宋婷婷
(江苏卫生健康职业学院,江苏南京 211800)
职业风险,是在执业过程中具有一定发生频率并由该职业者承受的风险,包括经济风险、政治风险、法律风险和人身风险。
新一代信息技术在档案管理中的渗透和应用,在大大提高档案管理工作效率的同时,也显现出很多问题,如档案信息泄露、数字档案信息丢失、档案数字化管理等新知识的学习压力等,让高职院校档案管理工作职业风险进一步增加[1]。
档案部门是高职院校最重要的信息部门之一,它集中保管学校的党政、教育教学、科学研究、财务、基础建设、各类设备等不同门类的重要档案,这些档案都是自建校以来,学校及全体师生产生的极其重要的信息资源,甚至不可再生。档案不仅记录了学校的历史,还体现了全体教职工及学生的劳动智慧,它在学校办学升级、重大教学评估、专业建设、工程改建和师生职称评聘等事业发展的重大事件中扮演着举足轻重的角色。
责任越重,风险越大。安全,是档案工作发展的基础,只有档案自身安全、档案利用安全、档案人身心安全,才更有利于工作更好地开展。因此,档案工作职业风险防范,是高职院校安全管理工作不可或缺的组成部分,更是学校行政管理职业风险防范的重点。
目前,大部分高职院校在不断迎接检查评估过程中,已逐渐意识到档案的重要性,并在档案管理方面制定一系列规章制度,优化内部建设,但在实际管理中仍存在一定问题。
大多数高职院校领导对档案工作重视程度不够,库房承重、防火、防盗等方面,缺乏符合规定的档案安全管理措施。
高职院校综合档案室的库存涵盖了文书档案、专门档案、科技档案等历史资源,随着学院的发展,各部门归档量日益增加,但据不完全统计,有的高职院校档案库房面积只有数十平方米,且前期规划不足,库房承重不够安装密集架。库容量的不足,严重制约了档案工作的开展。
保障档案自身安全一方面在落实,另一方面在预防,其中突发安全事件预警尤其重要,档案突发安全事件一旦发生,会造成档案不可挽救的后果,但大多数学校并未意识到制定档案安全应急预案的重要性。
档案利用者档案意识薄弱,导致查档过程随意,认为档案可以随需随查,非本部门未经允许、直接要求查找院长办公会记录、财务凭证等重要档案,甚至直接电话查档,容易造成档案信息泄露。因借出人员档案意识薄弱,借出档案保管不善或久不归还,容易造成档案丢失,使档案利用风险增大。
档案部门常被其他部门认为工作轻闲,可有可无,这间接影响了档案人员主观能动性的发挥,导致工作创新力和热情不足,使档案工作发展的潜在心理风险增大。
档案,是人们在各项社会活动中直接形成的、各种形式的、具有保存价值的原始记录,原始唯一性是档案的本质属性。因此,档案自身的安全问题,可能是突发的、显而易见的,如屋顶漏水直接导致档案严重毁坏等;也有可能是慢性的、长期积累的,如阳光长期直接照射造成的字迹变淡等。不论是哪种,它对原始唯一的档案造成的毁坏都是决定性的。
很多高职院校,在库房安全措施落实欠缺的同时,还缺乏档案突发安全事件预警,一旦发生重大安全事件,无法第一时间挽救最重要的档案,造成无法挽救的损失。另外,档案库房容量不足,直接导致档案无处摆放,只能扎堆随意放置,极其容易造成档案受潮发霉,甚至丢失。
档案利用中的安全风险,多数来源于“人”。高职院校师生的档案意识,直接关系到档案利用的安全[2]。档案利用手续是否完备,档案利用内容是否合规,查档人身份证号是否与被查档人一致,档案借阅后能否完好如期归还,前期档案归档是否严格履行移交手续等,看似“关门过节”的微小细节,却是档案利用安全的关键。
同时,在利用过程中,档案利用制度是否完备、制度践行中能否坚持制度原则并得到大家的理解,这是档案利用安全的保障。否则,如果缺乏制度保障,面对查档人提出的不合理要求,碍于情面,档案人员难以回绝,进而极容易埋下档案利用的隐患,威胁到档案自身安全的同时,威胁到档案人员的政治风险和法律风险等。
档案人的身心安全风险,一方面,是档案职业病给档案人身体健康带来的风险;另一方面,是档案人心理调节不善带来的潜在的档案工作安全风险。
档案人的健康风险,主要来源于档案消毒灭菌试剂及措施。目前对纸质档案有害生物的防治工作,主要物理消毒法和化学消毒法。物理消毒,主要是微波辐射法[3],而化学灭菌法,通过化学药剂跟害虫、霉菌有机体进行接触,造成其内部组织的破坏,产生病理变化,进而引起生理机能变化,直至死亡。由于工作的特殊性,档案人员不得不接触杀虫消毒试剂,但有研究表明,这对档案人员存在累积效应和遗传损伤的可能性,不容忽视。
档案人的心理风险[4],主要源于随学校各项事业的发展,归档材料不断增加,同时,信息化时代的发展,促使档案工作内涵和外延不断扩大,以往只要整理好档案、提供利用即可,如今,在课题、职称、信息化压力下,档案人员在原有业务范围外,需要积极开展口述档案、校史图片展、校史馆等建设,积极学习档案数字化、网络技术等新知识。但由于高职院校对档案的重视程度不如本科院校,往往只安排一位既非计算机专业亦非档案专业的工作人员从事档案工作,且大多是兼职,所以档案人员心理压力不断增大,风险承受能力下降。
职业生态,由生物学中“生态”一词衍生,是岗位在组织里的生存状态,以及各岗位之间及其与组织之间环环相扣的关系[5]。
要解决档案自身安全、档案利用安全和档案人身心安全3个方面的职业风险,避免职业倦怠,刷新学校领导及其他部门对档案部门工作价值感低的已有认知,在新形势下塑造档案工作形象、增强档案人员内驱力、创新做好档案工作,不仅要思考档案工作本身,更要思索档案工作与组织环境氛围之间的紧密联系。这不是一个单一问题,而是需要多角度联动思考的职业生态问题。
红线保障系统,主要落实在政治信仰、法律法规和制度规章等方面。它是让社会趋向美好,让人心转善良,督促价值观与言行保持一致的保障,是职业风险的首要根本防线。尤其对于档案工作来说,政治信仰不纯粹、法律法规意识淡漠、规章制度不执行,往往是导致档案职业风险的思想原因。
牢固思想红线保障系统,要在落实库房管理规定的同时,还应尽力做好库房灾害应急预案,以防万一;应把政治信仰放前面,必须维护涉密档案的保密性;应严格移交和查借阅手续,做到按规矩办事,按程序办事,放明处办事。
因此,千里之堤溃于蚁穴,档案自身安全与利用档案,需要在平时工作点滴中引起重视,需要按规定落实各项安全措施,还要与保卫处等多部门联动进行管理和应急预警。同时,只有坚定共产主义信念,进一步完善档案管理制度,熟悉并践行,定期更新管理制度及流程细节,才能用政治红线保障档案自身和利用安全。
内部生态转化系统,主要落实在职业价值、职业信念和职业意义等方面。职业价值又被称为职业营养价值,是指从事某方面工作能够体现出或通过职业本身能够表现出人的自我价值。
有研究表明,追寻某种事物的意义和价值的过程,比享乐的过程更有助于获得健康的基因表达图谱,获得幸福感。而面对琐碎单调的文件工作,同时被领导认为工作轻松并被交派其他任务从而引发的职业价值感低,很大程度上,是工作价值不明确、内驱力不足所导致的。因此,只有明确自己的职业价值,就是管好档案、查好档案,并不断强化,才能真正意识到,管好一份档案、查好一份档案对学生、对老师乃至对学校事业发展的重要作用,才能从内心看到职业的意义,这对于调节工作压力、避免职业倦怠有非常积极的促进作用。
外部生态暗流系统,广义上是指社会平等状况。对单位组织而言,狭义上可理解为高职院校职业生态中各岗位间的组织氛围。
管理学认为,组织氛围有利时,更利于员工提供风险承受能力,不断开拓创新,树立职业自信,追求自我职业价值;而组织氛围不利时,员工风险承受能力和创新能力,都有所下降,更容易产生职业倦怠,职业风险上升。
档案工作中的很多职业风险,如借出的档案迟迟不还、该归档的上报材料没有留存、职业存在感低、因杀虫药包导致身体不适影响工作情绪等,都与制度配合度不高、部分查档教职工档案意识不强、档案管理作为辅助教学的行政岗位得不到关心、重视,因而缺乏职业自信等因素密切相关。
因此,营造和谐的组织氛围,平衡外部生态暗流,要加强高职院校各岗位文化和业绩宣传,尤其对容易被忽视的、辅助教学的行政岗位进行宣传,对接触有害物质的图书、档案、实验室等岗位予以关心,像重视师资队伍建设开展教师培训那样,开展面向各部门基层行政管理人员的系统培训,不仅有利于全校各岗位间相互了解,最终实现相互理解,更有利于因为感受到组织对档案等各基层岗位工作人员的培养、关爱,从而强化各自职责、树立工作价值、明确工作要求,促进档案管理等行政岗位形象和内涵塑造。
营造和谐的组织氛围,平衡外部生态暗流,高职院校内部要对教学工作和行政工作尽量端平,尤其是让各岗位教职工意识到档案工作的重要性,对档案工作制度的执行予以理解,对档案工作的内容和价值予以肯定,在日常工作中,各岗位能相互配合,配合档案工作的开展,在职业环境中,营造相对平等、透明、和谐的生态氛围,使档案人员在积极、健康、友好的职业生态中,发动内驱力,更好地创新档案工作。
高职院校档案工作职业风险大,安全第一。通过坚定信仰,牢固政治制度红线保障系统;明确职业价值,激活内部生态转化系统;加强岗位宣传,平衡外部生态暗流系统三重保障体系,防范高职院校档案工作风险,更有利于实现档案人员自身职业价值,实现学校档案工作为师生服务、学校发展的岗位价值,实现档案工作“为党管档,为国守史,为民服务”的社会价值。