基于高校的教材管理信息系统设计

(西南科技大学经济管理学院 四川 绵阳 621010)

一、研究背景

在当今社会互联网和计算机越来越普及，越来越多的工作都需要计算机，也越来越多的人需要计算机，计算机也越来越重要。很多人利用计算机进行各项管理、分析和协调，这样可以提高工作质量也可以增加效率，可以为很多企业公司省去不少的工作任务，也可以省去很多的人力。而当今大学院校的大学生、研究生等迅速增加，所以对教材的需要也大大增加，并且越来越多的专业课程也增加了不少，所以对于学校来说，教材管理是教学管理中的重要的一部分。教材发放的过程中总是面对大量的领书人信息、教材信息以及两者相互作用产生的领书信息。因此需要对课程资源、教材资源、领书信息进行管理，及时了解各个环节中信息的变更，有利于提高管理效率。因此，建立一套与开课相配套的教材管理模式和管理系统具有十分重要的意义和实际应用的迫切性，而且现有的条件、管理理念和技术水平已使之成为可能。

二、研究目的与意义

如今，人才、教材、器材是高校办学的三大基础建设也是高校办学的三大支柱。教材不仅仅联系了老师与学生，而且也牵涉到高校的教学质量，教材是影响高校办学质量的重要因素之一。在现行的互联网技术以及网络环境下，根据本校的特点，研究并开发合适的高校教材管理系统具有非常重大的意义，具体如下：

(1)有效减轻了工作人员的工作负担。基于管理模式的高校教材管理信息系统可以将工作人员从繁重的手工的工作模式中解放出来，让工作人员可以利用先进的计算机技术实现在更短的时间内完成更多的工作。

(2)提高数据处理能力。随着高校办学规模的不断扩大，学生、教师以及教材的数目都在与日俱增，而我们传统的手工管理方式对于这日益增长的庞大数据的处理时既不能保障它们的安全性，也不能保障处理它们的正确性。但是利用先进的数据库技术可以有效弥补这些缺点。先进的数据库技术可以存储大量的数据，并且可以随时根据自己的需求查找数据。同时在处理数据方面，数据库在修改、删除、查找、计算、存储等方面的速度都是传统方法所不能相比的。除此之外，先进的数据库技术还保障了数据的安全性、保密性、正确性等。

(3)重视财务管理。高校教材管理系统往往涉及到采购等有关财务方面的工作。因此，引入企业管理中的财务管理可以有效避免财务出错。

三、本文研究重点

本文在传统教材管理的基础上对教材管理的流程进行了研究开发，以此为基础开发了以教材管理为主的信息管理系统。本系统在传统教材管理的基础上将其数据化、系统化，系统不但可以进行教材的分发，教材采购入库、出库、费用结算以及教材的状态均可以由本系统实现。

四、系统功能介绍

本系统是一个以管理高校教材工作为起点，实现教材的采购、出入库、分发及费用管理，对繁杂的教材管理工作进行人性化、信息化、自动化管理。本系统需要完成的功能任务主要如下:

1、教材采购管理

教材采购管理子系统主要实现教材采购的信息管理以及合理选择供应商。在采购管理这个模块，首先在一个学期的期末，各任课教师根据下学期的教学任务向所在院的院系负责人上报教材需求计划表，院系负责人审核通过后把所在院的教材总购买量汇总后上报教材科。教材科根据各院系上交的教材需求表进行整合形成教材采购表，再根据订购表的教材需求以及各供应商所给的购书折扣合理选择供应商，然后教材科编制填写正式订单并寄发到各供应商。教材订购管理子系统对应输入的信息包括两方面。一方面为：全校的教材订购计划，包括教材编号，教材名称，出版社，作者，出版日期，采购数量等。另一方面是供应商的选择，包括供应商编号，教材编号，采购数量，采购时间，购书价格，购书折扣等。教材订购管理系统对应输出的信息则为：教材订购记录。

教材采购管理功能描述如表 1：

表1 教材采购管理功能描述

2、教材库存管理

教材库存管理子系统主要实现对教材的出入库管理及教材库存信息管理。库存管理部分属于此系统的重点模块。首先通过教材采购表里面的信息入库，只有教材里面采购表里面的教材信息才可以入库，防止录入错误的教材信息。入库后后端的数据库也会更新教材入库信息。入库成功后，可以通过输入教材编号进行查询教材信息：包括教材实购价、数量以及入库日期。在此子系统也可以进行教材的出库，通过输入班级编号、仓库编号、教材编号、数量、日期进行出库操作，注意每一项数量都必须填写正确才可以完成教材出库。出入库成功后，可以查看教材出入库信息，若发现有错误的教材信息就在此修改教材信息。各模块间都可以独立进行。比如查询教材出入库信息以及教材库存信息，再比如进行入库单和出库单的打印。

教材库存管理功能描述如表 2：

表2 教材库存管理功能描述

3、教材分发管理

教材分发管理子系统主要实现教材发放情况的信息管理，通常是以班级为单位进行领书。也就是将现有教材分发至各个院系班级，并详细记录教材分发情况。教材分配完毕，系统可自动生成领书通知，各个院系可通知各个班级领书。在教材分发管理这个模块，教材科管理员根据时间安排确定教材分发的时间，并进行打印领书单和保存领书单的操作，并将打印好的领书单给各院系负责人，让其分发给各专业，按照领书单上面的时间与地点进行领书。教材分发系统对应输入的信息主要为：教材库存信息等。教材分发系统对应输出的信息则为：教材分发信息、领书通知。

教材分发管理功能描述如表 3所示：

表3 教材分发管理功能描述

4、教材费用管理

教材费用管理子系统主要实现教材对应的费用管理。在购买教材后需要统计教材费用，并形成教材费用表上交财务科申请教材费用，也可以根据相关条件进行教材费用查询等。教材费用系统主要包括教材费用明细、教材费用汇总等一系列录入查询窗口和根据相关条件进行费用打印、生成报表等。

教材费用管理部分功能描述如表 4所示

表4 教材费用管理部分功能描述

五、总结

总而言之，伴随着近些年来我国高校办学规模的逐步扩大，我们对于高校教材改革及教材管理日益关注，对教材管理工作提出了更加高的要求，所以推进教材管理的信息化建设便显得至关重要。教材管理信息系统实现了以现代化信息技术为基底的全新的管理模式，是一个质的飞跃，不但实现了教材管理的全面自动化，也为高校的教材管理工作系统的有序运行给予最好的保证，对于教学信息化的改革起到了极大的推进作用。