高校档案管理信息化建设分析

2020-03-03 11:16
吕梁教育学院学报 2020年4期
关键词:档案管理信息化建设

张 伟

(吕梁教育学院,山西 吕梁 033000)

随着信息和科学技术的迅速发展,高效档案管理信息化已经逐渐进入人们视野中,并得到了广泛关注,以往档案管理工作质量不佳,在实际工作中很多人力、物力和财力被大量浪费,并且纸质管理形式融入导致书籍被损坏。信息化档案管理形式提升了管理效果和质量,此时期高校档案管理依旧存在一些问题需要解决,需要针对问题进行分析,提出具体解决对策,推动高校档案事业的发展。

一、高校档案管理信息化建设存在的问题

(一)高校档案管理信息化意识有待提升

高校档案信息化管理工作,在实际发展过程中需要进一步提升和规范,在高校教学以及科研等各方面重点突出档案信息化管理的价值,从根本上提升工作人员档案管理意识,推动高校档案事业的运行。

(二)资金投入不足设备缺失

高校档案信息化管理工作内容以及形式等不断改进和创新,需要适应新时代经济发展,所以,高校需要对各项工作进行全面管理,对高校内部存在的资金进行合理分配,不过现在高校档案建设工作中依旧存在很多问题,使得各项政策无法进行实质性进展,主要是因为配套设备以及资金不足,从而使得档案管理信息化过程中出现各种不足和问题,从而严重阻碍了整个高校档案事业的发展,并且,信息化建设在整个工作期间还需要配套硬软件,是档案管理信息化建设的基础。不过在实际建设期间缺少设备,并未提供专业化服务是现在我国高效档案管理需要解决的主要问题[1]。高校档案机构并未接受和生产相关电子文件内容,使得整个档案信息化建设工作开展起来比较困难。

(三)缺少信息技术人才

现在很多高校对于内部档案管理人才队伍建设工作不够重视,从而使得档案管理人才队伍一直处在不足边缘上,在档案信息管理建设期间,要想寻找到真正懂技术的人才,又对档案管理认知充足的人才是一项比较困难的工作,加上现在社会对人才专业选择不够重视,从而使得人们思想被功利化,无法满足使用标准。

二、高校档案管理信息化建设有效方式

要想保证高校档案信息化建设工作能够稳步进行,在掌握相关问题的同时,需要针对存在的问题进行研究,提出具体解决对策,进而可以制定更加符合高校发展的目标,结合档案管理过程中存在的各种问题进行解决,高校档案管理信息化建设工作可以概括为以下几点:

(一)开发高校档案数据库和在线服务平台

在高校档案管理信息化过程中,需要借助数据库和在线服务平台作为保障,从根本上提升整个高校档案管理效果。首先,需要结合高校档案管理工作实际情况有效缩短纸质档案管理工作量,对档案管理工作基本流程进行简化,还可以降低整个建设过程中经济成本输入[2]。其次,在实际工作期间还要简化档案利用流程,可以减少档案管理时间。最后,针对档案管理开设在线服务平台,便于用户使用档案轻松操作和查询,从而不断提升档案信息利用效果,减少经济成本投入。

(二)转变信息化建设思想,立足长远出发

高校档案管理信息化建设是一项长远工作,在工作期间一定要及时抓建设思想,将被动建设思想转变为主动形式,在实际工作期间能够更加自觉的为用户提供相关服务,此种服务形式的变化,可以为高校档案信息资源管理提供更多用户,做好技术和资料管理工作,从而可以满足用户的各种需求,真正实现档案信息化管理目的,实现整个服务导向的转变,将其立足于长远角度出发设计,从根本上提升档案信息化利用效果[3]。

(三)构建校园网,切合实际开展

校园网之中涉及很多内容,教学、学校介绍和分布等,对学生管理等各方面作出了很多努力,现在要充分借助现代化网络信息技术,为学生提供专门化网络服务平台,将学校内各种有用信息全部输入其中,在整个过程中实现资源共享,结合实际情况进行校园网建设,在其中注重提升档案管理的价值,全方位对 档案服务,提升学校档案信息化管理水平,整个工作过程需要从高校实际情况出发进行。

(四)完善档案管理机制,构建规范化标准

现在高校需要注重档案管理的信息化建设工作,不过很多高校在具体实施期间因为缺少统一化标准,从而使得档案管理的信息化建设工作被搁浅,整个过程经济效益收入微乎其微,并未达到预期理想效果和目标。最明显的设置就是在信息化管理期间缺少硬软件内容,加上标准并不统一,从而使得档案管理无法确定合理目标,在整个过程中只能够各自为政,从而使得高校档案管理不能按照标准化管理形式进行[4]。所以,高校在档案管理的信息化建设工作中,需要对内部管理机制进行完善,结合实际情况指定符合的统一标准,再综合各项工作内容,对档案信息化管理中存在的各种硬件和软件内容进行完善,从而使得整个高校管理更加规范和具体。并且要严格依据档案分类法和档案管理办法等作为主要依据,紧紧围绕两个主要规定制定工作内容,基于此对准则内容进行完善和改进,保证整个高校档案管理能够满足时代信息化建设需求,存在一定操作性,推动高校档案事业发展[5]。

(五)数字化信息建设,提升服务质量

网络技术的迅速发展,能够满足时代基本需求,从而也扩大了高校档案信息化管理范围,使其不断满足交互性基本特征,不局限在固定领域内。所以高校档案管理工作一定要结合实际情况出发,满足各种需求,不能局限在校内进行,要拓展管理领域,和不同高校之间合作,针对档案管理的信息化建设工作流程和步骤等进行互动,尤其是在建设成功之后,还要开发自身具有特色的内部档案系统,提供给其他院校档案内容资源,实现档案资源的整合、分析和管理等,对不同院校内部存在的档案资源进行深度管理,从而可以实现新时期下档案资源的共享。结合时代需求构建档案信息化建设系统,开发数字化档案内容,借助自身信息技术情况对档案进行整合和分析,将所有档案全部纳入到管理工作中,档案录入系统还要针对档案不同类别进行分类处理,实现档案信息化建设目标,为各院校师生提供服务,还能够提升档案管理效果和水平,加快档案管理的信息化建设进程[6]。

三、结语

总而言之,高校档案的信息化建设,就是在档案管理期间充分使用现代化网络技术和通讯技术等,对高校内部存在的学校信息、教师信息和科研信息等各种资料进行录入、整合和分类等,便于管理和操作。通过高校档案的信息化管理,能够实现在不同领域内的资源共享,因此,高校档案管理的信息化建设是管理工作发展的必然趋势,可以推动整个高校事业的发展。

猜你喜欢
档案管理信息化建设
月“睹”教育信息化
月“睹”教育信息化
如何规范档案管理
幼儿教育信息化策略初探
自贸区建设再出发
基于IUV的4G承载网的模拟建设
档案管理与企业内部控制关系的思考
《人大建设》伴我成长
保障房建设更快了
信息化是医改的重要支撑