制造企业采购内控流程设计与控制研究

杨方捷

摘要：采购业务作为涉及企业资金活动的重要业务，采购成本直接影响企业的效益，并成为影响企业发展的重要因素。因此，加强制造企业采购内控管理至关重要。当前，一些制造企业的采购内控管理仍然存在诸多问题，制约了其功能的充分发挥。因此，探讨制造企业采购内控流程设计与控制具有重要的现实意义。本文首先分析了制造企业采购内控流程设计基本原则;其次，分析了制造企业采购内控流程设计和控制现状和存在的问题;最后，针对性的提出了完善制造企业采购内控流程设计与控制对策。

关键词：制造企业;采购业务;内控流程设计

前言

采购业务作为企业资金活动的基本业务，采购成本将会直接影响企业效益，更是决定企业发展的重要因素。当前，我国部分制造企业在采购内控管理上存在一些缺陷，导致采购成本数额较高，无法实现企业效益最大化目标，甚至给贪污、腐败现象出现提供了条件，严重损坏企业利益。基于此，在制造企业采购过程中，应严格控制好采购成本，结合企业生产运营情况，制定采购内控流程，加强采购成本管理，在满足企业生产需求的同时，减少采购成本，提高企业整体利益，促进制造企業更好发展。

一、制造企业采购内控流程设计基本原则

（一）分工性原则

采购内部控制作为采购管理的重要方式，需要根据企业现有的管理要求，设定对应岗位，并且提供相应职责，建设完善的管理流程。在设定岗位时，应该综合思考不兼容岗位分离标准，结合采购要求，实现采购决策、执行岗位充分分离。在采购过程中，采购需求、采购决策、采购实施、采购管理等岗位之间应相互审核和管理，防止一个岗位控制多个环节现象出现，在某种程度上能够规范职工行为，避免舞弊状况发生。

（二）全面性原则

企业在设计采购业务内控流程时，需要综合思考整个采购流程控制要点，并非只强调设计中涉及的采购流程重要环节。在设计采购内控流程过程中，看似是非常重要内容，在执行中将会给采购内控效果带来直接影响。为了保证采购内控的合理性，应严格按照全面性原则进行，保证采购内控流程的整体效果。

（三）成本性原则

从采购内控管理角度来说，采购业务内控规划越细致，参与采购的人员数量越多，采购业务内控管理越严谨，采购业务内控效果越理想。采购业务如果出现舞弊、腐败等现象，采购风险越多。由此可见，冗余的采购流程将会给企业效益提高带来直接影响。企业在运营发展中，主要目标在于追求效益最大化，所以，在企业设定采购内控流程过程中，需要思考成本控制和效益之间关系，设计迎合企业运营发展的采购内控流程。

二、制造企业采购内控流程设计和控制现状及存在的问题

（一）制造企业采购内控流程设计和控制现状

在制造企业运营发展过程中，企业把工作重心放置在生产效率和生产质量上。在开展生产活动时，需要消耗大量材料用于生产，所以企业需要结合生产要求，采购适量的材料。材料内控管理将直接影响企业效益获取，科学设定采购内控流程，加强材料采购管理，能够减少采购成本投放，给企业创造更多的利益。但是在当前，部分制造企业过于注重生产管理，忽略采购内控管理，没有按照采购要求制定采购方案，采购和实际需求之间存在偏差，存在随意采购或者重复采购现象，造成企业内部资产大量闲置，损害企业自身利益。

（二）制造企业采购内控流程设计和控制存在的问题

1.管理体系问题

任何一项工作的落实，都要在完善的体系支持下进行，制造企业在生产运营中，采购数额比较多，所以，要求保证采购的合理性，需要结合采购内控管理要求，科学构建完善的管理体系。但是从目前情况来说，部分制造企业没有给予采购内控管理高度注重，使得在实际采购过程中存在诸多问题。例如，几个部门一同进行采购，采购没有得到充分集中，出现重复采购现象，加剧采购成本。并且，不同的采购部门，采购依据和流程将会出现信息滞后或者失真现象，严重的情况下也会发生采购失控状况，造成库存大量积压。以某制造企业为例，采购人员甲负责采购生产材料，采购人员乙负责采购生产设备，但是在此过程中，管理人员没有合理分配，安排采购人员甲先去采购材料，但是采购人员乙没有及时采购生产设备，使得材料大量积压，没有得到科学保存，使得一些材料出现腐蚀、受潮等现象，给企业造成严重的损失。管理人员没有结合实际情况制定采购决策，导致采购流程遭受破坏，让企业面临巨大的损失，影响企业发展。

2.管理方式问题

一般来说，采购人员应该结合企业生产运营要求，核算采购数额，但是受到市场因素影响，导致采购计划频频出现改变。以某制造企业为例，每季度该企业都要采购大量的生产材料给下季度生产做准备，在采购过程中，相关人员根据设定的采购规划去采购对应规模的材料。在此过程中，受到外界因素影响，企业没有结合实际情况适当更改采购预算计划，导致大量材料堆积，企业生产停滞，大部分职工工作受到影响，使得企业整体效益大打折扣。基于此，企业应该结合实际情况合理规划安排，如果预测失误，将会造成库存积压不断增大，从而造成企业资产大量浪费，让生产停滞。

3.监督管理问题

采购工作作为企业所组织安排制定部门落实的工作，对供货信息和供应商信息有所了解。结合编制的采购规划方案对市场多方面评估，对采购情况如实记录，采购部门一一落实，将具体情况交由主管部门核查，货款申请应在审核通过以后才能汇出。由于在采购中面临的风险因素比较多，如果没有科学选择供应商，采购方式不合理，设定的体系不满足招投标要求，没有对采购流程进行审批，将会出现采购成本过高的状况，引发舞弊等行为。在实际过程中，部分前期采购工作，如市场调查、合同签署、供应商选择等工作均没有充分落实，采购没有科学监管，导致采购偏差出现，影响采购内控效果。

三、完善制造企业采购内控流程设计与控制对策

（一）优化采购业务流程，完善内控管理体系

在采购过程中，要想实现采购科学管理，采购部门应该把具体订单保存到计算机系统中，对一定固定的客户，在给其发放订单过程中，可以利用计算机系统直接完成，反之不固定客户，则利用微信、QQ、传真等方式通知。厂商把获取的数据信息交由相关部门验收，订货数据则在验收部门中提取，对验收所交的产品进行检查，如果一致，则将合格的产品数据传人到计算机系统中，由财务部门提供厂家发票、订单、或者获取信息等具体信息，将资金支付给厂家。如果存在和标准不统一的状况，应立即将具体结果记录到计算机系统中，便于后续工作顺利进行。此外，制造企业应根据采购要求，建设采购内控体系，加强采购过程管理，严格按照采购要求进行，防止采购过于随意性，加大企业成本投放，损坏企业整体利益。

（二）完善采购控制方式，提升采购管理水平

采购方式作为采购内控管理的核心内容，结合采购项目实际情况，选择对应采购方式，其中包含了公开招标采购、比选采购、询价采购等。在采购方式确定过程中，应该结合采购数额、项目情况明确采购方式，从而让其满足国家法规标准。在采购生产设备对等过程中，通过选择公开招标采购方式;如果为日常生产采购材料，可以采购比选、询价等采购方式;对于采购对象比较特殊的，应选择单一来源采购方式。采购过程中涉及的采购信息，应该结合实际情况，利用信息渠道让潜在供应商获取对应采购信息，公开招标利用规定报纸、网站等公布招标信息，其他采购则由对应部门通过市场调查并推荐，信息发布过程中应该具体标记出截止日期，以此减少争议风险出现，保证采购内控管理的合理性和规范性。

（三）加强采购监督管理，减少采购成本投放

首先，科学构建采购内控管理体系。如果缺少完善的管理体系，将无法获取理想的采购内控管理效果，也不能给采购内控管理工作顺利开展提供支持。所以，在采购内控流程设计过程中，应该综合思考内控管理体系，同时科学建设管理标准，由企业管理部门定期对采购情况进行核查，及时找出存在的问题，对执行偏差因素进行明确，判断是否需要追究相关责任，和采购参与人员充分交流，将考核结果和采购人员绩效相结合，规范采购人员工作行为，提升采购内控管理水平。其次，制造企業在采购内控流程设计过程中，内控管理问题不但存在于企业内部，随着市场环境的变化，也会给内控管理决策带来影响。如果采购人员没有对采购内容全面的了解，在和供应商沟通过程中处于不利位置，将会导致企业收益目标无法顺利实现，例如故意抬高产品价格，或者以劣充好等。为了保证采购价格的合理性，采购人员应该对市场发展有深入的了解，明确采购产品市场价格。并且，根据产品性质特点，防止不良厂家弄虚作假，给企业造成严重的损失。在采购产品过程中，应该秉持货比三家的原则选择，核查商家信誉问题和市场销量情况，选择价格合理、质量过关的厂家合作，在保证产品质量的同时，还能减少采购成本投放，让企业获取更多的利润。

四、结束语

总而言之，在制造企业运营发展过程中，要想保证生产工作顺利进行，将会采购大量生产材料和设备。如果采购控制不全面，将会加剧采购成本投放，影响企业整体利益。基于此，制造企业在采购过程中，应该结合实际情况和市场需求，做好市场调查工作，科学编制采购内控流程，加强采购管理，严格把控采购成本，提供采购效率，减少采购支出，让企业得到更多效益的同时，引导制造企业稳定发展。

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