信息化条件下企业审计档案的管理与应用

唐雪梅

摘  要：企业审计档案是内部审计工作形成的重要的信息资源，审计档案信息化水平的高低，将直接影响审计工作的速度和效率。本文着眼于信息化时代背景下，当前企业审计档案信息化的现状及存在的问题，从多个方面分析了审计档案信息化的必要性，针对审计档案信息化管理模式提出了重点关注方向和建设途径，并结合云计算、大数据和人工智能等信息化前沿领域的应用，提出了“存儲电子化、管理平台化、利用数据化和服务智能化”的审计档案创新利用的新理念，在企业审计档案管理利用方面进行了大胆探索，能够为企业审计档案管理提供一些思路。

关键词：信息化  审计  档案管理  企业

中图分类号：F272.9           文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2020）07（c）-0180-05

Abstract： Enterprise audit files are an important information resource formed by internal audit work. The level of audit file information will directly affect the speed and efficiency of audit work. This article focuses on the current status and existing problems of enterprise audit file informatization in the context of the information age， analyzes the necessity of audit file informatization from many aspects， and puts forward the focus of attention and construction for the management mode of audit file informatization， and combined with the application of cloud computing， big data and artificial intelligence and other frontier fields of information， it puts forward a new concept of innovative use of audit files of "storage electronic， management platform， use of data and service intelligence". Bold exploration of audit file management and utilization can provide some ideas for enterprise audit file management.

Key Words： Information; Audit; File management; Enterprise

在深入推进全面从严治党的时代背景下，企业内部审计工作面临着一系列新形势、新任务和新要求，肩负着为企业实现战略目标提供监督保障的重要使命，在维护企业财经纪律，促进党风廉政建设，保证企业健康有序发展，保持企业核心竞争力等方面，有着不可替代的作用。企业审计档案是企业内部审计监督活动过程中形成的，具有保存和利用价值的成果，是审计监督活动的依据和凭证。随着企业审计工作的不断发展，审计面对的客观经济内容越来越多元，一方面是新型审计项目不断涌现，审计覆盖面也日益扩大，审计项目数量大量增加，审计档案管理日趋复杂，另一方面，随着信息化技术的飞速发展，传统的审计档案管理从档案的产生、存储到开发利用等方面都在发生翻天覆地的变化，对从业者提出了新的更高要求。

本文在分析企业审计档案管理现状的基础上，针对在信息化条件下审计档案管理面临的新形势、新任务，提出了相应的应对措施，并在审计档案的创新应用上提出了自己的思路，以期从整体上提升核电企业审计档案管理水平，避免审计风险，保证审计工作的质量，提高审计效能，从而有效促进审计管理体制的深化改革。

1  审计档案管理的现状

首先是重视审计业务，忽视审计档案。在新形势下，多数企业对内部审计工作越来越重视，却常常忽视文件材料的整理归档工作，认为实施了审计，出具了审计报告、作出审计意见或审计决定，项目就结束了，没有把审计项目资料的整理归档列入日常工作日程，存在着"重审计、轻归档"的观念。经常是在审计项目结项很久之后，才想起整理材料，更有甚者，是在需要向档案部门移交审计档案归档时，才开始“临时抱佛脚”，收集以前的审计项目过程中的文件材料，这势必会造成一些审计活动中形成文件的缺失，有的只能采取事后补充有关文件材料。然而档案作为一种历史记录，必须是在实践活动过程中形成的原始记录，事后补充就失去了其存在的意义，审计档案的真实、可靠及完整性则无法保证，这样的审计档案也无法为审计工作提供真实的信息资源，更谈不上通过加强审计档案的管理促进审计业务工作管理。

其次是审计档案标准化水平低。审计工作中会产生大量各种类型的文件记录，哪些需要归档，哪些不需要归档，没有一个明确的标准，所以很多企业是“有文必档”，多多益善，结果造成了档案的鱼龙混杂，影响了案卷的质量，给后期利用造成困难。很多审计档案立卷人员对审计档案收集范围的规定，在认识上存在误区，认为凡收集范围中列出的文件材料，每个审计项目都应当有，都要收集立卷，否则就认为是不符合档案完整性的要求。例如，审计人员在审计过程中作的各种备忘录性的材料，是审计过程中必然产生和必须具备的，但所记载的内容，大部分是未经核实的疑问和想法;或者虽已核实，但未写入审计报告;或者虽已写入审计报告，但取证手续不完备，不能作证据使用。此外，还有被审计单位提供的大量资料，是审计工作所需要的，但是，大部分只能作参考。这样的文件材料，经常被立卷人员不加选择地统统归档。

再有，审计档案电子化水平低，严重依赖纸质档案。随着审计工作越来越受到重视，审计活动中产生了数量庞大、形式多样和内容丰富的审计档案，这就使得审计档案管理工作相比以往更加复杂和困难。另一方面，在审计档案的管理上，却没有跟上信息化网络化的时代潮流，在软硬件投入、专业化人才培养以及配套的管理信息系统平台建设上，都显得非常欠缺。日常的审计档案管理，仍停留在传统的操作模式，大量依赖纸质文件的流转和存档，有的甚至即使是电子版的文件也需要打印成纸质才能签字、生效和存档。这种墨守成规的工作方式，严重影响审计档案朝着信息化的方向发展，难以提升工作效率和利用效果。

最后，审计档案利用率低，缺乏有效共享。企业审计档案普遍存在的另一个问题是，对审计档案利用不高。审计文件材料在立卷归档，移交档案部门保管之后，就被“束之高阁”。审计档案包含可供企业利用的大量信息，有历史见证作用和提供信息的作用，而审计档案为企业决策提供依据信息的作用更为重要，只有能对这些资源进行合理开发利用，才能充分发挥审计监督在企业经济发展中保驾护航的作用。但现实情况是，审计档案的只存不用，缺乏有效共享，使其蕴藏的利用价值没有被开发出来。

2  审计档案信息化的必要性

审计工作自身发展的需要。随着我国从工业化社会进入信息化社会，信息化已经对社会生产、生活等各个领域产生了重大影响。计算机和网络技术的突破性发展， 使得档案管理技术也在逐步更新， 档案信息化也就成为历史的必然。仅靠传统的手工管理方式已不能适应信息社会对档案信息资源的要求。作为企业审计和档案管理重要内容的审计档案工作，同样不可避免地也受到革命性的影响，审计工作者也只有以现代化的管理方式和手段来提高档案管理的效率和质量，才能有效应对审计工作发展的需要。

提高管理效率的需要。对于传统的档案管理方式，都需要进行人工操作，存在工作效率低、速度慢、不灵活、空间要求大等明显特点。特别是在查询利用方面，需要在海量档案中检索出需要的信息非常不容易，而且基本无法做到模糊查询和关联查询，总体来说严重依赖于手工操作，管理和利用效率低下。利用信息化手段后，能够摆脱传统档案使用的种种限制， 实现档案信息的合理配置、科学管理。整个档案管理都产生质的变化，能够充分利用电子档案的方便便捷、绿色环保、智能搜索等特点，大大拓展档案利用范围，提高档案管理的效率。

加强共享利用的需要。信息化的档案具有先天优势，在查询与运用中，一次性可将信息全部录入，实现多方面的产出，而且在远程运用中， 实现资源的共享，使档案信息的时效性提高。在各类档案信息的关联查询、综合利用上，也体现出信息化的强大效果，能及时为企业决策提供有效信息。 特别是大数据、人工智能等新技术的引入，能够将审计一线产生的海量电子元数据、影像、多媒体信息等全部纳入审计档案归档范围，同时进行大数据分析、智能模糊搜索、关联信息推送等，实现审计档案信息的广泛共享和充分利用。

审计档案安全保密管理的需要。档案资源是企业的核心信息资源，一旦灭失或者泄露，可能对企业造成不可挽回的重大损失。传统档案信息在通过电子化、信息化后，管理和利用等方式将发生重大变化，一方面在统计、查阅和编研等工作不再需要直接动用纸质档案，从而大大减少对档案的各种人为损害和自然侵害，大大提高档案的安全系数，保障档案资料的实体安全。另一方面在电子化的档案上，采用档案信息化的管理手段，综合利用备份、加密和电子防护等先进的信息安全技术，确保电子档案的安全和保密方面的需要。

3  审计档案信息化的主要途径

3.1 审计档案信息化标准建设

信息化有它特有的规律和途径，标准化和规范化是审计档案信息化的前提和基础。审计档案标准化起步较早，国家早在20世纪80年代就发布了《关于审计档案管理工作的暂行规定》、《审计文件材料立卷归档工作试行程序》等，在实际审计档案管理过程中存在宣贯不够、执行不到位等情况，另一方面，由于审计工作的发展，这些规范和标准有些部分已经不适应新时期审计工作的需要，特别是信息化条件下体现的新特性，新情况，需要进一步完善审计档案的标准规范，比如统一审计档案信息化管理标准，规范电子档案的制作、收集和归档的方法，使审计档案的分类、编码和归档范围都有统一的标准，建立完整的审计档案分类框架，识别审计档案元数据，才能实现信息化的管理手段。同时要让审计檔案融入公司电子档案管理体系，避免造成审计数据的分散割裂。审计档案是审计工作的产物，只有高质量的审计工作才能产生高质量的审计档案，因此，审计档案的标准化，应结合审计业务规范化同步开展，重点突出审计档案案卷质量标准化。

3.2 审计档案信息化平台建设

信息化系统平台是审计档案信息化的基础，是档案信息化建设必不可少的前提条件。从逻辑上来说，平台架构可分为硬件基础层、数据管理层、系统管理层、业务管理层和展现服务层。

硬件基础层主要指服务器、网络、存储、录入和查询等终端设备，以及外围的打印机、扫描仪和光盘刻录机等。通过这些硬件设施，完成对审计档案信息的收集、著录、存储、管理和利用的一套完整管理功能。

数据库管理层主要关注各类结构化和非结构化的数据统一管理，以及对这些数据的初加工，分析和挖掘其潜在价值。

系统服务层则是对整个系统的权限控制、采取的各类信息安全措施、系统之间的接口管理，以及日常运维和优化。不同用户根据设定的操作权限登录到信息平台。通常来说，操作权限主要分为管理员和普通用户。普通用户是审计档案信息平台的实际操作者，可以依靠平台提供的功能，进行文件材料的上传、更新、归档等操作。管理员则主要负责维护和管理系统的日常工作，确保平台有效运行。

业务管理层包括审计项目管理、审计材料管理、审计案卷管理以及档案的借阅管理等。业务管理层是审计档案信息系统的核心，按照审计文件材料形成的特点，其功能管理模块可以分为立项文件材料、证明文件材料、结论文件材料、其他备查文件等几大模块。

展现层则是系统通过对整个审计档案系统的综合利用和展现，包括各类查询、报表、监测，以及各类数据可视化展示，为管理决策提供支持。

总的来说，审计档案信息化平台，以实现完善的档案数字化处理流程、全面的信息化管理功能、有效的安全保证机制、优质的平台服务等，兼顾企业总体的信息化发展规划来做好档案信息管理平台工作，利用先进的信息化整体架构，为实现企业档案文件的信息化管理提供一整套信息化解决方案，同时保证与其他各系统和业务工作的接口畅通和信息共享。

3.3 审计档案资源信息化

就是把传统的审计档案变成电子化的档案，形成档案信息资源数据库，融入公司级的数字档案馆。在这个过程中，一是要避免“有文必档”、 鱼龙混杂的误区，按照价值原则、稀缺性原则和常用性原则来规划选取需要进行信息化的审计档案类型。其次要注重档案文件格式的标准化、格式化，电子档案有电子档案特殊的要求，只有遵循电子档案的客观规律才能有效利用电子档案的特长，发挥传统档案不具有的效用。三是要形成关联关系库，形成目录关联全文、相关文件互相关联的庞大关联关系网，形成分门别类、便于检索的数字档案库。四是在形成审计电子文件的过程中，要考虑保证文件的真实可信，确保电子文件的数据来源等因素。

3.4 审计档案信息安全管理

传统的档案安全管理强调防火防潮、防虫防尘防盗等基本的物理防护，信息化的档案管理则上升到信息安全的高度，面临的威胁和防护的手段都是全新的，同时还要兼顾保密的有关要求。首先要保证物理安全，既有传统的防火防水等，也有门禁管理、电源保障、防雷接地等，要确保信息化基础设施的安全。其次要设计合理的网络结构，做好网络防护，充分利用网络分区和各类防火墙、防病毒、防入侵措施，做好权限分配和账号管理，注重登录和操作审计日志。对于档案信息化资源要规划好数据备份策略，有条件的可以建设异地备份基地，提高信息资源抵御各种风险的能力。

3.5 审计档案人才建设

审计档案信息化建设归根到底离不开人的操作和运用， 合适数量的高质量人才是档案信息化建设中不可或缺的重要一环， 审计档案管理人才建设是起决定性作用的人员保障。目前的审计人员主要关注点都在审计业务本身，而对于审计档案的重视程度不够，审计人员文档理念缺失，在审计档案信息化方面就更是人才匱乏。这就造成了审计业务与审计档案管理两张皮现象，相互脱节。要解决人才问题，要加大审计专业人员的能力和档案专业素质培养，提高业务人员的信息化档案管理素养。只有把计算机等信息化技能、审计专业的业务素质与档案管理的档案意识有机结合起来，才能造就一批一专多能的复合型审计人才，使得审计业务与档案信息化管理相互促进，双向提高。

4  信息化条件下审计档案的创新应用

在审计档案信息化大潮的推动下，企业逐渐实现审计档案的数字化，建设了相应的硬件设施和软件系统，初步适应了信息化条件下的审计工作新需求。而此时审计档案管理就需要进一步提升审计档案信息化管理和服务能力，充分利用有利条件，积极践行审计档案的创新应用。

4.1 存储数字化

审计档案的数字化是指通过扫描技术、OCR技术、数字音像技术、多媒体技术等，将传统档案转化为二进制的电子化文件，存储在计算机系统中的过程。电子化是审计档案信息化管理过程中最基础的一步，即利用现代信息技术来完成审计档案的采集、制作、加工、存储和开发利用。审计档案数字化存储形态主要表现为审计业务电子档案，包括文档、图片、视频、音频等各种形式的多媒体资源。这种资源能够并且可以利用云储存等现代化手段对审计档案数字化资源及时备份并加密，以适应新的数据处理与应用模式，充分利用电子文件易存储、传播快、能备份等特点，对审计档案管理进行革命性的提升。

4.2 管理平台化

档案管理信息系统平台是档案管理信息化的重要手段，它将传统的档案管理方式与先进信息技术有机结合，贯彻文件档案一体化的先进理念，通过档案标准和规范的固化，实现了档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案资源利用的在线化。通过统一的档案管理信息平台，将审计档案融入整个企业的文档管理范畴，树立发展、创新理念，充分发挥审计档案管理和信息服务功能，同时也促进了审计人员学习掌握先进信息化工具来统筹企业的审计档案管理。

审计档案管理平台还可以通过移动互联网、云平台等技术更进一步延伸，扩展更高效的审计档案信息化管理系统，促进审计档案管理环节中的不同节点与信息技术的高效融合，实现全流程的业务流转和自动化控制，以提升审计档案信息化管理效率。

4.3 利用数据化

企业审计的理论和方法不断革新，大数据、云计算等先进的信息化审计方法也开始推广和应用，因此，企业审计档案的开发利用也必须紧跟时代潮流，不断创新审计档案的利用方式。信息资源内在关联关系的挖掘，是大数据最为典型的特征，在审计档案完成数字化的基础上，各类先进的信息技术使审计档案资源的充分共享和有效利用成为可能。审计档案信息化管理，要积极利用这些信息技术将各类有价值的审计信息资源整合、分析和挖掘，并形成审计档案的“智库”。在审计档案信息管理中，需要建立系统化的审计档案信息管理模式，开发具有审计档案资源衔接和传播作用的审计档案信息共享的网络化信息平台，以提高在审计档案管理的各业务流程对审计档案资源的有效利用率，使企业审计档案资源的效益最大化，促进审计工作的规范化和科学化。

4.4 服务智能化

互联网信息技术的发展彻底改变了用户的信息环境，智能化服务为档案资源服务指明了方向。审计档案是一种重要的信息资源和知识资源，遵循成熟的元数据标准，就有可能灵活地重组智能档案资源属性的分散特征。加强对语义的理解，将某一项检索分解为众多关联关系的分散信息重聚，按照主题模型进行再次分类处理，发掘档案知识单元之间的链接关系以及关联规律，通过知识单元的关联聚合将不同主题属性、不同种类的智能档案资源形成可供用户学习参考的知识网络。也可能根据历史的信息分析，把针对某一问题、案例或者专题的多元化档案资源整体展示给潜在的用户，实现关联信息的智能推送，进而为审计人员提供更富有价值的信息重组，感知智能档案资源的多样化，充分挖掘和利用档案资源价值，更精确、更有效、更智能地为审计工作人员提供决策支持和智能服务。

5  结语

信息化对审计档案管理带来了新的机遇和挑战，信息化条件下的审计档案管理需要审计人员用发展的眼光、变革的理念、创新的思路和先进的技术去开展。与此同时，审计档案信息化管理还需要注重软硬件的投入，加强审计档案本身的标准化规范化，以及从源头上保证审计档案质量。通过新技术对审计档案的有效管理，从而提供更加优质的服务，挖掘审计档案潜在的核心价值。另外，要抓紧审计、档案、信息技术专业复合型人才的培养，强化网络环境下的信息安全和保密管理，促进审计信息化的全面发展。

基于“存储电子化、管理平台化、利用数据化和服务智能化”的创新应用，构建信息化条件下的审计档案信息管理平台，来实现审计档案的收集、存储、分析和利用。通过大数据分析、智能搜索、可视化等信息技术，结合语义网、主体分析以及智能感知等跨领域科学的应用，实现审计档案的智能查询检索、智能统计分析，智能信息推送，为审计人员扩展更大范围的智能化服务。

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