临时采购药品管理实践

王元培

（苏州大学附属儿童医院，江苏 苏州 215000）

药品临时采购目前仍是医院药库的一项常规工作，即根据临床治疗需要，临时采购部分不在本院基本用药目录内的药品，或临床急需药品、特殊药品等。由于治疗指南的更新、新药的上市等种种不可控因素及医院药品目录品种限制等原因，医院药物目录不可能及时涵盖所有临床需要的药物[1]。临时采购药品不可避免的将在一定时间内仍继续存在。为了提升药品临时采购药品审批效率，实现医院的无纸化办要求，把临时药品采购纳入到OA办公系统当中，可以更好地保证临时采购药品的及时性和合理性，本文将对临时药品审批流程的优化和实践过量行有益的探索。

1 临时采购药品计划原因分析

主观因素有：1）药品临时采购审批时间长；2）个别药品没纳入到采购计划，但临床治疗上却急切需要。3）采购计划制定的药品单位或数量出现错误。4）个别药品计划的漏发。客观因素：1）药品供货商库存较少、缺库，不能在规定的时间给提供计划内的药品，等待药品充足供货却使医院无法使用药品计划内的药品。2）药品供货商供货时间长或距离较远，不能在规定时间内供应计划内药品。3）临时用药，比如，医疗专家会诊用药、特殊治疗用药等。4）国家药品监管政策的变化，药品供货商不能及时供货（比如，某省对妇幼急（抢）救药采取两票制）。

2 原有的临时采购药品审批管理模式

我院原有的药品临时采购为纸质化临时申请审批模式，具体采购流程如下：1）由临床科室主任填写纸质的临时用药采购申请表；2）将临时用药采购申请表提交临床药学室；3）由各相关专业临床药师负责技术性审核，根据初步合理性的判断，签署临床药学室意见；4）如有必要采购则将申请表签署意见后交还临床科室；5）由临床科室交由药剂科主任、医务处处长、主管院长审批；6、主管院长审批后，由药库采购员负责进行采购并通知临床科室。

该临时采购管理模式存在以下几个缺点： 1）纸质的临时用药采购申请表签字审核比较繁琐，需要找到当事人才能签署，流转速度慢，临时用药按照病人需求申请，容易造成病情的延误；2）纸质临时采购需要采取人工的方式录入需要采购的药品明细和信息，因为药品名称和内容都比较繁锁，申请人和采购人在填写时容易出现错误。 3）药剂科主任、医务处处长、主管院长只能在办公时间、办公区域内对纸质申请表进行审批，由于审批者会不时审查出申请表内药品信息填写不完整、申请理由不充分等情况，需多次修改或审批，因此，审批过程较冗长，且不利于对该项工作进行监督管理。如因审批者出差或其他情况，申请表不能及时被审批，会出现采购不及时或先口头同意再补签字这种不规范的情况。

3 临时采购药品管理措施优化

为了保证合理的临时用药采购更加规范、通畅及便捷，采取了如下的措施：

3.1 加强临时用药分类管理

把临时用药申请表分为三类：抗菌药物临时申请表、肿瘤治疗药物临时申请表、普通药物临时申请表；并对药品名录进行规范化管理，确定高周转频率类名录、次高周转频率类名录和低周转频率类名录，管理人员定期更新不同类型的名录，为下月采购计划的制定提供根据。

3.2 进一步完善了临时用药采购管理规定

药库管理人员在月度盘点时需要全面地核对，对未到货药品名称和规格进行整理，与供货商联系备货事宜，然后制定月采购计划。药库管理人员结合全院每周药品的消耗数量，设置好药品数量设置上、下限，合理确定药品的采购量和类型。加强与每个部门的联系与沟通，在申领药品时发现库存量不足时，应该及时与供购组联系，及时调整好采购量和类型。合理调整药品采购周期，如果某些药品采购周期比较长，适当调整采购数量。如果受到国家药品管理政策的影响，采购管理人员需要整理并修改急（抢）救用药目录，及时发送给药品供货商，保证及时补充必需药品。

3.3 由原来的纸质化审批变更为从OA系统里自动流转的电子化审批

药学部相关管理人员需要做好临时采购药品的信息维护，及时增加临时采购药品名录，保证药品数据的准确性。临床科室医师提交申请信息后，先由药品采购人员进行审批，并反馈出参考意见。药学部主管，负责药品采购申请的院长审批后进入到临时药品采购流程。当采购流程完成以后，采购人员需要填写好临时药品价格、数量等信息，并将信息进行归档保存。科学配置临时药品采购权限，临床科室医师、采购人员、药学部主管等具有临时药品采购的审批和查看权限，负责临时药品审批的院长采用数字验证证书。

4 临时采购药品管理效果评价

4.1 临时药品审批更加便利

实施临时药品审批OA管理措施以后，可将临时用药进行分类申请[2]，便于各临床科室按需使用进行申请，同时便于药剂科的药品的管理和药品的事后专项点评[3]。采取电子化审批的方式，打破了原有的空间与时间的限制。临时用药采购审批可以采取不见面的方式办理，办理的时间不仅限于上班时间，手机OA随时随地可以进行各流程审核操作，也不会由于相关人员不在办公区域而导致审批流程不能正常进行，从而可能延误救治的情况。在审批过程发现的不合理之处，可以第一时间联系申请人员进行修改，并提交必要的证据，审批信息中会带有相关文件或批示意见，实现临时采购药品的高效流转。通过电子化的手段控制整个申请流程，只有上一步完成以后，才能继续开展下一步的流转，从而可以有效的避免采购不及时或先口头同意再补签字等类似不规范的情况的出现，保证临时采购的规范化[4]。采取电子化流转，所有的流程及信息表单自动归档，通过系统可以随时调阅某次的临时采购记录，完善了信息管理，医院可以定期对临时采购药品信息和临床使用信息进行收集、分析，并根据信息分析结果为药品合理性保障等问题的解决提供建议[5]。药品管理部门与临床科室的沟通和协作更为高效，审批流程变得更为高效，更好地保证了患者的安全用药。

4.2 加强临时用药的事后处方点评工作

基于信息化的手段，调阅临时用药的采购信息和使用信息，不定期开展临时用药的处方专项点评工作。开展处方的事后点评，有助于进一步规范医生使用临时用药的合理性，并对以后类似药品的购用提供建设性意见。

4.3 部分临时用药进入医院药品目录

药库的职责是保障药品供应，通过对以往的临时采购数据进行分析，同时对实际使用处方进行点评，对使用合理、临床必须的药品品种，由临床科室向药事管理委员会提出申请，经讨论，优先进入本院的药品供应目录。通过该项措施，近年来临时采购数量显著减少，2015年约为63种临时用药申请、每年约200余次申请，2018年约为29种临时用药申请、每年约90余次申请。2016年到2018年在我省药品招标工作的推动下，结合临床实际需求，我院新引进100余种药品，其中有43种曾作为临时用药使用。

5 总 结

通过以上措施，一方面更加规范了临时用药的购用管理，保障临床有药可用，另一方面促进了医生的使用合理性，多措并举，提升了临时药品采购相关人员工作的灵活性，医院的工作效率得到显示提升，药品采购变得更为可控，进一步提升我院的临时用药购用的管理水平。