河北省高校人事档案数字化与人才服务信息化对策研究

张珺 张玉梅

摘要：在当前信息、网络快速发展的背景下，人事档案管理和服务体系建设中也逐渐引入了网络信息技术和数字化技术，人事档案呈现数字化的发展，人才服务逐渐信息化，人事档案管理和人才服务工作质量得到了有效的提升。数字化人事档案和信息化的人才服务，对于高校人事档案和人才服务质量的提升能够起到显著的效果。

关键词：河北省；人事档案；数字化；信息化

一、河北省高校人事档案数字化管理及人才服务信息化建设过程中发现的问题

（一）缺乏完善的数字化标准体系

当前，高校在人事档案管理中大多都提高了对数字化技术的重视，但是受到起步较晚的影响，仍然没有建立起完善的数字化管理标准体系，没有在考虑数字化管理实际需要的基础上对于保管、录入、扫描、归档等的标准和规范进行数字化的修订与执行。

（二）人事档案信息安全缺乏保障

伴随着时代的发展进步，数字化的人事档案逐渐适应发展需要，不仅使得档案查找的工作得以减重，同时，在保存和阅览中损坏的概率也得到了显著的降低。但是随着档案的数字化发展，泄露的风险也随之而来。电脑黑客盗用信息，电脑病毒也会造成数据的损失，总而言之，对于数字化的电子档案便利了档案管理，但是还有待完善。

（三）数字化技术落后

传统的档案管理中，档案的查找都是人工进行，但是因为档案数量较多，档案的查找很难及时完成。电子化的人事档案管理工作，在提升质量和效率的同时，也要注重信息的更新，更重要的是做好安全管理。因此，要紧跟时代发展，对于档案信息技术也要及时的更新。

二、强化高校人事档案数字化管理的有效措施

（一）提高對档案收集、整理和审核工作的重视

信息准确性的保证是在整个档案管理中都要重视的，有利于后续工作的有序进行。此外，对于档案信息的不同要进行分类，编号序号，整理出清晰的目录；第二，对于档案要进行严谨的核实，一旦发现信息缺乏，应立即与相关人员取得联系进行整理补充。避免出现重复记录或者不规范填写等问题，使得档案的完整性和准确性得以切实的保障；第三，对于人事档案，要按时开展检查，争取尽早发现问题并处理，不断推动工作机制的完善，加快档案数字化进程的快速有效推进。

（二）基于现实情况建立健全人事档案数据库

首先，推动档案信息资料库的标准化建立，建立身份验证机制，使得公积金、社保等既有数据在进行识别、搜索时能够直接录入；其次，对档案数据库的操作系统进行优化完善，档案信息处理中运用的整理和搜索等技术能起到监督和对比后台的作用， 在纸质和电子材料之间进行更精准的校对，使得档案数据的完整性和精准度得以切实提升；最后，针对于档案信息的录入、更新等不断进行先进技术的更新，使得技术得以保证。

（三）加强档案信息安全管理

首先，对人事档案的录入、审核、归档等工作进行严格的把关，将人事档案储存的地方和办公的地方要分开设立，为避免档案被管理人员以外的人员翻阅，要设立独立的档案室和录入室；其次，档案管理相关人员要签订保密协议和承诺书，对于自己的工作内容和责任要做到清晰明确；第三，对于数据泄露行为要制定相关规章制度，并加大惩罚力度，实现保护和封闭数字化管理系统构建项目的数据接口，对于无线网络搭建、服务器等设备要做到有效禁止；第四，注重检查和维护档案保存设备和系统，要定期进行，对于有安全隐患的系统和软件要及时的进行淘汰并更换。

三、促进河北省高校人才服务信息化建设的有效措施

（一）对信息化建设标准进行完善和统一

首先，对信息技术应用规范进行统一，并建立与之相匹配的人才信息化建设标准；其次，在进行管理人才信息化系统操作过程中，在不同资源中借助网络技术实现共享，使得服务的质量和效率得以切实提升；第三，在进行人才服务信息化建设过程中，要运用统一的技术应用平台，使得不同领域之间实现；良好的合作，避免重复收集和重叠信息的出现；第四，为使人才服务效率得以提升，要在坚持“人性化”原则的基础上进行共性网络平台的构建，并推动便捷化信息检索系统的建立。

（二）注重信息技术人才的培训

其一，针对信息技术成立专门的培训小组，成员由信息技术专家以及具备丰富经验的人员组成，针对企业中参与信息化建设的员工展开培训，提升其专业技术能力；其二，为了提升人才服务信息系统的针对性，信息化建设小组必须要对人才服务需求做到深入了解，因此，应当注重与其他部门的密切沟通。其三，为了使信息化建设人员的专业能力提升，服务意识增强，应当注重对其信息技术知识、综合素质以及人才服务意识的培养发展。

（三）建立信息技术专业机构

结合当前人才服务信息化建设切实的发展情况，聘任具有较高信息技术专业水平的人员构建起信息技术专业机构，更好的做到监督、更新以及完善人才信息系统，并能为更多职工进行培训做好准备，除此之外，管理标准和规范也应当实现统一，进而为运营机制能够保持高效运作提供保障。

（四）人才服务体系结构通过信息技术得以创新和完善

人才服务机制借助信息化技术机制的作用促进信息化水平得以提升；通过办公设备的更新，促使办公逐渐向信息化发展；对于人才资料的搜集、整理以及后期的管理使用，全部运用信息技术完成，促使人才服务的质量和效率得以有效提升。

四、结语

伴随着信息化、数字化的快速发展，人们对于人事档案管理和人才服务的要求越来越高，既要提升管理的水平和服务的质量，更要注重其自身数字化和信息化的快速发展，因此，为了适应时代的发展，高校必须要对人事档案和人才服务进行数字化和信息化的发展。就目前情况来看，无论是数字化的人事档案还是信息化的人才服务工作，都面临着一定的困难，为了解决这些问题，就需要对人事档案数据库进行建立并完善，对人事档案质量管理体系进行调整优化，并对与之相关的工作人员展开专业、系统的培训，进而有效推动高校数字化人事档案和信息化人才服务的发展。

河北省人力资源和社会保障厅课题：河北省高校人事档案数字化与人才服务信息化对策研究（课题编号：JRS-2020-3072）。