国有企业办公室管理工作中存在的问题和对策

◎刘刚

办公室作为国有企业的综合办事机构，是最直接联系各方面，协调各部门，保障国有企业各项工作顺利进行的核心部门，具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等诸多职能。不论是办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，在工作中任何一个环节出现了问题，都会产生很大的影响。办公室还要协调好各种关系，处理好领导与服务同事的关系；处理好做人与做事的关系；处理好办文与办事的关系；还要处理好当前利益与长远利益的关系。因此，作为国有企业的核心管理部门，更要积极主动的查找问题、面对问题、解决问题。

一、办公室管理中存在的主要问题

1.工作人员积极性不高，专业素质有待进一步提升。

办公室工作人员是办公室中的一个基本单元，工作人员在完成工作时的态度和办事效率，能够影响办公室整体运作的效率和质量。办公室工作质量的好坏，效率的高低与办公室工作人员的积极性有着密切的关系。因办公室在企业中所处位置的重要性，对于办公室从业人员的专业素质要求非常高，需要具备很强的综合能力，不但要具备语言表达能力，还需具备一定的文字写作能力和协调处理能力，在人员综合素质培养方面还有很大的提升空间。

哈尔滨两家单位正处于改革转型的关键时期，人员思想难免会有波动，反映到实际工作中就会出现消极怠工和思想散漫的现象。而办公室人员每天仍需要处理种类繁多的工作，偶尔当天的工作任务未能及时完成，工作就会越积越多，出现消极工作的心理。

2.信访维稳工作力度有待进一步加强。

国企普遍面临着改革所带来的一些问题，尤其是伴随着改革的深入以及利润分配的改变，矛盾数量和剧烈程度逐步升级，其直接表现在企业职工上访的频率和人数方面。哈尔滨两家公司随着企业改革的进一步深入，两宗土地面临净地、交储，许多历史遗留问题逐渐显现，集中表现为大集体职工、协议解除合同职工等集体到企业反映诉求，上访人数较多，如不及时疏导容易发生极端行为。根据企业目前面临的实际困境，信访维稳工作进入非常时期，有效解决信访问题需要长期、细致的办理过程，在此过程中，面临的问题还有很多，需要在信访工作中不断总结经验，妥善处理职工群众上访问题。

3.督查督办工作落实不到位，需进一步强化。

督查督办工作是切实落实企业重大决策部署与领导重要指示精神的必不可少环节，它是保障政令畅通及重大决策部署落实到位的重要手段，更是改进工作作风，提高工作效率，保障各项工作顺利推进的有效措施。哈尔滨两家企业在督查督办工作中存在的问题主要有：一是相关制度落实不到位，督察的深度不够；二是对于督察内容的深层次原因，根本解决办法考虑的较少；三是对于督办事项跟进不及时，处理效果情况回访比较少。

4.文件起草水平有待进一步提高。

做好文稿起草工作是办公室的重要职责，也是发挥参谋助手作用的主要形式，更是以文辅政的具体体现，文稿质量不仅代表企业和领导形象，也是部署落实工作的有力抓手。与优秀办公室团队相比，我们在文稿起草方面的差距还很大，需要进一步提高。

二、对于存在问题的解决对策

（一）注重办公室人才队伍培养，提高人员素质

1.加强业务知识和规章制度的学习，不断提高理论水平。

办公室人员要不断学习新知识、新技术和先进的管理经验，跟上时代发展的脚步。必须把提高人员素质放在一个重要的位置，定期组织人员学习相关业务知识及先进管理理念。

2.加强办公室队伍建设，全面提升履职能力。

办公室作为企业的中枢部门，人员工作积极性的高低，直接影响着整个办公室工作的运转效率。必须不断加强团队建设，苦练内功，提高办公室各岗位人员的履职能力和团队协同能力，尽可能激发每一名员工的潜力，最终形成合力，共同完成工作目标。

3.分清主次工作，提高工作效率。

办公室要协调各部门之间的工作，处理企业日常事务，这些工作不仅繁琐复杂，而且工作量较大，容易造成管理混乱的局面。针对办公室管理中遇到的问题，让复杂繁琐凌乱的各项事务在领导面前变得简单清晰，并且有条不紊的处理好各项事务，从而有助于提高办公室管理效率。首先要根据企业发展当前的主要矛盾，对办公室工作进行层次划分，分清主次矛盾和重点工作，狠抓重点工作。同时工作人员要合理分配工作精力，进而有更多的时间和精力处理办公室当前的主要工作，保证办公室工作效率。

4.因人而异，合理分配工作。

明确员工的岗位与职责，要把办公室的各项管理工作进行细化，依据岗位的性质和每一名员工的特点，合理的分配岗位，并明确管理责任，这样不仅能够让员工发挥潜能，而且能够提高办公室的整体工作能力。

（二）进一步做好信访维稳工作，确保企业改革顺利进行及和谐稳定

1、建立健全信访维稳工作预案机制。

由于信访维稳工作具有突发性的特点，尤其是国企信访工作，由于历史遗留时间太长，问题错综复杂，要求我们掌握主动权，对工作中可能出现的各类问题进行事前预判，积极做好应急处理预案，把可能发生的问题解决在萌芽状态，对于发生的问题有针对性的有效处理，把影响降到最低。

2、贯彻落实以人为本的处理原则。

职工上访是因为遇到了自己无法解决的困难，信访工作人员应当正确对待，认真对待每一位上访者，了解清楚每一个信访原因。了解后认真地进行调查，及时反馈，切实解决问题。这样不仅让职工心里得到安慰，也能让职工和企业之间建立一个相互信任的关系。

3.各部门协同，提高信访接待质量。

信访接待涉及法律、人事、安保等多个部门，应形成多部门联动的协同机制，形成多部门、多人员参与的信访维稳工作体系。多个部门联合行动，应对突发情况，深度分析与职工群众利益相冲突的要点，共同为职工群众解决问题，并从矛盾的本质出发，提高信访接待质量。

4.严格依法依规处理信访问题。

必须始终坚持依法、依规办事，规范操作的基本原则，具体情况具体分析，具体问题具体解决，多措并举，对必须坚持的应坚决明确，绝不退让。在开展信访工作时，应善用法律条文指导解决信访工作中的各项问题。在过程中应熟练掌握信访条例及有关法律法规，从而在信访工作中指导工作人员正确开展信访维稳工作。

（三）进一步强化督查督办工作，确保工作落地见效

1.根据中国铁物集团公司的《督查督办管理办法》，完善哈尔滨两家公司的相关制度，切实做到督查督办工作有规可依，有据可查，将督查督办中各环节的责任、义务落到实处。

2.要充分发挥督查利器作用，进一步提升督查督办工作能力和水平，对督办过程中发现的问题和矛盾，积极发挥办公室的综合协调服务功能，帮助承办部门和个人共同解决，做到上下贯通。对督办事项落实不到位的个人、部门要给予批评，严格责任追究，促进工作落实，切实做到一分部署，九分落实。

3.进一步优化督办方法，按流程对列入督查督办的工作事项进行全程跟踪，及时掌握督办内容的落实和进展情况。对落实难度大的事项，办公室要充分发挥协调作用，协助督办部门解决督办落实过程中的实际困难，多出主意，多想办法。

4.办公室对督办结果要会同有关部门实施检查，针对督办时效、办理质量等情况进行跟踪，及时向领导汇报每个督办事项的办理情况，延期的事项应说明原因，确保督查督办事项件件有人办，事事有回音。

（四）加强学习，努力提高文件起草水平

1.办公室每一个同志都要具备良好的写作能力，要通过多读书，多积累的方式不断提升文字功底，养成平时积累资料的习惯，利用各种渠道注意收集有关信息，积累材料、数据、思想观点。

2.从实践出发，多思考、多总结，每一次开会，每一次记录，都要受到一些启发，有所收获。平时要注重文稿素材积累，多听、多记、多归纳，为起草文稿做好充分扎实的准备。

3.要深入实际了解企业改革、经营管理等实际情况，及时收集信息，全面了解本企业的真实情况和实时动态。

4.准确把握领导的思路和想法，习惯于从战略和全局的高度观察问题、分析问题，尽可能让文稿准确表述领导意图。

三、总结

办公室作为国有企业管理工作中的核心部门，我们要高度重视办公室在管理工作中存在的不足和问题，直面问题并及时解决。企业目前正处于转型发展的关键阶段，办公室工作责任重大，只有从自身出发，积极解决问题，才能更好的为企业转型、过渡、发展贡献力量。