浅谈企业基建工程档案的收集、管理与应用

陈媛

摘 要：当前是信息化时代，基建档案管理就是对各种信息的整合，网络时代的发展给基建档案管理带来机遇的同时，也带来了许多挑战，急需高度关注和积极应对。尤其是当前基建档案管理已经应用到各行各业中，但网络时代信息庞杂且容易丢失，为了避免信息的遗失和泄露，就必须做好基建档案管理工作，并积极应用当前的信息管理技术，实现基建档案管理的数据自动化和科学地查阅、归档、管理。

关键词：企业基建工程;档案收集;管理

引言

基建工程建设周期长，在工程项目开展过程中有多个参建主体参入，基建工程整体过程会产生数量巨大、类型多样的资料。基建工程数据主要以文字、图片、影像音像资料为主，原始数据具有较高的参考价值，可指导工程后期的扩建与维修，因此要做好数据的归档工作，不断提高电子档案管理质量。在互联网背景下基建工程电子档案管理工作应做好创新发展思考，充分发挥档案数据价值，建立完善高效的管理模式，全面实现电子档案优化管理。

1企业基建工程档案管理的重要性

依照国家相关规定，从基建工程立项开始到后期的设计以及施工竣工验收形成的文件，都需要依照一定的规范要求进行分类和装订，加强基建工程档案管理显得非常重要，在一批材料进场之后需要仔细对材料是否符合国家要求进行查验，并且收集国家规范所规定的合格证，将这些合格证归档之后进行后期操作，如果一支施工团队进场时需要依照规定对是否有上岗证进行检查，另外还需要判断是否购买保险的凭证，需要依照这些资料进行归纳整理。在项目开工时也需要进行开工申请，竣工时需要通过这些资料进行竣工验收，因此档案是基建工程项目管理过程中的重要资产，也是保证施工质量的重要依据。

2企业基建工程档案收集措施

2.1将档案收集工作纳入项目管理文件，明确收集范围与职责

在基建工程档案收集管理过程中，管理方法力求多样性，因此，合理的经济与管理手段不可或缺。工程项目合同签订阶段，就需要对档案收集、形成以及移交时间等内容进行规定，将其作为合同条款的一部分，同时对违规做法也要给予重视。例如，为了将工程项目档案管理工作落到实处，可以结合投资规模，规定合适比例的档案保证金，以便增强档案收集与整理的实效性，保证档案收集范围与编制责任的明确性。结合不同部门的差异性以及工程性质，对档案收集职责进行梳理，使得不同领域的档案资料能够及时全面地向档案部门移交。需要注意的是，在施工结算阶段，档案管理人员的签字确认是必不可少的环节，只有档案工作圆满结束，才能提请财务结算。只有工程资料与文件的完整性得到维护，才能有效避免流失，保证归档的及时性。

2.2提高档案管理人员的综合素养，保证档案收集的全面性与规范性

在基建工程档案管理中，档案管理人员发挥着核心作用，其专业素质与业务能力是影响档案收集的重要因素。纵观基建工程档案工作，工作方式多为被动，档案收集与应用都缺乏主动性，档案工作思路狭隘，很难保证档案收集的全面性，从而造成有价值的信息被遗漏。鉴于档案收集积极性的欠缺，加之监督检查及收集服务工作的不到位，在很大程度上制约了档案应用的热情，从根本上对档案收集工作产生了阻碍。因此，为了适应新时期基建工程档案收集的要求，档案管理人员要重视终身学习，尤其要关注档案收集方面的新规定，并结合行业发展积极学习先进的档案收集手段，发挥信息技术优势。另外，要重视与各部门进行实时沟通，尤其要构建与施工、管理等多部门的协作关系，以便尽早地参与工程建设实践，掌握项目建设的最新动态，保证与工程建设的同步性，全面参与项目的设计、施工、验收等工作，及时收集相关资料，避免遗漏与遗失。遵循档案管理标准，严把工程档案资料质量关，及时发现问题与不足，制定针对性的整改措施，促使档案收集工作按部就班地进行，确保主动性与计划性。

3企业基建工程档案管理应用措施

3.1树立正确基建档案管理意识和观念

做好基建档案管理工作的前提条件就是要树立正确的基建档案管理理念。只有认识到这项工作的重要性，才能引起管理部门和工作人员的重视，激发其工作的积极性和责任感，督促其认真学习专业的基建档案管理知识和方法。只有转变正确的观念和意识，才能使各部门认识到问题的重要性，引导各部门协调合作，做好基建档案管理工作。

3.2构建科学合理基建档案管理制度

构建科学合理的基建档案管理制度，有利于引导基建档案管理部门按部就班地开展工作，规范性的工作有助于提高基建档案管理工作的效率和质量。有了科学、合理的制度，各部门才能做到分工合作、权责分明。同时，要建立工作的奖惩机制，有效调动相关工作部门和档案管理人员的工作积极性，使基建档案管理工作能够依据正规的流程有序进行，以此提高基建档案管理工作的效率和质量。

3.3掌握基建工程电子档案管理规律

互联网发展推动了基建工程档案管理的现代化改革，开展档案管理工作首先要加强管理制度建设，通过构建现代化、完整性的档案管理制度与体系，结合行业发展不断优化增强档案管理观念，将现代化管理模式融入电子档案管理工作中，形成科学、合适的基建工程档案管理模式，全面提高档案数据收集、整理、归纳质量。基建工程电子档案管理要实现专业化发展，将数据集中统一管理，在工程范围内形成数据信息共享体系，将管理工作责任到人，切实有效地推行管理工作的开展。对基建工程电子档案管理规律进行分析，确保管理模式与工程项目的匹配度，加强数据管理整体流程与各环节的标准化。根据市场不同发展特点构建信息采集制度，充分发挥互联网作用探索更多信息数据收集渠道，以此推进基建工程电子档案管理的信息化、制度化建设。

3.4利用新一代信息技术完善档案利用体系，增强档案服务意识

（1）借助新一代信息技术，数字档案管理系统实现了基于网页的档案收集、录入、检索功能，一些系统还设计了电子文件的自动归档接口，可以实现在线实时文件上传和收集，极大提高了档案人员收集和整理的效率。通过AI智能图像识别，有些平台还可以自动扫描后录入项目文字信息，通过智能检索工具的应用，突破传统文本检索，实现了图像检索等新方式，提升了数字化档案的检索效率和查准率，让档案管理的数字化和企业管理的信息化有效融合，才能真正为企业发展创造价值。

（2）对公司内部提供工程审计、工程质量监督、工程效益评估等档案服务。只有通过优良的档案服务，才能更好地发挥其在公司生产、经营、决策和技术支持等诸多方面的核心支撑作用。尤其是公司基建工程广泛涉及到水利、农田、水产、交通等社会民生的重点工程，要为这些工程提供档案查询、档案统计服务，为工程质量和后续工程提升改造，提供基础工程档案数据和技术保障，为为政府决策提供档案资料参考。

結语

综上，要结合新时代，秉承与时俱进的思维，脚踏实地落实基建工程档案收集、管理以及利用方面的工作，尊重自身发展实际，将收集与日常管理工作落到实处，强调过程控制，应用科学高效的管理模式，增强基建工程档案各项工作的规范性与科学性，以信息化建设为方向，全面提升基建工程档案现代化与科学化水平。

参考文献：

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[2]彭力.新时代基建工程档案管理工作的思考[J].农村经济与科技，2019（10）：246.

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