加快档案数字化建设进程

周怡

随着数字信息化时代的发展，数字化的技术已经广泛的实施在各大领域当中，这也成为一个国家知识经济发展的重要标志和建设信息化社会的基础。在数字化统领的时代下，大量的数字文化产生，其中档案数字化管理也引起了大家的关注和重视，档案信息的数字化就是对档案信息建设具有十分重要的意义。

信息技术的革新带动各行各业发展，为大家带来很多便利。其中档案信息的数字化，不仅改变了信息量巨大且枯燥的工作量，而且很大方面促进了档案工作的效率，提高了档案工作管理人员的管理水平。但是，档案数字化工作同时也带来了很多的不便，例如工作方式的转变让员工们无从下手，据此提出几点档案管理数字化的建设措施。

1.提高档案管理业务人员的数字化档案管理意识和管理水平

作为档案管理的工作人员，必须要提高自身的政治素质和业务素质。在枯燥的工作中保持一颗高度的责任心，同时积极参与有关档案的法律法规、规章制度、行業标准等规范性文件的培训。他们不仅要知道档案管理环节中的各种实际操作，还要明白在进行档案信息化管理时会遇到的各种困难，积极克服，力求更高的管理业务水平。其次还要引进先进的专业人才，让他们传授当代档案管理的专业知识以及需要的计算机知识，让普通员工也知道该如何更规范的管理档案、用更具有现代技术的数字化管理进行自我提升。

2.对档案使用者也需进行相关讲解

档案数字化其实也就是档案信息共享化的必然条件，应对的是一群需要获取档案相关文档的用户，然而，他们的如何使用却成了问题。现如今，我们使用电子环境下的信息共享，就需要给用户提供操作环境以及操作流程的讲解，可以进行知识问答以及讲座等形式让使用档案需求量大的一些用户懂得如何查找应用。

3.规范数字化文件归档制度

无规矩不成方圆，在现代化的制度下，各种电子文档越来越多，很多部门却没有归档意识。在电子文档转为纸质文档后，因忽略或者遗失文档而损失的成本，增加了档案数字化建设实施的困难。我们不能让成本增高，所以，对于档案管理人员，更需加强纸质文档，电子文档的收集，分类和归档，只有他们严格遵守归档制度，才能给大家带来更便捷的文件查找模式。

4.有目的有重点的建立好数据库

现阶段案档案数字化系统从总体上看还处于过渡阶段，完成这一步的关键性在于数据库的建设。然而，开发和建设数据库是一项长期且艰巨的任务，要从整体到个体循序渐进的进行。要将单一库完善成系统库，将综合数据库完善，进一步吸收合并单位档案数据库，进而形成一个庞大的数据系统。这样的数据群能使自动化系统效率进一步的提高。

（张家港市公安局）