大数据时代行政事业单位信息档案管理的路径探讨

■吕文娟

（鱼台县人民政府办公室）

引 言

大数据时代背景下，传统档案模式已无法紧跟时代发展的脚步，人们对于行政事业单位的档案管理工作提出更高的要求。相关档案管理工作者在进行档案管理信息化发展的过程中，虽取得了一定的成绩，但也遇到了很多问题，这就需要相关政府部门、行政事业单位以及具体档案管理者从思想认知、制度完善、人员管理、软件建设等多个角度进行优化与改革，促使档案管理工作在大数据的时代背景下能够更加健康、持久的发展。

1 行政事业单位信息档案管理的意义

作为我国国家机构的重要组成部分，行政事业单位具有明显的管理性、行政性和服务性特征，其能否保持良性的健康发展，对于国家的发展与运转具有重要的影响。信息档案管理是行政事业单位日常管理工作中的重要组成环节，科学合理的信息档案管理是确保行政事业单位持续健康发展的重要因素。同时，在进行信息档案管理时，能够在归纳和整理历史文件的过程中吸取丰富的历史经验，为行政事业单位进行发展规划或行动决策时提供更多的实践参考。行政事业单位制定决策或者司法部门开展调查都需要频繁的使用档案，而信息档案管理则能够有效提升档案的使用效率。在决策制定层面，档案中记录的真实历史活动信息是良好的参考依据；在司法实践层面，档案中的真实信息会成为关键性的法律依据，由此可以看出，行政事业单位信息档案管理具有深远的意义[1]。

如果为增加安全性而直接增多图形的行数或列数，如将3*3的九宫格改为3*4或4*3的矩阵，其密码组合个数虽然增加，但所占屏幕的空间会大幅增加，压缩图形又会使图形中的点过于密集而不便操作。因此应该从占据空间与3*3式密码相近，但形状不同的图案入手。基于此，设计了以下几种图形密码：八边形式图形密码、正三角形式图形密码、等腰直角三角形式图形密码、弦图式图形密码。

2 大数据时代行政事业单位信息档案管理的问题

2.1 不完善的管理制度

随着社会发展进入大数据时代，我国大部分行政事业单位都积极进行管理工作的优化与改革工作，但在实践过程中仍存在许多亟待改进的不足之处，其中，以信息档案管理制度最为突出。从档案管理工作人员的层面看，现阶段行政事业单位的部分档案管理工作人员存在岗位职业素养低下的情况，缺乏对外界诱惑的抵制能力。一旦现行信息档案管理制度出现漏洞，存在约束缺失的情况，这些素养低下的工作人员极容易为了个人利益而做出有意丢失、删除篡改信息档案的以权谋私行为，不仅对行政事业单位造成不可逆的重大损失，还严重制约了信息档案管理工作的健康发展[2]。

2.2 落后低下管理方式

随着时代的进步，档案管理方式也应进行不断的优化与发展。然而，在大数据时代背景下，现代化信息技术与运营管理理念的发展速度都远远大于信息档案管理方式的优化与改进速度，严重降低了信息档案管理和使用的实操性。即便是相关技术人员研发出了多种先进、高效的信息档案管理软件，但受到相关管理工作人员信息化管理技术缺失因素的影响，信息档案管理方式的发展也难以跟上大数据时代的发展脚步。除此以外，由于信息档案管理对档案的完整性和安全性有更高的要求，所以在档案管理方式在建立健全档案安全保护机制层面还有很大提升空间[3]。

重视信息档案的安全性管理。现代化电子信息技术虽然为档案的保存、传递、使用工作带来了质的改变，但也显著增加了档案的安全性隐患。随着信息档案丢失、篡改事件的频繁发生，相关管理人员应将档案安全管理作为现阶段的工作重点，提升安全管理意识。一方面，要施行严格的信息档案访问权限制度，确保档案查阅与使用的安全性，一旦发生问题，能够快速缩小调查范围；另一方面，信息档案管理网络应独立敷设，与无关储存器断开连接，确保管理网络的安全性，有效避免网络黑客对档案文件的破坏；此外，还要编制专用杀毒软件，并定期维护升级。

2.3 档案管理设备不足

我国现已进入大数据时代，高精尖的现代化信息技术正不断在各个行业领域普及，对于档案管理来说，也应紧跟时代潮流，进行信息化发展。

3 大数据时代行政事业单位信息档案管理的路径

3.1 完善管理制度、加强工作人员的管理

第三代图书馆服务平台将更加贴近读者的生活、阅读需求及知识获取和利用方式，为读者提供高度定制化的服务。通过对读者互联网社交媒体、多种文化生活场所的集成与覆盖，对读者兴趣与阅读行为的深入分析，从资源组织与内容服务等多个角度实现对读者服务的高度定制化。

从人员管理的角度出发，大数据背景下，行政事业单位档案管理人员的现代化信息技术与时代化管理理念亟需提升。通过以下三点措施，能够有效提升档案管理人员的工作能力。第一点，优化人才引进制度。事业单位在进行档案管理岗位人员招聘工作时，应深入剖析大数据时代背景下管理工作的岗位能力需求，采取针对性的手段对满足单位用人需求的复合型人才进行招聘，从而深化档案管理岗位的人才储备，为后续发展奠定坚实基础。第二点，加大人员培训力度。事业单位应采取多样化的形式对档案管理在岗员工进行定期培训，通过学习、讲座、考察交流等形式，提升相关工作人员的综合职业素养、树立积极工作理念，促进信息档案管理工作的有序进行。第三点，鼓励经验交流。事业单位应鼓励相关工作人员经常性开展业务交流与讨论活动，促进优秀工作技能和管理理念的传播，为信息档案管理工作发展营造良好环境[5]。

3.2 提高对档案管理的重视程度

重视信息档案管理系统的维护工作。信息档案管理不同于传统档案管理，在大数据技术支持下，其管理过程是一个动态过程，因此，在信息档案管理和使用过程中要重视对管理系统的维护与更新工作。在系统使用过程中，要确保档案信息输入的完整性与准确性，为后期信息档案的分析与管理提供可靠性基础。还要组建专业性管理系统维护团队，定期对信息档案管理数据库进行专业化维护与更新，并引导档案管理人员形成良好的数据更新意识[6]。

从管理制度的角度出发，档案管理制度应纳入行政事业单位管理制度体系中。特别是在大数据时代背景下，档案信息体量非常大，结构类型也愈发详细和丰富，对档案管理工作提出了更为苛刻的要求。在这种时代背景下，行政事业单位需要建立健全信息档案管理制度，明确管理内容及标准，对各类信息档案实施规范化管理。信息档案管理制度建立需要注意以下几点原则：首先，制度应以《档案法》、《档案管理规则》作为制定基础，确保制度的法律约束性；其次，要与单位其他管理制度相联系，形成制度约束系统，确保档案管理工作的有序性和高效性；最后，要定期组织档案管理人员进行相关法律法规学习，根据最新的法律法规，及时更新和补充现行档案管理制度，确保制度具有时代性、社会性以及高效性。

2.4.1 试验设计与结果及建模 采用Box-Behnken响应面法，以乳化剂质量分数（A）、助乳化剂质量分数（B）、油相质量分数（C）3个因素为响应因子，以Y1、Y2、Y3为考察指标，以OD为响应值，采用3因素3水平设计试验，每个水平平行试验3次求其平均值[10]。因素与水平见表2，试验方案与结果见表3。

政府及相关领导的重视程度，直接决定了行政事业单位信息档案管理工作的资源投入力度与监管力度，对信息档案管理工作的发展具有至关重要的影响。在大数据时代，对档案管理工作的重视主要体现在以下两个层面。

3.3 档案管理信息化发展

在大数据时代背景下，为了使信息档案管理工作更好的满足行政事业单位的需求，我国政府加大了相关信息化技术的研发工作力度并积极引进国外先进的档案信息化管理技术与设备。但是，部分偏远地区的政府领导仍没有提升对信息档案管理的重视，导致当地信息档案管理设备明显落后于时代发展，最常见的表现为电子光盘形式的档案信息处理需求无法得到满足，加大了档案信息在保存、传递、使用等方面的难度，容易对档案形成间接性的损害，而这种损害通常是不可修复的[4]。

随着时间的推移，档案管理数据量不断增加的同时档案信息利用率却没有提高，同时，传统档案管理技术也无法满足现阶段海量数据信息的储存需求，更不要说数据分析及跨地域快速传播需求了。因此，为了顺应时代的发展，满足人们档案使用需求，行政事业单位应基于现代化信息技术对传统档案管理方式进行以下优化：第一点，通过电子扫描、计算机录入等方式将纸质档案转化为数字档案，并利用计算机技术及大数据技术进行档案信息分类，建立详细的信息档案系统，从而提升档案资源的使用效率；第二点，研发和引进先进的信息档案管理系统，通过现代化的信息技术手段实现档案的批量处理工作；第三点，结合动静态管理和纵横分析手段，在确保档案信息准确性的同时，深入挖掘档案信息的内在使用价值。

3.4 完善管理软件的建设

档案管理软件是信息档案管理工作的实施基础，软件的建设情况直接影响到管理工作的发展程度，因此，行政事业单位必须要完善管理软件的管理工作。管理软件建设工作主要包含两方面内容：一方面是对正在使用的管理软件进行及时更新。由于新版本通常会对老版本进行漏洞修复、功能优化、功能增加等改进，因此，保持管理软件的最新型，能够有效提升管理效率；另一方面是基于工作性质、实际需求自主研发管理软件。不同档案的管理重点不同，对软件的功能需求也不同，统一化的管理软件并不一定适用，因此，需要事业单位结合自身实际需求，研发专用的管理软件，从而切实有效的、有针对性地提升信息档案管理能力。

由图1中(b)可知，2种酱油的氨基酸态氮在成熟期的变化趋势与总氮变化趋势基本一致。pH 5.4条件下的酱油氨基酸态氮由40天时的约0.99 g/dL逐渐升高至约1.06 g/dL。pH 6.5条件下的酱油发酵55～60天有较为明显的升高，而后逐渐升高至与pH 5.4条件下酱油相同的氨基酸态氮值。

4 结 语

综上所述，在大数据时代背景下，信息档案管理工作虽有不小的进步，但在管理制度、管理方式、管理设备方面还有很多亟待改进的问题，这就需要行政事业单位通过完善管理制度、加强人员管理、提升重视程度、促进信息化发展、完善软件建设等途径对当前信息档案管理工作进行优化和创新，从而全面促进大数据背景下信息档案管理的健康发展。