科研院所项目经费规范化使用与管理探索

◎顾文婷

一、科研院所项目经费管理的重要意义

其一，从项目立项到结题验收，项目经费管理贯穿始终，通过经费管理，用好有限的科研经费发挥出最大效益，成为科研经费管理的最终目标。

其二，规范科研经费使用和过程控制，对开展科研领域的反腐倡廉、风险防控和监督机制建设具有重要意义。

其三，项目经费管理是否合理，直接关系到科研院所的长远发展。从短期来看，运用得当可充分调动项目研究人员的科研热情和工作积极性，保证科研项目及时高质量完成。从长远来看，有利于科研院所科研水平的提升和学术地位的提高。

二、科研院所项目经费使用中存在的问题

1.差旅费、会议费、专家咨询费问题。

存在不按规定执行，在项目经费中超额或超标准报销；存在列支与项目非直接相关的费用等违规行为；存在采用虚开会议费发票、虚构参会人员名单冒领专家咨询费等方式套取、挪用、侵占科研经费等违法、违纪行为。

2.仪器设备购置、元器件原材料采购问题。

在采购申请审批阶段表现为：采购项目与科研活动不相关；重复采购科研院所已有设备、材料；采购数量不合理，技术要求不科学、不合理；拟选择的供应商或商品不合理。

在实施采购阶段表现为：供应商注册资金规模小，无资质，信誉差，超出代理授权及经营范围，产品质量不能满足要求；联系人不是供应商合法代理人；供应商与采购相关人存在裙带关系，影响了采购的客观公正性；采购价格明显高于市场价格；签订显失公平、有损本单位利益的合同或技术协议。

在控制验收阶段表现为：货物以少充多，以次充优，与采购文件不符，配置不全，安装、培训不到位；虚假采购。

在费用报销阶段表现为：存在会计凭证后所附原始单据不完整；未建立和执行专用材料领用审批手续等现象。

3.外协外包问题。

在组织设计方案评审及审核外协外包时，存在个别外协外包事项虚假、价格虚高的现象；在供方选择时，存在利益关联方进入外协供方的现象；合同审批时，存在合同条款设置不合理性、经费使用不合理性等情况。

三、完善科研院所项目经费规范化管理的对策

1.科学制定和不断完善项目经费管理制度。

第一，建立项目经费相关配套制度，将重点放在科研资产管理、采购管理、合同管理等业务上，细化管理颗粒度，从顶层指导增强管控力。

第二，完善整个项目经费管理制度体系，保证每项科研经费制度管理的同步协调，各个环节做到无缝衔接。

第三，当相关制度的发生修订后，应及时梳理实施业务流程，确保满足职务分离不相容原则，保证经费管理的有效性。

2.建立项目经费长效协同管理机制。

应加强单位内部财务、科研、设备管理、材料采购部门的协同合作，实现各个部门之间的沟通交流与信息共享，同时发挥院所内部审计部门的监管力量，及时发现问题及时纠正，进而形成经费管理的快速反应机制。

3.加强费用报销规范管理。

制定《差旅费管理办法》、《会议管理办法》等制度。对于差旅费支出，需要实行审批制度，确保公务出差业务真实；对标制度规定，严格执行，杜绝超标报销。对于会议费、专家咨询费支出，报销时应提供会议审批单、预算、会议通知、与会人员签到表等必要资料，杜绝利用虚假会议套取科研经费。

4. 优化合格供方评审和动态管理流程。

需要对供方提供产品的能力进行评价，以对其进行择优选择。评价内容包括产品质量与价格、交货情况、质量管理体系的质量保证能力、后续服务与支持能力、履约能力、有关财务状况、提供同类产品的顾客满意程度等。对确定为不合格的供方应从名录中删除，并通知需求部门停止选用其产品。采购产品的供方一定要在单位的合格供方名录中，由质量管理部门组织评价决定是否将其列入单位合格供方名录。每两年组织对所有供方进行一次复评价，依据供方实际业绩和质量保证能力的变化进行动态管理。根据评价结果及时更新合格供方目录，确保其适用性和有效性。质量管理部门负责建立、维护合格供方动态管理数据库，实施动态管理。

5.规范采购过程管理。

（1）在采购申请审批阶段，主要审核采购必要性，论证采购可行性。

采取如下防控措施：申请部门进行内部审核；项目主管部门从与科研活动的相关性角度进行审核；建立责任追溯机制，强化相关人的责任意识。

（2）在实施采购阶段，主要审核供应商资质，确定供应商，签订经济合同。

采取的防控措施如下：加强对申购部门的工作宣传，提高其责任意识；审核供应商资质，查看原件，保留复印件，优先选择行业内知名供应商、制造商、国内总代理、地区总代理、大中型国有企事业单位进行合作；建立合格供应商信息库，动态更新，淘汰不合格供应商；采取委托公开招标的形式采购，采取不少于3 人的采购小组实施采购；采购小组从商业信誉、产品品质、价格等方面综合考虑，由采购小组提出建议，报请所领导批准后确定供应商；拟定标准合同、技术协议文本。

6.加强入所验收和入库规范管理。

第一，明确入所验收条件，强化过程控制。采购产品由检测部门和装调部门负责验收工作，按照《采购控制程序》和《过程和产品的监视、测量程序》执行。入所检验时，对照采购计划对采购产品的供应商、型号、质量等级等进行严格核实。

第二，明确产品入库条件，加强库房管理。各部门划定专用区域作为专门的仓储区域，所有物料必须明确标识名称、规格型号、数量及用途。建立物料管理台帐，对于入库、在库和出库情况详细记录，做到帐、卡、物相符。仓储管理人员应进行循环盘点并配合有关部门做好盘点作业。通过对库房的有效管理，可以防止国有资产流失，避免存储条件不具备等造成经济损失。

四、结语

综上所述，项目经费管理是一个不断强化的过程，可完善的地方还很多。我们应该充分重视项目经费规范化使用与管理，将其作为推动新产品、新项目研发顺利开展的重要保障，有力地促进国防科技创新和发展。