全面建成小康社会作出经济建设、政治建设、文化建设、社会建设、生态文明建设“五位一体”的总布局，提升人民的生活质量特别是孤寡老人这样弱势群体的生活质量是社会建设的重要方面。

二、社区孤寡老人档案建立的可行性

1.政府政策解读。2014年国务院颁布《社会救助暂行办法》，其中对于特困人员的供养就包括孤寡老人的生活，《办法》指出对符合条件的老人提供基本的生活条件，对不能自理的给予照料、提供疾病治疗、办理丧葬事宜，可见孤寡老人这一特殊的社会群体已经受到了政府的重视。

2015年12月，国家档案局局长李明华在全国档案工作会议暨表彰先进会议上提出“进一步推动档案工作为保障和改善民生服务”，而建立社区孤寡老人档案是建立创新型档案的重要表现，也是保障和改善民生的举措。国家档案局《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提出，到2020年实现“档案利用服务模式创新和档案信息开放取得实质性进展;档案信息资源整合共享程度明显提升，档案利用服务更加便捷普惠，方便人民群众的档案利用体系更加完善”的目标。这就是说，社区服务与档案政务联合是档案事业发展的必然趋势，政府逐步建立起扁平化、社区化、网状化的服务体系，采用数字化、一体化、互动化的服务方式[2]79-84。

2.相关理论。我国的社区档案是社区居民委员会依法履行职责过程中以及居民自治各项活动中产生的、对国家和社区具有保存价值的各种门类和载体的历史记录[3]。截至2019年6月，笔者在知网中以“社区档案”为关键词，检索相关文献1820篇，但相关博硕士论文仅65篇，且关于建立社区档案的实践性方案较多，理论基础较为薄弱;以“孤寡老人 档案”为关键词，检索结果为0，说明“孤寡老人档案”这一主题是学者还未进行研究的空白领域，要以社区档案的实践为基础进行开发利用。

田洪石提出社區建档要富有特色，可以有的放矢地建立具有区域特点的特色档案，按照社区建设的自身规律，整合档案资源，提升档案服务水平[4]53;郑艳昆提出要从社区档案的含义、内容和作用入手完善社区档案管理体制，建设社区档案资源体系[5]94-96;任艳琴对社区服务中心的现状进行分析，提出要建立完善的档案管理网络，保证社区服务档案管理的先进性[6]142。由此可以看出，社区档案建设还存在许多问题亟待解决，社区档案管理缺乏创新的服务模式和一体化的管理体制，而在社区档案的基础上建立孤寡老人档案则是创新服务模式的开端。

目前，社区是政府与公民互动的最直接窗口，是解决社会矛盾的重要手段，社区档案管理是社区工作的重要方面。为了提高社区档案的工作效率，一些地区的社区中心已经与政府配合，为社区民众提供民生事务的办理。如上海市2014年已经将民生档案查询纳入全市社区服务统一平台，实现了社区“一站式”服务;山东济南历下区政府还考虑到老年人的特殊情况，在社区自助查档设备上增加了红外线感应和语音播报系统，打造人性化的操作界面，为社区居民提供更好的查档服务。基于这样的试点经验，建立社区孤寡老人档案不再是没有实践基础的空想理论。

但在加快建设社区档案的步伐下，出现了很多严峻的问题。社区档案在收集方面内容不全面，整理方面缺乏专业知识，保存方面没有单独的档案库房，销毁方面销毁不及时，总体来说，社区档案还存在服务体系不健全、档案管理权责不明确、相关法律制度不完善等问题，应当引起我们的高度重视。

三、社区孤寡老人档案建立的环境及存在问题

1.构建的环境。

（1）国家政策支持。根据国家档案工作规范化的要求，我国大部分省区市都制定了社区档案工作的业务规范《社区档案管理办法》（或《暂行办法》），其中包括社区档案的定义、体制、归档制度、范围、保管期限表以及整理、保管和利用工作，在管理体制上都规定了由各级档案部门、民政部门和街道办事处对社区档案管理进行指导监督并纳入考核范围[5]94-96。社区档案建设的管理办法和管理体制都给社区孤寡老人档案建设提供了经验和可能。

（2）理论支持。国外的社群档案建设给我国建立社区孤寡老人档案提供了理论和实践指导。社群档案是指“具有共同身份特征的特定社群成员所形成的、记录社群历史的文件集合”[7]71-76，孤寡老人属于一个社群集合体，在借鉴国外的社群主义学说和社群档案制度的基础上，结合我国的国情分析，可以构建社区孤寡老人档案的理论和制度框架。

（3）数字化技术支持。随着互联网、移动设备的发展，数字化服务的兴起，档案的利用方式由人工进库房查档向电脑、移动设备网上查档转变，查档服务不仅是档案馆提供面对面纸质档案的借阅，更多的还有远程电子档案的提供利用。这样的服务方式既避免了档案使用过程中人员对档案的破坏，又提高了档案部门的工作效率，更重要的是给人们查找利用档案提供了方便，节约了时间。

2.存在的问题。

（1）社会档案意识薄弱。由于档案部门缺乏宣传，加上档案馆的服务观念落后，目前，人们的社会档案意识整体偏低。社会档案意识是指人们对档案的认识水平以及社会对档案的普遍认识程度，人们的社会档案意识偏低说明档案与社会公众的互动较少，档案利用效率较低。从用户需求方面分析，社会公众对档案的利用服务需求日益增加，内容更加复杂，形式趋于多样化、个性化。因此，建立社区孤寡老人档案是一个综合的、复杂的过程。

（2）社区服务人员档案管理素质薄弱。现有的社区工作人员大多不是专业档案管理人员，不具备专业的档案素质，对档案管理的基本理论知识掌握很少。虽然他们对孤寡老人的信息最为了解，但由他们提供的孤寡老人档案内容难免存在主观性，削弱了档案的原始记录性。在社区孤寡老人的档案管理上，社区工作人员可能会出现信息泄露、保管方式不当、不能及时提交等多方面问题，对档案的真实性和完整性存在威胁。

（3）基础设施建设不足。在基础设施建设上，一方面，社区资金有限，政府目前还未在建立社区档案这方面投入大量的资金;另一方面，在档案馆和社区之间缺乏一个联动的平台来进行档案信息的交流，平台的负责人、运营管理、权限管理等方面都需要反复斟酌。馆社一体化服务平台是社区孤寡老人档案建立和使用的必要条件，只有建立完善一体化服务平台，才能确保档案的合理利用，实现“数据多跑路，民众少跑路”[8]44-46。

（4）缺乏相应的规章制度。目前，在社区档案的建立、管理和利用上仅有“条例”“办法”等出台，没有明确的法律条文规定，也没有一致的制度规范。现存的社区档案管理体制没有统一管理部门，只是由民政部门主导，档案行政管理部门监督和管理，两个部门都有权指导社区档案工作，但是缺乏两个部门协调的通用标准。

（5）网络安全问题。网络信息安全是建立社区孤寡老人档案的重要保障，然而现代信息网络瞬息万变，利用互联网窃取和泄露个人信息的事件从未停止，目前还没有能完全应对的措施，所以解决网络信息安全问题可以说是建立社区孤寡老人档案的重点，也是难点。

四、社区孤寡老人档案建立的策略

1.提升档案工作者素养，增强社会档案意识，加大档案在各种媒体平台的宣传力度。社区用讲座等方式邀请专业的档案工作者进行培训，或通过参加档案工作会议来提升对档案收集整理工作的认识，也可以组织参观当地档案室、档案馆等，提升业务能力和综合素质。同时，不同的社区工作者应有不同的档案查阅权限，防止产生“以档谋私”现象。

社区工作者在提升自身社会档案意识的同时，也要进行档案宣传，可以通过举办档案主题的社区活动来增强社区民众的社会档案意识，改变人们对档案馆的“官本位”观念，强调档案的社会记忆价值和文化遗产价值。

2.“去粗取精”式理论和实践探索。檔案学者应该借鉴国外社群档案的理论和实践，结合我国的国情，强化孤寡老人与档案馆、档案行政机构的联系，对社区孤寡老人档案的内容、责任者等进行探索，构建一个社区孤寡老人档案理论框架。政府加大对相关科研项目的投入，包括人才和资金的支持，在部分地区进行建立孤寡老人档案的试点工作，对试点的效果及时反馈分析，争取在全国范围内运行。

3.完善基础资源建设。一方面，在法律条文方面，政府要制定明确的、具有法律强制性的法律法规，对档案的收集整理等工作作出规定，明确各部门的职责，针对蓄意篡改、破坏档案的做法作出相应的处罚。

另一方面，政府要加大对社区档案建设的资金投入，完善社区档案的硬件和软件设备，特别是建立一个“馆社联动”的档案资源整合机制。档案资源的整合机制包括社区的档案资料采集、提交以及档案馆的权限授予、审批、提供利用，所以最重要的就是建立一体化的服务平台。将计算机远程服务与档案服务结合，使得档案馆与社区融为一体，实现公众在社区中心“查档并当场获取证明、依据证明直接把事情办结的一门式服务”[1]6-10。

4.重视网络信息安全。网络信息安全是社区与档案馆交接的保障，要加大对网络信息安全的监管力度，定期检查和维护“档案馆—社区”一体化服务平台，保证档案馆与社区之间档案信息交流环境安全，防止窃取、篡改和泄露档案的事件发生。

综上，建立社区孤寡老人档案是提升档案馆服务性的一项重要构想，它将社区与档案馆相结合，极大地扩展了档案的资源共享空间，缩短查找时间，提高服务效率。同时档案馆为没有劳动能力的孤寡老人这一特殊群体提供服务，方便他们了解和维护自己的权利，促进了社会公平。希望这一构想能在地区试点中克服万难，取得成功，并据此建立更多关于社会弱势群体档案，发挥档案管理工作的社会价值。

参考文献

[1]高山.深入学习贯彻党的十九大精神 奋力推进新时代档案事业科学发展[J].四川档案，2017（6）.

[2]张林华，桂美锐.民生档案远程服务“馆社联动”模式探析[J].档案学通讯，2019（1）.

[3]百度百科，[EB/OL]https：//baike.baidu.com/item/%E7%A4%BE%E5%8C%BA%E6%A1%A3%E6%A1%88/8994214

[4]田洪石.整合社区档案，提升社区档案管理水平[J].兰台内外，2018（10）.

[5]郑艳昆.民生视角下的社区档案工作研究[J].城建档案，2017（11）.

[6]任艳琴.社区服务中心档案管理规范化探析[J].办公室业务，2019（6）.

[7]李孟秋.我国社群档案建设的意义、困境与路径[J].档案学研究，2019（2）.

[8]刘莹.民生档案社区“一站式”服务的模式研究[J].档案管理，2019（1）.