质量管理体系外包过程审核问题的思考

亢方亮

（海军装备部西安局，陕西 西安 710000）

加强对外包过程的策划和控制，对于促进承制单位质量管理体系的有效运行、减少承制单位因外包过程带来的运行风险具有非常重要的实际意义。但实际工作中，部分承制单位在对外包过程进行控制的过程中，仍存在某些问题。对此，分析其存在问题的原因，找出解决问题的办法，总结出审核经验，对提高质量管理体系监督审核效果具有积极的意义。

1 外包过程的概念及意义

外包过程是组织质量管理体系的重要组成部分，未经顾客同意的前提下，原则上不可以删减。按《质量管理体系要求》（GJB 9001C—2017）（以下简称“GJB 9001C”）要求，外包过程或外包方对组织稳定提供符合要求的产品和服务具有影响或潜在影响。因此，组织应确定与质量管理体系有关的外包过程的信息和相关要求，并监视和评审这些信息及相关要求。

对此，部分承制单位选择将部分决定产品质量的关键过程作为外包过程，以确保其产品实现专业化和精细化，从而取得更大的管理效益。也就是说，外包过程对组织实现质量管理体系预期结果有着重要影响，而组织对其相关的外包过程信息进行分析和控制也是确保组织实现自身质量目标的重要内容[1]。

2 案例概述

文章以某燃料承制单位质量管理体系外包过程的审核为例展开说明。从中发现，该承制单位在质量管理体系文件的质量手册和质量计划中，均提及了对外包过程控制的相关要求，并提供了与质量目标实现有关的外包过程明细表。

其存在的问题是明细表中的外包过程主要是针对采购产品及其质量控制而言，既未涉及外协及外包的内容，也未包括从原材料采购到产品运输交付所涉及的应有外包过程。

3 存在的问题

针对该审核发现，其存在的问题主要是以下三个方面：

（1）承制单位作为一家生产单位，非常重视产品采购的控制，但若外包过程仅针对产品采购，显然未能正确理解质量管理体系所涉及的外协、外包与采购专用名词的含义及区别[2]。

（2）在策划质量管理体系时，没有能够对质量管理体系的所有外包过程（应包括质量管理体系的所有过程，即围绕质量目标实现所涉及的从原材料采购到最终产品交付的所有过程）进行梳理和分析，从而导致了部分外包过程未能得到充分识别和控制[3]。比如，燃料交付前的运输是通过铁路进行，应属外包过程，但其在所识别的外包过程中并没有此过程。

（3）没有针对外包过程的潜在影响明确外包过程的控制类型和程度，也未对已明确的外包过程进行评审和批准。

4 出现问题的原因

（1）审核时，承制单位质量管理体系有关人员认为，在有关标准中没有查到外协、外包与采购的术语定义。由此，在策划产品实现及交付过程中，外包过程控制就仅对采购产品进行了分析和过程控制。

（2）问题的根源乃是有关人员没有能够正确理解和认真领悟标准中外包、外协、采购等意义相近专用名词的含义，对标准中外包过程的内涵理解不到位。

基于上述认识，承制单位在对质量管理体系外包过程进行识别及控制策划时难免存在问题，进而导致在监督审核时审核方提出了上述审核发现。

5 问题的措施

问题整改是指承制单位在经过思考后，对监督审核发现中提出的问题进行分析、纠正，并报审核方监督验证的过程。一些质量管理体系持续改进方面能力较强的承制单位，可能会从标准理解或单位质量管理体系运行实际的角度向专家请教或探讨存在问题的原因及拟采取的措施[4]。对该次审核发现所涉及外包过程问题的整改，可从正确理解外包过程、科学策划外包过程和有力控制外包过程的3个方面进行。

5.1 正确理解外包过程

正确理解外包过程是科学策划外包过程的前提。为能够使外包过程审核发现的问题得到正确整改，首先应引导承制单位认真学习理解标准中外包过程的含义，及与其意义相近的专用名词含义。比如，应加强对外包过程涉及的外包、外协和采购专用名词的理解。在标准中，外包过程的含义是为了质量管理体系的需要，由组织选择，并由外部方实施的过程，此过程的责任主体是外部方。简言之，只要不是由组织独自完成的过程，通常都可以纳入外包过程并进行管理[5]。

外包的字面意思可以理解成有外部方承包，其具体过程由承包方直接组织实施，一般在组织的生产范围外，由外包方按组织提供的原材料、图纸、检验规范、验收准则等进行产品生产和供应。外协的字面意思可以理解成有外部方协作，其具体过程直接受组织控制，一般在组织的生产范围内，按组织的要求或在组织监控下进行作业和服务，并由组织验收。而采购的字面意思可以理解成由组织的职能部门或人员向组织外的外包方订购产品。

由此可见，采购主要是针对商品、物质来讲的。无论外部方以协作、承包还是采购的方式参与产品实现过程，都是组织外的单位来实施具体过程，对组织来讲，都应纳入外包过程管理。服务有时是外协，有时是外包，主要看其具体过程的直接控制方是组织自身还是外包方。

例如，在燃料产品的运输中，承制单位自身成立了货物押运小组，其中有公安系统人员的参与，那么对承制单位来讲，公安系统人员参与押运过程就涉及外协。但由于运输本身是铁路运输，那么承制单位燃料的运输过程应是外包。

5.2 科学策划外包过程

科学策划外包过程是外包过程控制的重要导向。

（1）承制单位在分析理解相关方的需求和期望时应识别出存在的所有外包过程。在具体策划时，可以将可能涉及的外协、外包或采购过程一一明确，或者将同类过程明确，如果涉及的过程实在太多，也可以将与产品实现有着重要影响的同类过程予以明确，以便为策划外包过程控制的类型和程度提供基础。对于燃料承制单位来讲，从原材料采购到最终产品运输交付的过程以及在质量管理体系的其他管理过程中，都存在着较多外协、外包、采购等外包过程。例如，设备大修和检测仪器校准的外协，燃料制造过程个别样品的外检和燃料运输的外包，稀有金属和锻件材料的采购等外包过程。

（2）体系文件应明确对其控制的类型和程度。可结合外包过程对组织提供满足要求产品的能力的潜在影响采取相应的措施实施控制，同时外包过程中涉及的特殊过程和关键过程应予以重点关注和控制。针对采购产品来讲，应按GJB 9001C标准8.4要求实施控制。对于外协或外包来讲，也可以参考GJB 9001C标准8.4的要求采取相适应的控制类型和程度，如与外包方进行沟通，明确各方的职责及有关问题的协调、处理的要求，验证外包过程的结果。对重要的外包，应到现场监控。

（3）对外包过程进行评审和批准。承制单位应确保所策划质量管理体系外包过程的必要性和充分性得到评审，并在评审的组织前、过程中或批准前，征求顾客对具体外包过程的意见。因此，对质量管理体系来讲，外协、外包和采购都应作为外包过程予以明确和控制。

5.3 有力控制外包过程

有力控制外包过程是质量管理体系正常运行的重要实践和支撑。作为审核工作的一个重要方面，就是要通过检查外包过程的质量控制策划和记录来寻找质量管理体系正常运行的证据，主要看策划是否正确贯彻了标准的要求，是否按策划的要求开展了质量控制工作。外协、外包及采购产品的控制文件和记录是否完整、有效，是证实质量管理体系外包过程实际控制效果的证据。

6 总结经验

综上可知，处理外包过程审核发现的问题，就是要坚持以下三点。

（1）加深对标准中专用名词和内涵的理解。理解和领悟标准中专用名词的深刻内涵有利于更好地胜任审核工作。审核发现是建立在对审核标准熟练掌握的基础上的。对审核员来讲，要完全理解标准中专用名词的含义和有关的基本审核要求，这样才能保证质量管理体系在策划及运行时的符合性，确保体系的衔接紧密，有机统一。只有对标准中专用名词理解到位，才能迅速地发现并提出存在的问题。熟练掌握标准往往是需要多下功夫的，方法可以是多样的，如通过自学、请教专家、交流、结合质量管理体系实际运行实例等方式，以达到加深理解和融会贯通的效果。

（2）端正审核态度，善于发现存在的问题。质量管理体系监督审核是促进承制单位加强质量工作的有效方式，也是丰富审核员审核经历的必要的过程。无论对承制单位还是审核人员，认真开展质量管理体系监督审核工作都是非常重要的。在审核中，无论对承制单位的体系运行是否非常熟悉，都应本着实事求是的原则，提前熟悉质量体系文件，认真开展审核工作，切不可仅凭个人好恶，或依靠在审核现场有限时间内的提问检查。

（3）耐心与承制单位沟通，促进体系有效运行。审核中发现问题，是一个正常现象。发现问题后，要耐心与工厂有关工作人员交流，把问题讲清楚，消除承制单位在认识上的误区或漏洞，严格按照标准要求开展工作，能够有力促使标准要求得到正确的实施。通过对发现问题所做整改的有效验证，促进承制单位质量管理体系持续改进。

7 结语

在质量管理体系监督审核中，一定要坚持按标准审核。如果看到承制单位的质量管理体系文件，就按照其思路进行，很可能会导致对体系运行中存在问题的视而不见，导致质量管理体系监督审核的效力不能够充分发挥。这对承制单位质量管理体系或装备采购质量来说，都将带来潜在的不利影响。在处理上述审核问题发现的过程中要先听取承制单位对质量管理体系外包过程的理解，并与之交流、探讨，指出存在的问题。可不与承制单位研究如何开展问题整改，当承制单位认识问题所在时，该问题的整改自然就有了方向。