行政事业单位固定资产管理信息化的实现探索

文| 吴 茵

固定资产是行政事业单位生存和发展、履行社会公共服务职能的重要物质基础。随着社会经济的发展，行政事业单位配置的资产越来越齐全，同时国家对国有资产的监管力度越来越大，怎样对固定资产进行有效管理成为我们亟需解决的问题。在信息时代下，引入信息技术建设固定资产管理信息系统，重构固定资产管理流程，可以积极推进固定资产管理的信息化、标准化、规范化发展，提高资产管理效率。

行政事业单位固定资产的管理现状

固定资产管理制度不健全，或者有制度但执行力低

行政事业单位的固定资产大多由财政资金购买，很多行政事业单位为争取财政资金，并不依据单位实际需求配置固定资产。以笔者单位为例，有些地质项目出队前申请购置GPS和照相机，收队后GPS和相机没有统一收回管理，当下个项目需要使用时再次申请购置，项目管理者只注重按项目配置资产，但对资产后续的管理和维护重视不够。很多单位并没有行之有效的管理制度，或者有管理制度，但是因资产的管理责任不明确，很多制度执行力差，形同虚设。

资产会计信息不准确造成管理与预算、核算脱节

长期以来，由于很多行政事业单位对固定资产重购置轻管理，使得固定资产的存在登记不全面、单位内部之间调拨无手续、未走资产报废程序随意处置固定资产等现象，造成固定资产长期存在账实不符。账实不符让单位对家底不清，造成资产预算编制与实际情况脱节。

管理人员不专业

很多行政事业单位的固定资产往往由财务人员进行管理，而财务人员只是在资产的购入环节进行登记，此后固定资产投入使用后就脱离了监管，固定资产的丢失损坏并不能被及时了解。财务人员一般根据资产卡片上固定资产的使用年限对资产进行报废处理，造成很多实际损失报废的资产在账上，而已经报废处理的资产仍在使用。

明确固定资产管理信息化目标

为了使行政事业单位资产得到有效的管理和利用，在信息时代下，运用信息技术建立固定资产管理系统成为一种行之有效的手段。首先，固定资产管理信息化建设要明确管理目标，要有目的、有规划地推进单位固定资产管理信息系统建设，实现固定资产保值增值，节约单位行政成本，使单位固定资产管理模式改革满足新型政府职能转变的需要。行政事业单位固定资产管理信息化目标具体包括以下四个方面：一是经济目标。整合利用现有资源，用最小化成本投入推进信息化建设，获取最佳的信息化建设效果，降低单位固定资产管理中的行政成本。二是效率目标。通过权衡投入与产出的关系，在投入水平一定的情况下，最大化提升固定资产使用效率，避免出现资产闲置问题。三是效益目标。投入尽量少的资源取得最佳的经营成果，保证固定资产质量，使固定资产管理得到良好的社会效果，有助于实现单位管理目标。四是公平目标。通过信息系统及时对外公开单位固定资产的相关信息，为公平分配固定资产、强化固定资产监督管控提供依据。

构建固定资产管理信息系统

行政事业单位固定资产管理系统应包括五大功能模块，这样才能实现数据格式、核算口径、信息披露的统一，具体如下：

预算与采购管理模块

该模块包括基础资料、预算管理、预算申请与批复、采购、统计查询五个子模块，具体如下：基础资料模块是预算管理模块的基础，可为后期数据提供基础信息；预算管理模块可对相关的工作流程进行自定义，如申请、执行等；预算申请与批复模块除了可以提供预算数据的采集、汇总、查询、排序、动态分析、导入与导出等操作之外，还能对预算申请的进展情况进行展现，并对相关的申请数据进行处理；采购模块可将批复的预算申请直接转入到采购流程，并对采购结果进行验收；查询统计模块可在综合统计后生成报表，并提供相应的查询界面。预算与采购管理模块的主要功能如下：对预算进行编制和论证，并对预算申请进行执行，根据反馈信息调整预算，建立滚动项目库。

实物资产管理模块

该模块包括固定资产信息登记、资产调配、资产日常保养维修、资产处置管理、财产核查五个子模块，具体如下：固定资产信息登记模块能够对资产信息进行获取，形成信息库，可为财务资产账提供数据；资产调配模块可对部门以外、单位之间的资产进行调配；资产日常保养维修模块可完成部门内使用人员对资产的保养与维修过程，并且还可设置任务提醒；资产处置管理模块能够完成固定资产的报废、报损、赠送、调拨等操作；财产核查模块通过账账核对后，可以自动产生核对结果。实物资产管理模块的主要功能如下：对各部门固定资产的实际使用情况进行实时管理，合理调配并利用闲置资产，提高实物资产的管理水平，解决账物核对问题。

固定资产报表管理模块

该模块包括固定资产信息登记、产权管理以及报表管理三个子模块，具体如下：固定资产信息登记模块能够对与固定资产有关的数据从实物资产库直接导入或输入，并且还提供固定资产信息查询等操作；产权管理模块提供固定资产的产权登记、界定以及变更等操作；报表管理模块为使用人员提供分析元素，可按实际需求生成相应格式的报表及图表。固定资产报表管理模块的主要功能如下：对固定资产的相关信息进行登记，依托财务报表对财务数据进行导入，能够完成符合固定资产管理要求的各种报表，并进行录入和上报。

信息查询统计模块

该模块包括执行查询和资产查询两个子模块。信息查询统计模块具有非常强大的查询统计功能，可对系统其它模块中的信息进行查询，进而完成固定资产数据的统计。该模块采用动态分析的方式，可以提供各类业务的信息查询，在此基础上能够快速准确地生成数据报表；可按实际需要对查询进行自定义，将数据导入到各类格式的文件当中，为固定资产管理提供强有力的查询统计工具。

系统维护模块

该模块包括机构人员管理、权限设置、参数维护及流程设置四个子模块。系统维护模块的主要功能如下：可在调试的基础上，对系统中现存的缺陷和不足进行逐步完善，从而使系统满足新业务的开展需要。

固定资产管理信息化的保障措施

加快固定资产标准化建设

行政事业单位在固定资产管理信息化建设中要加快完善配套的标准化制度，促使信息化与标准化相辅相成，为固定资产管理工作的高效开展提供执行依据。具体包括以下方面：其一，规范资产编码。单位要按照财政部的资产分类规定和新政府会计制度下的资产界定，规范设置固定资产的编码。如，C事业单位将房屋编号设置为“使用部门代码+FW+年度+流水号”，且资产编号保证唯一性，便于后续资产管理。其二，规范资产信息管理。单位要落实固定资产管理责任制，规范固定资产信息录入、存储、备份、查询、披露等信息化操作，保证资产信息质量。

重构固定资产采购管理机制

在单位固定资产管理信息化背景下，单位要充分利用管理信息化优势对固定资产采购管理机制进行重构，强化固定资产采购环节控制，杜绝出现盲目购置固定资产的问题。采购管理机制的运行流程如下：资产使用部门提交固定资产购置申请，上级部门通过预算与采购管理模块确认固定资产的预算使用情况，若出现超预算情况，则不予审批。若未出现超预算情况，则要在实物资产管理模块确认资产存量，查看是否存在同类闲置资产，对资产进行调拨处置；若单位无闲置同类资产，且资产购置申请未超预算，则可将资产购置申请上报到上级单位进行审批，由上级单位决定是否同意采购。

强化固定资产内部控制

单位要借助固定资产管理信息系统强化固定资产内部控制，实施完善的内部控制措施。具体包括：

其一，再造资产清查盘点流程。在清查盘点中，单位固定资产管理部门可在系统中自动生成各部门的资产盘点表，由盘点工作人员手持终端设备读取固定资产上的唯一标识码信息，将相关信息传输到系统中，由系统自动生成盘点结果，提高资产清查盘点工作效率。其二，强化资产风险防范。单位可在系统中针对各类资产设置预警指标，当实际库存临近或超出预警指标时发出预警，提示资产管理部门制定资产采购计划，或根据各使用部门的固定资产存量进行资产调剂，避免因资产配置不到位而影响单位各项工作开展。

结论

总而言之，行政事业单位要提高固定资产信息化建设的重视程度，将固定资产信息化建设纳入到议事日程中，对信息化建设进行统筹规划，明确信息化建设的目标，理顺信息化建设的实践路径。行政事业单位要结合自身实际情况建立起固定资产管理信息系统，进一步完善系统功能，为提高固定资产管理效率提供平台支撑。