浅谈剧院艺术档案的特点与管理

张倩莹

（上海大剧院，上海 200000）

文化和旅游部、国家档案局令第21号《艺术档案管理办法》中指出，艺术档案是指文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究、文化交流、社会文化等工作和活动中形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录，是宝贵的文化遗产。

剧院艺术档案顾名思义，是指剧院剧场在演出活动过程当中产生的档案。剧院艺术档案因其社会性、独立性、独特性、多样性、艺术性，有着较高的保存价值。无论传统经典剧目，还是原创新作演出，都是社会艺术文化的结晶。剧院的档案工作者所要做的，则是尽可能将艺术档案完整地保存下来，并向艺术工作者乃至全社会提供利用。艺术档案是民族文化、先进文化的重要载体，也是我国文化艺术事业的重要组成部分，本文所要探讨的，正是剧院艺术档案的特点，以及如何更好地管理剧院艺术档案。

1 剧院艺术档案的特点

1）社会性

剧院艺术档案具有社会性，任何脱离了社会的文化艺术都是没有生命力的。而艺术档案也要通过反复利用，将其承载的文化艺术信息反馈到社会生活中，才能实现其价值。

2）独立性。剧院艺术档案随着剧院演出活动而产生，每个演出剧目都有其独立性，演出活动结束后可立即进行立卷归档，不受后续演出活动影响。

3）独特性。剧院演出是舞台上的艺术，同一剧目的每一场演出都具有其独特性，也可称为不可控性、不可复制性。剧本的修改、布景的翻新、角色的调整、演员状态的不同、观众的反应等不确定因素，都构成了剧院演出的独特性。其独特性也会如实反应在档案中。

4）多样性。（1）演出种类多样。就综合性剧院来说，演出种类是多样的。大类有舞蹈、戏剧、传统戏曲、艺术教育等等。每个类目演出的档案构成或有些许不同，根据演出种类进行分类，有利于剧院艺术档案的管理。（2）档案载体多样。艺术档案与其他档案的不同之处就在于其档案形式是多样的，有纸质文件，也有录音带、录像带、光盘、唱片、照片等不同形式。归档时需要按照不同的载体分别归档。而在查找某一剧目的相关档案时，也要考虑到这一因素，避免查漏。

5）艺术性。艺术档案作为专业档案，与传统文书档案不同之处便在于其艺术性。诸如文学创作材料、艺术表演材料、美术摄影材料、艺术研究成果等。这些材料都是艺术档案中最能体现“艺术性”的部分，也是有趣、珍贵、不可或缺的部分。

2 剧院艺术档案的三种情况

根据剧院的演出职能，演出可分为三大类，即自制演出活动项目、合作演出活动项目与租场项目。此三类艺术档案的归档要求、档案内容及档案价值都有所不同。

1）自制演出活动项目档案。自制演出活动，即剧院自行开发，自立项伊始至演出活动结束全程参与的项目。这类项目的艺术档案最为齐全完整，是剧院艺术档案中价值最高的一种。大致包括：早期立项文件、剧本（乐谱）、演员（剧团、乐团）资料、服化道与舞美设计、舞台机械图、宣传广告、演出录影与剧照、媒体报道、获奖情况等等。

2）合作演出活动项目档案。这类艺术档案相较于上一类则要简单许多，剧院作为演出项目合作方，多是提供场地或者资金，而合作的另一方多为演出团体或演出中介机构，涉及版权问题，剧院方并不能取得演出活动的核心资料。因此，合作演出活动项目档案的价值相对较低。

3）租场项目档案。这类档案的价值最低，剧院只作为场地提供方，而并不参与演出活动的任何环节。这种情况下，除却演出海报、节目册等一般宣传材料，剧院方可以留存归档的有价值的档案资料寥寥无几。

3 如何做好剧院艺术档案管理工作

1）加强档案管理，提高人员素质。剧院方应认识艺术档案工作的重要性，加强重视艺术档案的日常管理工作，并提高档案管理人员自身素质，让档案管理人员具有良好的职业道德和专业技能。定期对专职档案管理人员及部门兼职档案人员进行业务培训，具体培训方式可采用在职深造、外派学习交流等形式，确保档案管理人员的专业能力得到切实提升，为剧院接收、积累艺术档案工作打下良好的基础。

2）完善管理制度，建立监督机制。为更好地管理剧院艺术档案，剧院必须要建立和完善艺术档案管理的规章制度，对艺术档案的收集、归档、移交保管、借阅、利用等环节作出明确规定，防止艺术档案分散流失，杜绝归为己有，以确保艺术档案归档质量。剧院还应建立艺术档案管理工作监督机制，提高剧院员工的责任意识，让员工有意识地保存、上交艺术档案，有效防止档案丢失，保障档案完整性。

3）明确部门责任，加强人员配合。加大对艺术档案的监督指导力度，要将艺术档案工作纳入工作计划，并把其作为年度考核的重要内容，将档案工作摆到重要的位置。一般演出活动项目涉及多个部门，档案材料过于分散，在档案收集工作中，容易出现材料重复，因此，各部门要明确各自责任，严格遵循归档工作计划，同时也要加强部门间的合作与交流。同时，剧院档案部门应组织各部门兼职档案人员进行集中学习交流，通过这样的方式，及时分享有效信息，保证艺术档案归档环节的及时、有效。

4）推进剧院艺术档案信息化进程。随着信息技术的快速发展，数字化、网络化、多媒体时代的到来，传统的保存模式已经不能满足艺术档案管理的需要，艺术档案要长期保存，实现共享，必将进行数字化。在剧院艺术档案数字化建档及归档的过程中，要善于发挥和利用数字信息技术所具备的优势，积极将现代信息技术载体引入剧院艺术档案管理工作中。而事实上，剧院艺术档案中的大量内容，如设计图、视频音频、照片等内容，其原始形态即以数字化多媒体信息呈现，伴随这个趋势，艺术档案或将逐步以全数字信息化的态势，取代传统纸质档案的地位。（1）老旧档案信息化处理。首先要利用多媒体技术对现有艺术档案的原始资料进行处理，借助扫描仪、数码相机、光盘等手段，将其转化为电子数据，尤其一些较为老旧的声像作品，更要尽早用先进的科技手段保存其原貌。（2）建立艺术档案数据库。剧院艺术档案数据库的建立，便于艺术档案的检索和查阅，同时依托先进的技术平台，提供网络远程查询服务，最大程度实现剧院艺术档案信息资源的有效利用和共享，发挥和提升艺术档案在剧院中的参考借鉴作用。

剧院艺术档案不仅仅是对剧院演出活动的记录，也是当前社会文化事业的缩影，是广大艺术工作者辛勤劳动的结晶，对未来的社会艺术文化研究工作有着借鉴与参考价值。因此，重视剧院艺术档案工作，建立、健全剧院艺术档案工作制度与流程，引进先进的管理手段，完整地保存和积累艺术财富，延长剧院艺术档案的寿命，才是未来剧院艺术档案的发展态势，也是推动社会艺术文化大发展大繁荣非常重要的一步。