项目管理视角下的规划馆对外活动研究——以贵阳市城乡规划展览馆为例

文| 周广蕴

贵阳市城乡规划馆自2012年7月26日成立以来，举办了大约60多场对外活动，通过对所开展活动的历程进行回顾和总结，目的是通过项目管理的视角，为今后开展活动提供可供借鉴的有效方法，以有利于最大限度发挥规划馆的社会功能，提高规划馆在当地文化生活中的作用，让更多人走进规划馆。

项目管理视角下的规划馆对外活动研究的意义

从项目管理的角度，规划馆所举办的各类活动符合项目一次性、独特性、目标明确性、风险性的特点。规划馆所举办的活动中，针对中小学生的爱国主义教育，比如赴中小学校开展公益图书捐赠活动、小小讲解员培训活动等；针对广大市民朋友开展的文化宣传活动，有“四季规划馆”系列活动、农历小年新春活动、法治宣传活动等。由于每次活动过程中，活动的组织者、参加者、活动的主题、活动内容都不相同，所以规划馆举办的活动符合项目的特征。

通过项目管理的视角，能够实现项目成本最优化。为了确保每次活动取得良好的效果，活动负责人要从人员、物资、经费等多方面进行全面准备，协调好活动各相关方之间的关系。在项目管理的视角下，要求活动负责人具有卓越的领导才能，能够统筹协调好活动各相关方之间的关系，同时精通于活动开展中的各项流程、资金申请等技术性知识。所以只有通过项目管理的视角，才能够有利于活动中所涉及的人、财、物达到最佳配置。

明确开展各类活动的程序，能够做到条理清晰，提高活动的成效。在项目管理的角度，活动负责人在开展活动的过程中，通过计划、组织、协调、控制这几个步骤，能够提高活动的成效。在2019年12月，规划馆举办的法治宣传活动中，活动负责人根据活动的目的、活动的主题和活动参与者等要素，制定了详细的活动计划；根据组织原则，对活动参与各方进行了明确的责任分工；在协调过程中，通过协调活动的参加者、承办方等，为确保活动的顺利开展，提供了有力的支撑；在活动开展的过程中，通过控制活动中各个环节所需时间、活动参与人数等，对活动开展加以控制，使活动取得了较好的宣传效果。

项目化管理为今后开展各类活动提供了有效的参考依据。因为规划馆所举办的活动中，从宏观上，大体可以分为针对中小学生的爱国主义教育活动、针对人民群众的文化宣传活动、针对规划专业人士的相关活动等类型。所以规划馆所举办的各类活动，都应该及时进行总结和归类，掌握不同类型活动的特点，制定出针对不同类型活动的方案模板，为今后开展类似活动提供参考。

项目管理视角下的规划馆对外活动应该处理好几个关系

处理好活动负责人与职能部门之间的关系。正如巴纳德所说，协作的意愿是所有各种组织所必不可少的、第一项的普遍要素。一项活动的成功举办，需要活动负责人加强与职能部门之间的沟通，请单位的财务、人事等部门给予支持，才能够给活动的顺利开展提供充分的保障。

增强活动负责人与观众之间的沟通。在项目管理的视角下，观众作为规划馆开展活动的相关方，活动负责人都应该认真听取观众的意见和建议，争取活动所达成的目标更加契合观众对于活动的期望。2019年贵阳市城乡规划展览馆成功举办了“四季规划馆”系列主题活动，通过一年四季不同活动主题—“拥抱春天，播种绿色”、“乐享清夏，墨舞芳华”、“叠翠流金，品韵秋阅”、“雪卷梅舒、咏颂冬瑞”，确定了不同的活动目标和观众群体，取得了很好的活动效果。

处理好规划馆对外活动与规划馆长期发展目标的关系，促进规划馆能够在促进当地文化建设中发挥更大的作用。组织目标是组织存在的依据，是组织中一切活动的起点，也是组织中一切活动的终点。

在项目管理的视角下，需要活动负责人能够高瞻远瞩，把规划馆对外活动与规划馆长期的发展目标相结合。 2017年9月19日，贵阳市“喜迎党的十九大·我身边的脱贫攻坚”群英谱演讲比赛在规划馆举行；2018年4月1日，“国际儿童图书日”小小读书郎活动在规划馆举办；2019年4月22日—4月28日，贵阳市城乡规划馆陆续开展了“世界地球日”宣传周活动。这一系列活动的开展，都紧紧围绕发挥规划馆的文化宣传作用而开展的，有利于规划馆长期发展目标的实现。

项目管理视角下的规划馆对外活动研究的几点有效举措

1.活动负责人能够做好相关的资源最佳配置。主要是活动负责人能够根据活动的目标、活动的规模、活动的时间等要素，加强人员的配备、做好资金预算，提前准备好活动所需的物资，从而提高活动的成效。

2.活动负责人要加强活动的质量管理，能够让参加活动的观众满意，取得最佳的活动效果。项目管理中著名的PDCA循环理论，将项目的质量管理分为计划、执行、检查、处理四个步骤。在规划馆举办的对外活动中，可以充分运用PDCA循环理论，以有利于对外活动的更好开展。

3.需要活动负责人把握好活动的进度优化。由于规划馆所举办的活动越来越多，在项目管理的角度，活动负责人可以从活动策划书的撰写、活动的申报程序、活动的准备和开等步骤，都应该把握好活动的进度，以科学的管理方式提高工作效率。

综上所述，在项目管理的视角下，规划馆举办的各类活动，应该将各个活动的共性与个性、活动目的与规划馆的发展目标结合起来，充分利用规划馆开展的各类活动，促进规划馆更好的发展文化传播的作用。