高职院校二级学院办公自动化建设存在问题及对策

陈琳

（泉州医学高等专科学校，福建泉州362011）

随着信息技术发展进步和工作节奏不断加快，传统的手动办公的方式已经越来越无法满足高职院校办公现代化的实际需求，特别是在高职院校治理结构不断完善，二级学院管理制度的普遍实行的背景下，如何运用互联网、数据平台等信息软件技术，将高职院校二级学院信息化建设与科学精细化管理相结合，有效提高高职院校二级学院办公现代化水平已经成为高职院校建设的重要议题，办公自动化水平也成为衡量高职院校二级学院管理水平的重要指标。本文着眼高职院校二级学院在推进办公自动化中的经验与不足加以分析，以期对高职院校二级学院办公自动化建设有所裨益。

1 办公自动化定义

办公自动化（Office Automation，OA）是运用计算机和网络信息技术，通过固定的工作流程，实现管理人员异地实时信息共享，方便高效有序协同工作，提高行政管理效率，达到科学有效管理目的。办公自动化的水平高低是衡量现代管理高效与否的重要标准。

2 高职院校二级学院办公自动化建设现状

目前高职院校基本都建立了办公网站，各部门不同程度地运用办公自动化系统，主要有公文处理、议题申报、用印审批、会议审批等模块。每个模块都包含了信息处理的大量信息，从信息起草、信息审阅、信息发布、信息处理等各环节都需要对应的信息管理人员处理。高职院校普遍都实行二级院校管理制度，放权至二级学院，在自上而下建设办公自动化系统时，二级学院自然而然成为信息处理的重要单元，意味着二级学院信息处理量明显增加，但二级学院层面内部办公自动化建设和运用存在不少问题，与校级层面办公自动化建设和运用相比存在较大差距。

3 高职院校二级学院办公自动化建设存在问题

3.1 信息化办公意识薄弱

受传统办公观念和办公流程的影响，高职院校二级学院行政人员会习惯性地按照旧有的程序办公，而且办公自动化系统在高职院校的建设推广时间较短，学校内不管是行政部门工作人员还是二级学院工作人员都需要适应的过程，特别是刚开始运用阶段，不熟悉不适应新办公模式，会下意识有排斥而不愿意使用。有些高职院校投入了大量资金建设，但有些学院领导没有带头重视使用，使得办公自动化的运用无法在学院内部推行。

3.2 管理制度不健全、校院权责不清

首先高职院校的内部管理体制改革不断推进，管理职能不断下放，高职院校的二级学院扮演越来越重要的基层管理的角色。但是由于管理制度不健全，在管理职能下放的同时有些权责没有厘清，因此在推进办公自动化建设的过程中，管理制度不健全，校院权责不清对二级学院的办公自动化推进产生影响，信息传递过程中往往容易因管理人员缺失而无法继续推进工作。其次许多高职院校没有制定信息化建设的规划，没有明确智慧校园建设的发展目标，更没有制定相应的规章制度保障办公自动化的建设和运行。

3.3 办公自动化系统建设不够完善

首先高职院校往往依托校外公司建设办公自动化系统，中标公司开展的办公自动化系统建设质量和水平参差不齐，且对学校的管理运行了解有限，无法准确贴近学校需要，打造适合学校发展的办公自动化系统，需要由学校提出要求进行建设，而许多高职院校办公自动化系统建设都处于初期建设阶段，各部门特别是二级学院，对办公自动化系统建设的认识不够，没有根据学院的实际情况提出工作需求并形成办公自动化模块，因此办公系统工作覆盖面不够，许多工作仍然需要通过纸质完成办公。其次高职院校在推进学校网络建设过程中存在不同的系统和平台，但不是所有系统和平台都能够与办公自动化系统兼容，给高职院校二级学院的管理人员及教师带来诸多不便，大大降低了管理人员及教师使用的体验感。

3.4 办公自动化技术人员缺乏

高职院校办公自动化技术人员相对较少，且技术力量不够强大。高职院校通常是在办公自动化建设运用初期进行简单培训，而学校工作人员运用电脑、网络、软件等操作水平各有高低，在实际运用过程中仍然存在许多问题和操作障碍，无法得到及时有效的帮助和解决。

4 高职院校二级学院办公自动化效率提升的对策

4.1 加强办公自动化系统推广，提高使用意识

首先要加大对办公自动化系统的宣传力度，让二级学院人员对系统的功能和提高办公效率的益处有更详细的认识，同时也让他们认识到办公自动化系统建设的重要性和必要性，逐步消除二级学院人员的抵触心理。其次是积极组织二级学院人员参加办公自动化系统运用培训，主动学习和运用办公自动化系统，提高办公效率。当然，在二级学院推广运行办公自动化系统的过程中，二级学院领导的重视程度是能否尽快顺利推广运行的关键，只有学院领导重视并以身作则运用网络办公，才能调动二级学院人员使用新系统的积极性。

4.2 加强各部门协调沟通，分步推行

办公自动化系统的建设和推进涉及学校各部门、各学院，涉及全体教师和学生，工作覆盖面较广，因此要有专门牵头部门如网络管理办公室或信息中心负责全程推进建设，同时要成立由学校主要领导负责，各部门、二级学院负责人参与的办公自动化系统建设领导小组，各部门、二级学院也要相应成立运行小组，有效加强各部门的沟通协调，分步推行办公自动化系统。

4.3 建立健全规章制度，保障推行

完善的规章制度建设是高职院校有序、高效推进办公自动化系统建设的重要保障。首先高职院校应继续推进内部管理体制改革，进一步明确二级学院的权责，在学校章程的框架下，建立健全二级学院管理建设规章制度。其次高职院校应制定明确的信息化建设方案，特别是办公自动化建设方案，对二级学院办公自动化发展提出方案和要求，同时明确二级学院的办公人员及教师的用户权限、职责与义务。建立奖惩机制，将办公自动化水平纳入职工考核的重要指标，对及时有效运用办公自动化系统的职工给予奖励，对未及时运用办公自动化系统处理公文等工作造成工作延误的给予处罚。

4.4 强化技术人员队伍建设，加强信息化技能培训

首先要强化技术人员队伍建设。高职院校要从建设办公自动化系统到最终实现建成智慧化校园，需要一支强有力的技术人员队伍作为支撑，才能设计并建设最适合学校自身发展需求的办公自动化系统。如常州工程职业技术学院专门设置图文信息中心，建设一支强有力的技术人员队伍，根据学校各部门工作职责和流程，自主研发系统模块。其次要加强学校办公自动化系统运用培训，让工作人员更快熟悉业务操作技术，及时处理相应信息。但在培训中不能简单的采取内容一致的培训，而是要根据系统管理节点的不同，对各管理人员、教师开展不同的、有针对性的培训，并提出不同程度的要求。如要求二级学院的办公室管理人员应熟悉掌握办公自动化系统的各个模块和功能，重点学习办公文件撰写格式和内容、各类公文申报流程、新闻撰写申报、会议申请等日常工作。而教师则要求其掌握公文撰写、请假申请、财务报销、出入境审批等流程，并强调办公反馈的及时性。只有建立一支精通业务、信息技术素养高、协作沟通能力强的工作人员队伍，才能真正提高整个学校的行政办公效率和水平。

4.5 加强资金投入，逐步完善办公自动化系统建设

高职院校依托校外公司建设办公自动化系统都不可能完全符合学校实际，应在推广过程中注意收集存在的问题，及时根据学校实际对办公模块进行设置，不断调整各模块的流程设置，强化各办公模块信息处理能力，逐步完善系统功能建设。特别是要转变“自上而下”的建设思路，从二级学院管理人员、教师、学生这部分用户群体的需求出发，打造差异化的有特色的二级学院办公自动化系统，使教师和学生也能够参与到学校的行政管理建设中来。

办公自动化系统建设由校级层面建设延展至二级学院的建设，并不是一蹴而就的工作，高职院校应加大办公自动化系统建设资金投入力度，通过一期、二期甚至三期的建设，增添必要的硬件配套设施，保障办公自动化系统顺利运行，逐步完善校院二级办公自动化系统建设。当然，在完善办公自动化系统建设的同时要加强网络安全建设，做好网络安全防御，防止学校内部重要信息被非法泄露或窃取。

5 结语

高职院校推进办公自动化系统建设势在必行，而二级学院作为学校行政管理的基层机构，随着高职院校的内部管理体制改革深入发展，其工作职能不断扩大，扮演了越来越重要的角色，可以说高职院校办公自动化系统建设和推广成功与否的关键在二级学院。因此高职院校要高度重视二级学院办公自动化系统建设与推进，通过运用信息化技术，促进校院二级管理体制创新与完善。