风控视角下电子招标采购交易平台业务浅析

孙馨晖

（南京长江油运有限公司，江苏 南京 210003）

采购活动处于航运企业运输生产经营的物资准备阶段，主要是利用企业筹集的资金购买劳动资料和劳动对象，包括购买日常生产所需燃、润料，修理备件等物资，采购活动涉及业务处理、资金结算和信息采集等内容。南京长江油运有限公司（以下简称“公司”）作为招商局集团电子招标采购交易平台上线实施第一批试点单位，严格贯彻执行招商局集团采购及招标管理办法，按照集团“应招必招、应上必上”的要求，对招标采购项目全面通过交易平台实施招标采购。

一、招商局集团电子招标采购交易平台简介

招商局集团电子招标采购交易平台运用“互联网+”思维，按照“一个平台、多方应用、统一管理、规范招标”思路建设，可实现招标、投标、开标、评标、定标、中标公示等全过程电子化，有利于招标采购集中管理、规范运作、资源共享、提高效率、节约成本、控制风险。

招商局集团电子招标采购交易平台（以下简称 “交易平台”，https：//dzzb.ciesco.com.cn）于2016年底上线，2017年7月1日成功与中国招标投标公共服务平台对接，并通过国家权威机构检测认证，具备承接各类招标采购项目的运营资格，于2017年7月1日起在招商局集团总部及集团具有控股权和管理权的下属各级单位全面实施。

二、加强内控制度建设，规范采购行为。

（一）建立平台实施组织机构，广泛开展平台实施宣贯。

公司成立了党政领导人为组长的采购管理领导小组，明确发展运营部（后调至财务部）为公司采购业务的归口管理部门，下设采购管理办公室，负责公司范围内各单位采购交易的管理与指导；同时按照交易平台试点要求，在公司范围内对在交易平台实施采购的必要性进行广泛、深入、多层次宣贯。

（二）完善采购管理内控制度，组织全员合规操作培训。

根据招商局集团《采购与招标管理办法》、《长航集团采购管理实施细则》（试行）的要求，对公司原有的采购管理办法进行修订完善，印发《南京长江油运有限公司采购管理办法（试行）》、《南京长江油运有限公司招标采购实施细则（试行）》，细化和明确了采购方式的分类，招标采购的适用范围、招标形式，结合交易平台，理顺了招标与采购实施流程，建立了公司开/评标会议制度，要求采购人员签署廉洁从业承诺书等。

公司组织采购管理分管领导、航运部、技术部等职能部门负责人、业务经理及各下属单位经营、采购部门负责人，进行采购基础讲解与常见问题分析，联合风险管理部组织了采购管理和业务风险控制专题培训，以提升全员采购合规意识，提高平台基础流程操作能力。

三、采购流程全面管控，规避采购风险。

（一）采购流程全面管控

1.立项确定采购方式

采购方式分为招标采购（公开招标、邀请招标）、非招标采购（询价采购、竞争性谈判、竞价采购、单一来源采购）。招商局集团招投标管理办法规定，原则上境内开展的工程建设项目合同估算价格达到办法相应额度标准的，必须通过交易平台公开招标，非工程建设项目可以邀请招标；根据候选供应商的数量、报价及谈判的轮次选择具体非招标采购方式，采购方式确定之后，应分别通过交易平台实施招标或非招标平台项目实施，经招商局集团批准不在交易平台实施的项目达到相应额度需在平台报备。

2.合理安排采购计划

公司通过交易平台实施招标采购的项目有工程类、货物类、服务类三种，均纳入公司年度预算采购计划。每年各单位使用部门根据以往资产及存货耗用和当前结存情况，编制采购预算，结合市场行情，以资金占用适当为原则，合理确定采购的品种、时间和数量，由各单位分管采购的负责人对预算进行审核后报公司预算办平衡，经公司总经理办公会审议通过后执行。

依据年度预算和部门工作计划编制采购计划，每季度/月度填报下一季度/月度采购计划和该季度/月度采购项目完成情况，反映采购项目的预算金额、采购起止时间、拟采购方式等，经单位负责人审核签字后报公司采购办审批。公司要求各下属单位定期开展固定资产及存货清查，严格控制采购物资存量，避免采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。

3.编制招标采购文件

具备招标采购条件的拟招标事项，需根据招标事项的推进速度向采购办进行申报，填制周开/评标申请表，反映招标采购内容、是否立项、采购方式、预算金额、招标采购开始时间、计划开/评标时间、投标单位等信息，用于采购办指导招标采购的组织实施。所有采购文件资料均通过公司办公OA逐级审批实施，确保同一招标采购项目的授权批准与业务经办，业务经办与稽核检查由不相容岗位人员完成。

4.选择合适的供应商

确定采购渠道、选择供应商，是采购业务流程中非常重要的环节。公司采购办按照制定的潜在供应商准入程序，牵头组织相关部门对潜在供应商的资质、信誉情况的真实性和合法性进行审查，并进一步对产能、服务、质量、成本、供应、安全等方面的信息进行收集和分析评价，汇总各部门意见，根据评价结果对供应商进行合理选择和调整，形成供应商准入综合意见，报分管领导审批，据以确定合格供应商清单。

公司严格确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则。对于在交易平台实施的招标采购项目，采购需求单位会同相关职能部门成立招标工作组，编制招标文件，招标过程中形成评标报告，经评标会议审议后确定中标供应商。对于以询价方式进行的固定资产和服务采购，采购和服务需求部门至少选取三家供应商进行询比价，形成询价文档，经部门审核后与采购报告一并提交至采购办审批确定供应商。

5.建立供应商名录库

将供应商信息录入交易平台并建立供应商名录库，对供应商的背景资料，所供应商品的品种、价格、数量以及结算情况等进行信息化管理。建立完善的供应商管理办法，与选定的供应商签订质量保证协议，对供应商提供劳务或物资的质量、价格、交货及时性、供货条件及资信、经营状况等进行综合评价，定期更新供应商名录库，对信誉良好的供应商，旨在建立长期合作关系，而对不良供应商，则建立黑名单制度，将其排除在采购范围之外。

6.规范采购实施与验收

公司建立严格的采购合同跟踪制度，科学评价供应商的供货情况，实时掌握采购供应全过程；采购办统一制定采购验收标准，以保证采购物资的质量。涉及到采购退货，由退货申请部门提出退货申请，经单位负责人审批后，提交采购办核准退货原因，给出处理意见，及时收回退货货款。

7.严格审核采购付款

根据招商局集团《关于集团电子招标采购交易平台全面启用的通知》（招发财务字〔2017〕394号）要求，“2017年7月1日后，应按本通知要求上线的采购项目，未取得集团招投标中心签发的中标（中选）通知书或备案确认的，各级财务部门不得办理付款，违者追究有关人员的责任。”

采购项目完成后，按照合同约定或具备付款条件时，采购部门将采购合同、验收单、入库单和发票等信息核对一致后，交由采购需求部门办理付款审批手续。财务部门必须审查采购项目的中标（中选）通知书或备案确认文件，齐全方可付款。

（二）建立风险预警机制

通过交易平台实施招标采购，能够提高对风险管理——事件识别的认知度，筛选出对公司更重要的有利或不利因素，将更多的不确定性转化为机会。比如利用交易平台对供应商的供货及时性、产品质量及技术可替代性、危机处理、付款等信息进行搜集、分析，识别供应持续性影响。在事件识别的基础上，进行风险评估，进一步考虑潜在事件影响目标实现的程度，采取相应的风险应对策略，将风险控制在可承受度之内。

1.采购计划

（1）风险评估。当各单位存货资金周转率即存货资金占用超过预警数额时，未及时上报公司采购办或集团；预算外计划采购非应急项目，未经审批擅自采购物资；采购计划超预算未履行预算调整程序；未按公司采购管理办法在交易平台实施采购。

（2）风险应对。当各单位存货资金周转率即存货资金占用超过预警数额时，应及时上报公司采购办或集团；公司严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续；未取得集团招投标中心签发的中标（中选）通知书或备案确认的，财务部门不予办理付款。

2.供应商管理

（1）风险评估。未经批准在合格供应商以外采购物资；公司未定期评估合格供应商，评价机制不完善；对于新增供应商未资信调查。

（2）风险应对。公司建立科学的供应商评估和准入制度，确定合格供应商清单，与选定的供应商签订质量保证协议。

3.采购实施

（1）风险评估。未跟踪采购合同主要条款履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，未及时出具书面报告并提出解决方案；合同签订未按规定审批，合同模板未经公司法务部门审核，条款存在问题造成经济损失；未经恰当验收，导致采购物品不符合要求。

（2）风险应对。公司根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况拟订采购合同，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限审批、签订采购合同；加强对物资采购供应过程的管理，做好采购业务各环节的记录，确保采购业务的可追溯性；及时跟踪采购合同主要条款履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，及时出具书面报告并提出解决方案；建立严格的采购验收制度，确定检验方式，由专门的验收机构或验收人员对采购的物资或劳务进行验收，出具验收证明，验收过程中发现异常情况，及时报告公司采购办，查明原因并处理。

4.采购付款

（1）风险评估。垫付资金贸易业务未严格审批；未在交易平台上线实施的采购项目，财务部门办理付款；未核对采购预算计划、采购合同、验收单据、入库单据和发票、采购备案表等信息。

（2）风险应对。公司加强预付账款和定金的管理，涉及大额或长期预付款，定期进行追踪核查，发现有疑问的预付款，及时采取措施，保证资金安全；加强采购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权限；严格审核采购预算计划、采购合同、验收单据、入库单据和发票、中标（中选）通知书或采购备案表等信息。

四、招标程序公开透明，节约采购成本。

（一）集中采购、提高效率

根据市场情况和采购计划合理选择采购方式，大宗物资及工程建设项目合同估算价格达到管理办法相应额度标准的，必须通过交易平台公开招标，做到采购业务集中化管理，避免多头采购、分散采购，提高采购业务效率，堵塞管理漏洞。

（二）规范实施、节约成本

通过交易平台实施的采购项目，实施前需要有立项文件和资金预算，根据项目类别编制采购文件，在公司OA系统采购管理模块完成审批后方可实施，重点项目的采购文件需组织公司发展运营部、审计部、财务部和法律事务部等职能部室，采用最低价法和综合评分法进行评审，使投标单位报价具有合理性和可比性，便于评标和议标。根据评标结果选择确定供应商，在保证采购质量的前提下，做到采购价格最低，从而节约采购成本。

（三）公开公正、杜绝舞弊

严格按交易平台实施程序发布招标文件、接受投标、开/评标、议标、确定供应商，确保所有程序公开透明、有据可查。对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换，重要性和技术性强的采购业务，组织相关专家进行论证，实行集体决策和审批，杜绝舞弊。